Як повідомити керівництво про невиконання річного плану, Статті, Журнал «Директор з персоналу»
Статті на тему
Ситуація: річний план провалено. Як повідомити цю новину керівництву, щоб не спричинити гнів управлінців і пом'якшити становище? Розглядаємо кейс у матеріалі HR-Director.ru.
У матеріалі ви знайдете відповіді на такі запитання:
- Як діяти, якщо вам належить повідомити керівникам новину про невиконання річного плану;
- Що запропонувати як контрзаходи усунення проблеми з невиконаним планом.
Твердження річного фінансово-господарського плану діяльності компанії та спостереження за ходом його виконання входить до функцій ради директорів. У ситуації, коли план з якихось об'єктивних причин не може бути виконаний, з керівництвом неодмінно доведеться пояснюватися. Важливо це зробити правильно.
Пам'ятайте, що криза чи складна економічна ситуація, на яку намагаються списати багато управлінських помилок, не може стати виправданням невиконання плану. Як на поважну причину посилатися слід лише на переконливі цифри, які об'єктивно підтверджують неможливість досягнення намічених показників.
Як діяти, якщо вам належить повідомити керівникам новину про невиконання річного плану
У роботі Ради Директорів, як правило, беруть участь експерти, але все ж таки не всі її члени володіють оперативною економічною інформацією, не відстежують ситуацію на ринку праці. Крім того, природне бажання того, щоб прибуток, що приноситься компанією, постійно зростав, часом штовхає їх на завищення планових показників. Факт того, що досягти їхньої компанії не вдалося, може стати неприємною несподіванкою, викликати необґрунтовані підозри у некомпетентному управлінні. Щоб уникнути цього,ретельно підготуйтеся до зустрічі з керівництвом. Запобіжні заходи дозволять викликати розуміння та згладити негативне ставлення директорату до неприємної новини.
До наради необхідно підготуватися та заздалегідь провести збір необхідної інформації, наприклад: результатів статистичних та маркетингових досліджень, опитувань покупців та споживачів, що підтверджують падіння попиту, даних про невиконання постачальниками своїх зобов'язань та ін.
Пояснюючи неможливість виконання плану, не використовуйте розпливчасті формулювання про тяжку ситуацію на ринку, оперуйте конкретними цифрами та фактами. Негативний вплив цих факторів може бути проілюстрований у вигляді презентації. Для більшої наочності варто використовувати не текст чи таблиці, а діаграми та графіки.
Повідомити про невиконання плану мало. Підготуйте контрзаходи
Не слід уявляти справу так, що виконання плану стало неможливим лише із зовнішніх причин. Як правило, на будь-якому підприємстві існують внутрішні проблеми, які також гальмують його розвиток. Посилаючись на зовнішні причини, ви, як мінімум, виглядатимете некомпетентним і безпорадним управлінцем, нездатним врахувати та запобігти їхньому впливу. Визнаючи наявність внутрішніх проблем, необхідно як перерахувати їх, а й одразу ж запропонувати план дій з їх усунення. У цьому плані слід відобразити такі питання:
- перелік недоліків, які негативно позначилися на виконанні плану;
- яким чином ви маєте на увазі виправити ці недоліки, які конкретні дії будуть вжиті для цього;
- які результати дадуть ці дії;
- чим ви можете підтвердити, що результати будуть саме такими, які ви плануєте;
- чи зможуть заплановані заходикомпенсувати ті фінансові втрати, які очікуються через невиконання плану.
Розроблений вами план краще подати як презентацію з графіками та діаграмами, що наочно підтверджують дієвість запропонованих заходів та терміни їх реалізації. Якщо план отримає схвалення ради директорів, це має бути відображено у протоколі засідання.
Невиконання річного плану автоматично спричиняє збитки і для акціонерів, і для членів ради. Тому збитки мають зазнати й управлінці: бонуси, які мають отримати топ-менеджери, також потрібно зменшити. Членів ради директорів потрібно повідомити про це. Це справедливо, якщо система мотивації управлінців враховує можливість зниження доходів у тих випадках, коли план не виконується. Коли це так, топ-менеджери та акціонери будуть єдиною командою, рівною мірою поділяючи і успіхи, і невдачі в діяльності компанії.
Ще більше цікавих матеріалів на тему ви знайдете в розділі сайту «Коучинг для керівника».
Читайте також в електронному журналі «Директор з персоналу»: