Як підписується індивідуальний підприємець на документах
Ще кілька місяців тому ви були просто звичайною людиною, яка мріяла вести свою справу. І ось ваша мрія стала реальністю. Тепер вам часто потрібно буде підписувати трудові договори, рахунки-фактури та багато інших документів. У цьому випадку виникає питання: як підписується індивідуальний підприємець?
Особистий підпис ІП
На всіх договорах, рахунках-фпктурах, податкових деклараціях, а також у трудових книжках індивідуальний підприємець має ставити свій особистий підпис.
Особисто підписувати індивідуальний підприємець повинен кадрову документацію, включаючи трудову книжку, якщо його штаті не передбачено посаду кадрового співробітника.
Факсимільний підпис
Але як підписується індивідуальний підприємець, якщо його підприємстві великий обсяг документообігу? У такому разі ІП може використовувати факсимільний підпис. Цей вид підпису практично нічим не відрізняється від особистого підпису керівника підприємства.
Однак, не всі документи дозволяється підписувати, використовуючи факсимільний підпис. Насамперед це стосується документів податкового та бухгалтерського обліку. Чому? У податковому законодавстві просто не передбачено порядку використання факсимільного підпису. Крім того, у законодавчих актах та положеннях про бухгалтерський облік йдеться про те, що первинні документи можуть бути прийняті до обліку, якщо містять усі необхідні реквізити, включаючи особистий підпис.
Факсимільний підпис не можна ставити також на платіжних документах, довіреностях та будь-яких інших документах, які спричиняють фінансові наслідки. Крім того, в одному із судових рішень було сказано, що факсиміле неможе використовуватись замість особистого підпису на актах про прийняття робіт, адже вони також мають фінансові наслідки.
Використання факсимільного підпису не передбачено й у Податковому кодексі. Зокрема, індивідуальний підприємець не має права використовувати факсиміле під час оформлення документів на реєстрацію або ліквідацію підприємства.
Посилаючись на ст. 169 НК РФ, податкові органи вважають, що платники податків немає права ставити на рахунках-фактурах факсимільний підпис. В іншому випадку податкова інспекція визнає такий документ недійсним та складеним з порушенням встановленого порядку.
Електронний підпис ІП
З появою комп'ютерів та інтернету все частіше індивідуальні підприємці вважають за краще вести та зберігати документацію в електронному вигляді. Але тут само по собі напрошується питання: "А як підписується індивідуальний підприємець на таких документах?" Для таких випадків передбачено електронний підпис.
За допомогою такого підпису ІП зазвичай узгоджують електронні варіанти договорів не лише між відділами свого підприємства, а й між різними організаціями. Використання такого підпису на електронних документах дозволяє захистити їх від різних неузгоджених змін. Якщо одна зі сторін бажає внести ті чи інші зміни, вона повинна погодити документи з використанням свого електронного підпису.
Досить часто, перш ніж підписати договір, його погоджують із юристами, бухгалтерами, а також іншими підрозділами. Саме використання електронного підпису дозволяє здійснити таке узгодження та візування в електронному вигляді.
Цифровий підпис нічим не відрізняється від особистого підпису людини. Але якщо документ підписано за допомогою цифрового підпису, виникаєнеобхідність перевіряти справжність такого документа. Для цього підприємство надсилає такий документ до нотаріуса, який підтверджує дієздатність людини, електронний підпис якої стоїть на документі. Варто зазначити, що організація має право створити власний посвідчувальний центр, але в такому разі документи, підписані за допомогою цифрового підпису, не мають юридичної сили за межами організації.