Як навчитися професійно писати ділові листи
Успіх нашого бізнесу часто залежить від якості текстів, які нам доводиться писати щодня. Комерційні пропозиції, що продають листи, листи клієнтам та діловим партнерам – все це впливає на наш імідж, на те, як нас сприйматимуть. Все це переконує чи не переконує, продає чи не продає.
Як же домогтися, щоб усі, з ким ми ведемо переписку, отримували від нас професійні, якісні тексти? І не лише від нас особисто, а й від наших працівників чи підлеглих від всієї нашої організації?
Почнемо з тих, які підходять усім, хто веде все своє ділове листування сам.
Шлях 1. Прочитати багато текстів, написати ще більше, і зрештою навчитися.
Цей шлях спадає на думку сам собою – і не тільки вам. Більшість тих, від кого ви отримуєте листи і чиї тексти читаєте в Інтернеті та друку, навчалися саме так. І як подобається вам те, що вони пишуть? Скоріш за все ні. Чому? Справа в тому, що практика сама по собі мало допомагає без постановки техніки.
Уявіть собі, що ваш спортивний тренер готує вас до стометрівки. Ви біжіть вперше – виходить дуже повільно. Тренер каже вам: біжіть ще. Все одно повільно. Тоді ще. І ще. Навряд чи ви при такому підході колись пробіжіть досить швидко. Разом із тренером вам потрібно насамперед розібратися, що заважає бігти швидше. Може ви неправильно стартуєте, неефективно працюєте під час бігу руками, не так дихає? Спочатку потрібно поставити вам техніку бігу, а потім змушувати вас постійними тренуваннями цю техніку відпрацьовувати.
Отже, перший шлях це скоріше міф, а не шлях. Насправді не працює.
Шлях 2. Вивчити тлумачну книгу з написання ділових текстів - і практикуватися
Справді, звідкидізнаватися про принципи та прийоми, як не з книг? Логічно, проте. Знайти тямущу книгу з ділового листа на українському ринку дуже непросто. Як тренер і консультант з ділового листа, я свого часу вивчила це питання – треба було щось рекомендувати клієнтам. Вибрати одну книгу, в якій були б відповіді на всі основні питання, причому зрозумілою, людською мовою, не вийшло.
Але припустимо, книга знайшлася. Чи ви отримаєте результат, якщо вивчите прийоми по книзі і будете їх застосовувати? Питання відкрите… вже кілька століть. Видаються самовчителі з мов, кулінарії, гри на музичних інструментах, навіть лиж та йоги. Є люди, які за допомогою цих самовчителів освоюють німецьку мову, починають грати на саксофоні, стають кулінарами чи приймають позу лотоса. Але таких людей не так багато – а більшість, на жаль, зупиняється на півдорозі.
Більшості заважають три речі.
Разом – другий шлях краще за перший, він може спрацювати, але при великому бажанні, старанні та самодисципліні.
Шлях 3. Пройти навчання з інструктором чи консультантом - а потім практикуватися самостійно
Цей шлях дозволяє вирішити три описані вище проблеми – інструктор і пояснить, і підкаже, і з боку подивиться. Варіантів організації такого навчання сьогодні багато: групові тренінги чи індивідуальні консультації, очні чи заочні, з використанням комп'ютера та Інтернету, або традиційно, з папером та ручкою. З повним зануренням на два дні – або на кілька днів із короткими вечірніми лекціями та домашніми завданнями. Словом, вибір є. Головне, на що важливо звернути увагу – у варіанті, який ви оберете, має бути обов'язково передбачена практика.
Причому краще колективна практика. Якщо ви практикуєтеся у групі, то вашітексти читає як інструктор, а й інші учасники. Ви отримуєте можливість поглянути на свій лист з боку, очима читача – а в реальному, робочому листуванні цього якраз не вистачає. Адже якщо ваша комерційна пропозиція не переконає клієнта, він не побіжить розповідати вам, де саме ви виявилися непереконливими, у чому «недожали», коли змарнували угоду. А гурт побіжить.
Разом – найреальніший і найрезультативніший варіант для реальних, зайнятих людей. Хоча, звичайно, дорожчий, ніж покупка книги.
Шлях 4. Розробити разом із фахівцями бібліотеку зразків листів – та використовувати її
Добре, з тими, хто відповідає тільки за листування, ясно. А як бути, якщо у вас під керівництвом ціла команда, якій потрібно листуватися? Припустимо, ви та ваші співробітники пройшли навчання на тренінгу – як закріпити результат? Як бути з тим, що люди в колективі змінюються - хтось приходить, хтось йде, і не виходить навчити всіх, чи це просто дорого?
Чи можна розробити для вашої команди бібліотеку зразків листів Ваші люди постійно складають комерційні пропозиції? Можна розробити їм зразкову пропозицію. Вашим людям часто доводиться писати відмову? Можна підготувати зразкову відмову – чи претензію, скаргу, вибачення.
Коли зразок знадобиться, співробітник зможе порівняти його зі своєю реальною ситуацією, взяти з тексту те, що до цієї ситуації підходить, замінити факти на реальні – і отримає текст гарантованої якості.
Звичайно, цей текст може виявитися кращим або гіршим залежно від майстерності того, хто користується зразком, - але в ньому гарантовано не буде явних помилок, «ляпів» і недоліків, які зазвичай і гублять всю справу. Зразок забезпечить основу, мінімально необхідний рівеньремесла, а без ремесла, як відомо, не буває і мистецтва.
Разом - теж цілком працюючий шлях, особливо в комбінації з попереднім, коли ми навчаємо кількох ключових учасників команди, а решті даємо зразки.
У цілому ж усі шляхи крім першого виявляються робітниками, але за трудомісткістю і за тим, яка потрібна воля до перемоги, вони дуже різняться. Дуже вмотивованим, наполегливим і посидючим можна починати з книг – а решті краще з навчання. Ну а тим, хто відповідає не лише за себе, а й за роботу своєї команди, варто придбати бібліотеку зразків.