Як оформляються накази з особового складу, Статті, Журнал «Кадрова справа»

Статті на тему

Один із найпоширеніших напрямків роботи будь-якої кадрової служби – оформлення та узгодження наказів за особовим складом. У цьому практично з них виникає безліч питань, оскільки документи часто мають тонкощі чи складності у оформленні реальних ситуаціях.

що розуміється під наказами з особового складу;
що є підставою для наказів з особового складу;
процедура створення проекту наказу;
процедура узгодження та підписання проектів наказу за особовим складом;
порядок зберігання наказів за особовим складом;

Що розуміється під наказами з особового складу

Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедія кадрових наказів від Системи Кадри

За нормами трудового законодавства та бухобліку практично всі дії, які здійснюються з кадрами на підприємстві, здійснюються строго на підставі наказів. Документи-підстави до тих чи іншим наказам з особового складу можуть включатися до особових справ працівників чи утворюють самостійну справу додатків.

Що є підставою для наказів з особового складу

Кожен наказ, який оформляється за особовим складом, обов'язково повинен містити посилання на документ, який став підставою для його випуску. Підстави можуть бути такими:

Про прийом на роботу

Заява претендента, запрошення від роботодавця, трудовий договір

Про надання відпустки

Графік відпусток, заява співробітника

Про звільнення співробітника

Заява працівника, акт порушення трудової дисципліни, судова постанова таінші документи, залежно від причини звільнення

Про зміну особистих даних

Заява працівника та копії відповідних реєстраційних документів, у яких підтверджуються зміни, зроблені органами загсу

Про переведення в інший підрозділ або на іншу роботу з ініціативи працівника

Про переведення з ініціативи роботодавця за умови згоди працівника

Подання на переклад

Про переведення працівника при виробничій необхідності

Доповідна записка керівника, наказ підприємства з основної діяльності, документи, якими підтверджується необхідність кадрових перестановок

Доповідна записка керівника з обґрунтуванням цілей відрядження

Процедура створення проекту наказу

Накази з особового складу прийнято оформляти на спеціальному бланку організації. У випадку в нього включають такі основні реквізити:

Назва документу;
дата його випуску та порядковий номер;
місце видання;
Заголовок;
текст наказу;
підпис керівника;
інформація про виконавця.

Документ необхідно викласти в короткій та наказовій формі. Розпорядчу частину розбивають окремі розділи, оформлені арабськими цифрами.

Загалом наказ складається з двох частин: розпорядчої та попередньої констатуючої. У ній слід викласти причину та мету випуску наказу. Розпорядча частина документа має містити конкретні завдання, а також терміни виконання та конкретні виконавці. Дата випуску наказу та його реєстраційний номер проставляються від руки, після завершення процедури оформлення. Адже присвоїти номер і проставити дату до моменту підписання не можна, оскільки проект наказуможе кілька разів перероблятися та коригуватись, а за цей час будуть зареєстровані інші накази.

Процедура узгодження та підписання проектів наказів

Проект наказу за складом підприємства зазвичай готується відділом кадрів за поданням керівників підрозділів. Подання може бути оформлене у вигляді службової записки та доповідної, також вона має бути погоджена з усіма заінтересованими особами. Готовий документ подається на підпис керівнику організації, особі, її заступнику або заступнику директора, якщо він уповноважений підписувати документи по кадровій службі за своєю посадовою інструкцією.

Особа, яка підписує наказ, обов'язково вказує свою фактичну посаду та проставляє прізвище. Підписувати документи з приводом «за» або проставлення косої межі перед назвою не допускається. Час узгодження паперів у зацікавлених структурних підрозділах визначається нормативними актами щодо конкретного підприємства. Керівники таких підрозділів чи особи, які їх заміщають, проставляють свої візи на аркуші погодження.

При внесенні до проекту наказу, що готується, у процесі узгодження значних коригувань, його слід переоформити і узгодити з зацікавленими службами повторно.

Коментар юриста

Валерія КАЛАШНИКОВА, юрист незалежної юридичної фірми «АЗ Груп»:

– Працівники кадрових служб зобов'язані розуміти, що накази з персоналу, а також документи, на підставі яких вони складені, мають бути бездоганними з юридичної точки зору. В обов'язковому порядку повинні бути погоджувальні підписи та візи погодження. Слід чітко дотримуватися всієї процедури оформлення та збирати всі необхідні документи.

Наприклад, якщо при накладенні покаранняза прогул від працівника не вимагали пояснювальної записки, а він мав поважну причину для подібних дій, наказ, виданий роботодавцем, може оскаржуватися в суді. Це призведе як до фінансових, так і репутаційних втрат.

Порядок зберігання наказів з особового складу

Найчастіше накази, що стосуються персоналу організації, оформляються у кількох примірниках. При цьому оригінал підшивають у кадровій службі, що перебуває у відділі кадрів, одну з копій наказу передають у бухгалтерію, другу – на особисту справу. Кадрова служба обов'язково має зберігати оригінали наказів, доведені до відома працівника під обов'язковий розпис.

У процесі складання номенклатури справ та їх формування забезпечується підготовка виданих документів до тривалого зберігання. Наприкінці року у створенні складається зведена номенклатура справ, у якій окремим розділом виділяється документація з кадрової службі.

Номенклатуру справ, що ведуться, складають для продуманого розподілу документів, що надходять і видаються, їх систематизації та докладного обліку, а також визначення необхідних термінів зберігання. Накази з особового складу прийнято формувати у справи, з термінів зберігання.

Для повного оформлення справи слідує:

виконати підшивку або палітурку;
пронумерувати листи;
скласти лист-засвідчувач;
скласти внутрішній опис;
оформити обкладинку.

Поміщені у справу папери слід підшивати на чотири проколи у тверду картонну обкладинку або переплітають так, щоб зберігалася можливість вільно прочитати всі документи, візи, дати та резолюції. Згідно із законом, накази, що стосуються особового складу, можуть зберігатися 5 або 75 років. При цьому якщо в організації є великийобсяг документації, термін зберігання яких становить 75 років, зручніше формуватиме документи у справі з окремих питань діяльності організації. Наприклад, окремо зберігати папери, що стосуються трудового стажу (прийом на роботу, переміщення, звільнення) та документи, що належать до заробітної плати.

протягом 50 років для держорганів, органів місцевого самоврядування, організаціях, які є джерелами комплектування архівних установ документами;
після закінчення терміну 50 років проводять експертизу цінності документів, що зберігаються. До закінчення цього терміну експертиза може проводитись в органах місцевого самоврядування та організаціях різної форми власності;
документи, що належать до особового складу, створені до 2003 року, слід зберігати, як і раніше 75 років.

Таким чином, наказ із персоналу підприємства починає своє існування з документа-підстави, на основі якого готують проект. Далі він відбувається узгодження, підписується керівництвом організації. Підписаний наказ доводять до працівника, а потім зберігають у кадровій службі до моменту передачі в архів.

Будь-яке використання матеріалів допускається лише за наявності гіперпосилання.

Будь-яке використання матеріалів допускається лише за наявностігіперпосилання.