Як грамотно орендувати офіс
Напевно, кожен з нас хоч раз у житті та подумав: «Ну скільки можна працювати на інших?» Відсоток тих, хто все-таки зважився відкрити власну справу, значно менший. Саме для цих сміливців наші поради про те, як знайти для свого бізнесу потрібне приміщення за відповідною ціною.
Більшість списку можна отримати, відмовившись від центру. У спальному районі, ближче до кінцевої станції метро, ви можете знайти підходяще приміщення. Ну, а стерпний варіант хоча б у межах ТТК, ймовірно, буде офісом у бізнес-центрі класу С. Тобто приміщенням на території колишнього радянського НДІ чи якогось заводу. При цьому піша доступність найближчої станції метро вам не гарантована.
Якщо ви вирішили шукати офіс за допомогою агентства нерухомості, знайте: спочатку вам запропонують укласти договір. Він може називатися «договором доручення», «договором надання послуг», але суть не змінюється: відповідно до цього документа співробітник агентства пропонуватиме вам варіанти та супроводжуватиме вас на показах. Наполягайте, щоб ріелтор дійсно представляв ваші інтереси, а не прагнув швидше за вас «заселити». Вартість послуг агентства зазвичай становить від 50 до 100% від місячної вартості оренди. У тексті договору має бути зазначено, що оплачувати послуги агентства ви будете лише після того, як буде укладено договір найму нежитлового приміщення між вами та власником.
Словник на допомогу орендарю-початківцю
Орендна ставка – з'ясуйте у власника приміщення, що саме він розуміє під виразом «ставка оренди», чи включено до неї ПДВ, комунальні платежі, експлуатаційні послуги.
Клас будівлі (А, В, В+, С) існує кілька класифікацій поділу будівель на класи. В різнихмістах, наприклад, вони поділяються за різними ознаками. У Москві на «класність» будівлі впливає його місцезнаходження та сучасність споруди. А в Пітері основною ознакою є саме місце розташування, а ось чи сучасна це споруда чи реконструйована будівля – не так важливо.
Комунальні платежі – оплата комунальних послуг може входити у вартість оренди офісу, а може й оплачуватись окремо. Сума зазвичай не перевищує 10% від голої орендної ставки.
Коридорний коефіцієнт - співвідношення реально використовуваної площі та орендованої. З огляду на коридорний коефіцієнт слід розраховувати вартість оренди санвузлів, коридорів, підсобних приміщень.
Shell & Core - стан приміщення «під оздоблення».
Open space – велике приміщення, яке не розділене капітальними стінами. Усередині ділиться на зони за допомогою офісних перегородок. В американських фільмах переважно фігурують саме такі офісні інтер'єри. Плюси: open space відповідає сучасним формам управління, стимулює ініціативу у співробітників, дозволяє максимально ефективно використати кожен сантиметр площі. Мінуси: у Москві існує дефіцит відповідних офісних приміщень. Крім того, для такого офісу потрібні спеціальні меблі, що дозволяють трансформувати робочі місця в залежності від змінних завдань, а такі меблі дорожчі за традиційні.
Паркування – буває організованим чи стихійним. При переговорах з власником з'ясуйте, скільки машино-місць на парковці, що охороняється, вам належить. Для відвідувачів бажано наявність гостьової стоянки.
Пропускний режим – якщо він жорсткий, у цьому є плюси і мінуси. Плюси: до вас не навідаються непрохані гості. Мінуси: зустрічати своїх відвідувачів та піклуватися про перепустки для них вам доведеться самим.
Ремонт – обов'язково необхідно уточнити, хто, в які терміни та за чий рахунок робитиме ремонт:
Варіант №1: орендар робить ремонт власним коштом. Зазвичай це вигідно будівельним фірмам, які мають свої будматеріали та робочі руки. Ви можете розраховувати на орендні канікули, під час яких робите ремонт та не сплачуєте орендну плату.
Варіант №2: орендар робить ремонт за рахунок орендної плати. І тут обов'язково складання кошторису витрат на ремонт, і навіть досягнення домовленості з власником приміщення щодо термінів ремонту та заліку витрат у рахунок оренди (повернення грошей, орендні канікули, зниження орендної ставки).
Варіант №3: власник приміщення робить ремонт власним коштом. Перед початком ремонту зазвичай досягається домовленість із клієнтом про оренду саме цього офісу, і ремонт може здійснюватися вже з урахуванням його побажань.
Термін оренди – зазвичай від 3 до 5 років. Договір на строк до 1 року не підлягає обов'язковій державній реєстрації, тому вам можуть запропонувати укласти договір на 11 місяців з наступною пролонгацією.
Страховий депозит від однієї до трьох місячних ставок оренди. Сума, за допомогою якої господар приміщення прагне убезпечити себе у разі невиконання орендарем своїх зобов'язань.
Тихий офіс – одне із двох. Або на підприємстві, яке пропонує в оренду «тихий» офіс, жорсткий пропускний режим і графік роботи, що суворо дотримується, і воно зацікавлене в орендарі, до якого не приходитимуть відвідувачі. Або це приміщення не виведено із житлового фонду, і його власник хоче здати його під офіс, не привертаючи до себе уваги сусідів та контролюючих органів. Від вас знадобляться дотримання конспірації та теплі стосунки з мешканцями будинку.
Експлуатаційні витрати – крім ставки орендита комунальних платежів вам можуть запропонувати оплачувати ще й експлуатаційні витрати на обслуговування приміщення. Таким чином ціна оренди зростає в середньому від $50 до $100 за кв. м на рік. Останнім часом намітилася тенденція оголошувати лише ставку оренди в чистому вигляді, а решта витрат плюсується зверху і покладається на орендаря приміщення.