Як облік робочого часу впливає на продуктивність та мотивацію співробітників
Радянські табелі обліку робочого дня були одним із головних документів, що відображають продуктивність роботи співробітників. Відповідно до них нараховувалися зарплати та премії, проводилися утримання за прогули та запізнення. У вік комп'ютерів, інтернету та загальної оцифровки даних у багатьох сучасних організаціях все ще використовують цей спосіб обліку робочого часу співробітників.
Проте табель обліку робочого дня – це первинний документ бухгалтерського обліку, який вирішує управлінських завдань: це не дає можливості оцінити завантаження персоналу, ефективність роботи, оперативно вплинути ситуацію. Тому вирішення проблеми обліку робочого часу працівників сьогодні дедалі більше компаній покладають на автоматизовані програми моніторингу.
Про мотивацію та продуктивність
Кормі основної функції – обліку робочого дня – програми моніторингу часу співробітників приносять користь й у іншому: мотивують персонал більш ефективну роботу.
Природа мотивації людини складна, і те, що мотивує одного працівника, може демотивувати іншого. Абсолютного засобу мотивації немає, але є перевірені практично способи. Вчені довели, що контроль із боку керівництва викликає у співробітника прагнення показати себе з найкращого боку. Персонал, розуміючи, що його контролюють, починає працювати краще, ефективніше та продуктивніше. При цьому просто сказати «я вас контролюю» не можна, необхідний постійний зворотний зв'язок: роботодавець повинен заохочувати сумлінних співробітників та помічати «недоопрацювання» офісних ледарів.
У невеликих організаціях керівник може самостійно здійснювати облік робочого дня, не вдаючись доавтоматизації. Коли всі співробітники «на увазі», це досить просто і не забирає багато часу. А що робити, якщо співробітників 100, 500 чи кілька тисяч? Саме тут незамінним помічником керівника стане автоматизована система обліку робочого часу.
Що і як контролюємо?
Виявлення проблем в організації та оперативне їх усунення – завдання топ-менеджменту компанії. Саме для цього і починається контроль робочого часу співробітників. Система обліку робочого дня встановлюється задля тотального контролю та тиранії, як уявляють деякі підлеглі, а моніторингу завантаженості персоналу, усунення перевантаженості.
Система обліку робочого часу CrocoTime надає статистику обліку робочого часу через зручний веб-інтерфейс: роботодавець може подивитися дані, що його цікавлять не тільки в офісі, але і під час ділової поїздки або відпустки. Програма дозволяє контролювати запізнення та прогули, ранні відходи з роботи, а також переробки, парафії «раніше» та перевантаженість співробітників. Система обліку робочого часу розраховує відсоток продуктивного та непродуктивного часу, враховує час із точністю до секунди, відправляє сповіщення про порушення трудової дисципліни на e-mail керівника.
Компанія «Інфомаксимум» надає програму обліку робочого часу безкоштовно для організацій до 7 співробітників. Для тестування CrocoTime існує пробний період – 2 тижні без обмеження кількості співробітників. Демо-версія програми доступна на сайті http://crocotime.com/ru/.
Звісно, серед співробітників є й противники обліку робочого часу, які стверджують, що «стеження з боку керівництва» ображає їх, демотивує та може змусити піти з організації. Як правило, такимпрацівникам просто є що приховувати від керівництва. І тут уже кожен роботодавець має вирішити сам, чи потрібні йому такі працівники.