Як «Нестлі Україна» вдалося прискорити документообіг у 5 разів - New Retail
Швидкість та точність обміну документами між постачальником та торговельними мережами безпосередньо впливають на те, наскільки швидко він отримає оплату від них. Через періодичну тяганину з обробкою та коригуванням документів оплати затримуються, і компанія-постачальник часто не може оцінити і спрогнозувати обсяг оборотних коштів, які вона матиме в той чи інший момент. Крім того, через внутрішні проблеми у поводженні з документами самі компанії також затримують оплату своїм постачальникам. З цією типовою ситуацією зіткнулося і ТОВ «Нестлі Україна». Організація вирішила ці проблеми, впровадивши електронний документообіг.
Структурні підрозділи «Нестле Україна» – це кілька юридичних, виробничі і складські приміщення, регіональні центри продажів – розташовані по всій РФ. Компанія користується нелокалізованою версією SAP. Щоб врахувати в ній документи, їх необхідно відсканувати на спеціальних сканерах, з яких електронні копії через e-mail-сервіс автоматично йдуть за кордон у кінцевий пункт проведення документів. Шлях виходить довгим, тому що:
У взаєминах із торговельними мережами та дистриб'юторами «Нестле Україна» виступає вже у протилежній ролі – постачальника, якому затримують оплату. Паперові документи контрагенти обробляють вручну. Це займає більше часу, ніж автоматизований процес, і спричиняє помилки. Крім того, паперовий документообіг у рітейлі пов'язаний із системною проблемою: торговельна мережа вчасно не оплачує все постачання, якщо у неї є питання щодо якоїсь її невеликої частини.
«Наприклад ми відвантажуємо товар на 4 мільйони рублів. Мережа виявляє шлюб одного короба. У цьому випадку ми повиннівиставити коригувальні документи. Все це потребує часу. Але доки ми цього не зробимо, оплати не буде. У результаті через питання ціною умовно 1 000 рублів ми не можемо отримати всі 4 мільйони», – пояснює Катерина Роговська.
За паперового документообігу близько 47% вихідних документів від «Нестле Україна» контрагенти обробляли та оплачували із затримкою.
Компанія вирішила перейти на ЕДО відразу після того, як у 2012 році сформувалася законодавча база з електронного документообігу у сфері B2B. ТОВ "Нестле Україна" зупинило свій вибір на сервісі Контур.EDI розробника СКБ Контур.
На першому етапі реалізації проекту фахівці «Нестле Україна» та команда розробника аналізували діючі схеми паперового документообігу та продумували, яким чином перекласти їх в електронний вигляд. У ході цієї роботи вони виявляли дублюючі та непотрібні ланки у ланцюжку перевірки документів, які затримували їх проходження, призначали співробітників, уповноважених узгоджувати та підписувати. У результаті проектна команда замовника та провайдера розробила швидкі та прозорі схеми ЕДО.
З другого краю етапі впровадження ЕДО проводилося тестування системи. У процесі з'ясувалося, що INVOIC, які компанія формувала під час паперового документообігу, не містять необхідних даних для того, щоб сервіс ЕДО перетворив їх на електронний документ встановленого формату. Проектна команда "Нестле" доопрацювала свої форми INVOIC. Далі вона надсилала документи через Контур.EDI у тестовому режимі, щоб побачити, як вони вивантажуються та візуалізуються у системі ЕДО.
«З огляду на те, що ТОВ "Нестле Україна" використовує нелокалізовану версію SAP, яку не можна повністю інтегрувати з жодною українською системою ЕДО, ми постаралисямаксимально спростити для компанії роботу з документами через веб-інтерфейс, – каже Вікторія Гільманова, менеджер із роботи з ключовими клієнтами СКБ Контур. - У Діадоку можна створювати "підрозділи", і в даному випадку ми повною мірою використали цю можливість. В особистому кабінеті основної організації заведено близько 50 "підрозділів". Крім того, спеціальний "підрозділ" у системі створено для документів, за якими документообіг завершено. З них автоматично формуються багатосторінкові файли у форматі pdf, які також автоматично, через спеціальний конектор, відправляються на e-mail-сервіс сканерів, що переправляють ці pdf-ки в SAP. Це доопрацювання команда СКБ Контур реалізувала спеціально для ТОВ "Нестле Україна"».
Сьогодні компанія обмінюється електронними документами з ключовими торговими мережами, а також із 20% постачальників упаковки та сировини. До ЕДО з Нестле Україна підключені основні дистриб'ютори, а також всі фабрики, що входять до складу компанії.
Як зізнаються представники «Нестле Україна», одним із найнепростіших моментів переходу на ЕДО став явний опір людей, причому як співробітників компанії, так і постачальників, від яких йдуть вхідні документи. Це не дивно, адже йдеться про ламання старого та запровадження нового – це завжди непросто. Людям складно перебудувати своє мислення, звички, налагоджену схему роботи.
«Ми робимо для постачальників докладні презентації, даємо роз'яснення з питань, що виникають, наводимо приклади з власної практики. Серед аргументів те, що в документах зменшується кількість помилок, не потрібно нічого роздруковувати та вручну підписувати, документообіг пришвидшується, а головне – ми своєчасно, без запізнень оплачуватимемо рахунки, оскільки ЕДО виключає все те, що цьому заважає. У 2015 році миплануємо підключити 60% постачальників, – розповідає Катерина Роговська. – Щодо наших співробітників, то для них це такі аргументи, як зниження навантаження, економія часу, спрощення роботи».
Такої проблеми не виникає із торговельними мережами. Свого часу ЕДО на український ринок рітейлу принесли міжнародні торговельні мережі. Надалі українські мережі підхопили їхній приклад. Вони впроваджують ЕДО охоче та з ентузіазмом. Більше того, найчастіше вони самі виступають ініціаторами переходу на обмін електронними документами із постачальниками.
Обробка вхідних паперових документів займала в Нестлі Україна в середньому 30 днів. Усередині компанії було кілька етапів перевірок. Внаслідок великих обсягів працівники обробляли документи не завжди своєчасно.
Сьогодні робота з вхідним трафіком від постачальників, з якими документообіг перевели в електронний вигляд, займає щонайбільше 5 днів. Завантаження співробітників знизилося на 30%.
Підготувати комплект електронних документів можна набагато швидше ніж пакет паперових. Їх не потрібно друкувати, передавати від співробітника до співробітника для підпису. Крім того, паперові вихідні документи для торгових мереж компанія роздруковувала у чотирьох примірниках. При ЕДО є один оригінальний електронний документ, який сторони передають одна одній за лічені секунди. Тому якщо раніше машинам із замовленнями «Нестле Україна» доводилося чекати, коли будуть готові документи, то тепер вони вирушають до клієнтів значно швидше.
Скоротився термін обробки документів на стороні мережі, адже електронні документи формуються на основі EDI-повідомлень автоматично. Ті з них, за якими не виникає питань щодо товару та ціни, знову ж таки автоматично ставляться на оплату. Якщо припаперовому документообігу 47% документів мережі обробляли та оплачували із затримкою, то за ЕДО цей показник скоротився до 19%.
Паперовий документообіг із дистриб'юторами з оформлення послуг та бонусів займав у «Нестлі Україна» 21 день, що гальмувало роботу контрагентів. За допомогою ЕДО цей термін скорочено до 5 днів.
«Нам складно висловити у числах фінансову вигоду, оскільки вона комплексна. Для ілюстрації можу навести одну із складових. Ми вважали, що пакет паперових документів обходиться нам у 158 рублів, тоді як аналогічний комплект електронних – 28 рублів, тобто майже в 6 разів дешевше. Найважливіший результат - це те, що ми набагато чіткіше, ніж раніше, можемо прогнозувати і оцінювати, які оборотні кошти будемо мати в розпорядженні в той чи інший період. Зменшилася потреба у кредитуванні. І, нарешті, ще один вкрай важливий для нас результат – це зменшення навантаження роботи з документами на співробітників, економія їхнього часу, який вони можуть направити на вирішення інших завдань».