Як користуватися електронним календарем, Питання передплатників, Журнал «Довідник секретаря та
Питання-відповідь на тему
Як у Google Calendar відбувається введення відомостей про майбутній захід, здійснюється керування конфіденційністю та запрошення учасників?
У рядкуКалендар відображається власник календаря.
УОпис можна додати додаткову інформацію про захід (якщо потрібно).
ОпціяКолір дозволяє вибрати колір заходу, яким він буде позначений у календарі. Календар Google 11 кольорів для відображення заходу. Захід можна залишити безбарвним. Тим не менш, використання кольорів підвищує сприймання інформації у календарі.
Вибравши кольори для заходів з різними пріоритетами, наприклад, важливі та термінові – червоні, важливі не термінові – жовті тощо, ви завжди знатимете, з чого почати. Крім цього, можна надати певний колір зустрічам, особистим справам, зборам і т.п.
Якщо вам потрібне нагадування про цей захід, то ви можете легко встановити одне або кілька нагадувань. У Google Календарі можна встановити не більше п'яти нагадувань двох видів:
- надсилаються електронною поштою;
- у вигляді спливаючого вікна.
Для обох видів нагадувань слід зазначити, за скільки хвилин, годин, днів, тижнів до проведення заходу це нагадування має бути зроблене.
Дуже важливою опцією єМій статус. У Google Календарі є два статуси: доступний і зайнятий.
Якщо захід є важливим та його неможливо відзначити, доцільно зробити активним статус «зайнятий(а)», щоб інші користувачі не призначали інших зустрічей та заходів з вашою участю на цей час. Статус «доступний(а)» підходить до тих призначених вами заходів, які можнавідкласти з метою виконання важливіших завдань чи заради відвідин важливіших зустрічей. При проставленні статусу доступний потрібно пам'ятати, що користувачі, бачачи цей статус, можуть запросити вас на той чи інший захід, а ваше завдання - вибрати, яке з них важливіше.
Управління конфіденційністю заходу
ПараметрКонфіденційність може мати одне з наступних значень:
1.За замовчуванням - заходи будуть співпадати з налаштуваннями конфіденційності календаря: якщо календар закритий, всі заходи також будуть закритими, а для відкритих календарів – відкритими.
2.Загальнодоступний захід та відомості про захід доступні для користувачів, які мають доступ до інформації про вільний та зайнятий час.
3.Особистий захід та відомості про нього у відкритому календарі або календарі з відкритим доступом будуть доступні лише вам та іншим власникам календаря (користувачам з правами не нижче рівня «Вносити зміни до заходів»).
Запрошення учасників заходу
Гість, запрошений до участі у заході, відкривши календар, побачить у вікні повідомлення про захід. У розкладі одержувача запрошення на заходи відображаються зі стрілкою. Клацніть такий захід – відкриється його меню, в якому для підтвердження участі гість може вибрати «так», «можливо» та «ні».
У верхній частині вікна параметрів заходу з'явиться рядок статусу:
- Так, я візьму участь - якщо гість погодився взяти участь у заході.
- Можливо, я візьму участь - при відповідіМожливо.
- Ні, я не братиму участь - якщо гість відмовився від участі.
В основному вікні календаря зустріч, на яку запрошеногість відображається таким чином: якщо гість погодився взяти участь у заході, він відображається як завжди; якщо він не впевнений, то на заході, що відображається, можна побачити знак питання; якщо користувач відмовився взяти участь – назва заходу перекреслена та відображається блідим кольором.
- галочка, якщо гість прийняв запрошення, також відобразиться залишена ним примітка та позначка+1 гість, якщо учасник прийде з гостем;
- питання, якщо гість сумнівається і вибравМоже бути ;
- перекреслений гурток, якщо гість відповівНі.
Якщо захід був запланований як повторюваний, то при збереженні змін, наприклад, якщо ви змінили статус зНі наМожливо, з'являється вікноЗміна повторюваних заходів, в якому можна вибрати сферу застосування внесених змін: змінити тільки цей захід або всі наступні.
Для завершення роботи з заходом та збереження внесених змін натисніть кнопкуЗберегти.
Сповістка, що отримується електронною поштою
Таке повідомлення містить як всю необхідну інформацію про подію (час, місце, заходи до і після запрошення, перелік запрошених тощо), так і команди для переходу в календар для роботи з ним (дивитися календар тадокладніше ).