Як правильно писати ділові листи 12 простих правил
| Головна / Новини / Як правильно писати ділові листи: 12 простих правил |
Як правильно писати ділові листи: 12 простих правил
Як писати ділові листи? Існує кілька найпростіших, але універсальних правил.
01. З чого почати?
02. Чи можна надіслати листа без теми?
03. Як вітатись?
Не пишіть «доброго часу доби!» - Цей штамп багатьох дратує. Здрастуйте, добрий день, добрий вечір — найпростіші та найнадійніші варіанти.
04. Що робити з копіями?
Якщо ви ставите когось у копію листа або додаєте листування з кількома людьми, нового учасника обов'язково потрібно уявити. У загальному листуванні слідкуйте за тим, щоб не натиснути випадково кнопку «відповісти всім», якщо хочете написати комусь одному. Так само не забувайте натискати «відповісти всім», якщо це загальне листування. Інакше ви її зламаєте.
05. Як спілкуватися?
Чемно. У діловому листуванні працюють ті самі закони та ввічливості та гарного смаку, що й у звичайному спілкуванні (читайте про це картки «Як звертатися до людей на вулиці?»). Все просто: не треба називати людину на «ти» доти, доки вона сама не перейшла. Багато хто сам пишуть вже в другому листі, що «можна на ти», але тут краще не поспішати — іноді це бентежить співрозмовника. Адже відмовити вже дуже незручно. Не треба називати людину на ім'я, якщо вона підписується ім'ям і по батькові. Але головне правило, мабуть, таке: підлаштовуйтеся під співрозмовника.
06. Чи треба писати «ви» з великої літери?
Вирішуйте самі. Загальне правило таке: якщо звертаєтеся до однієї людини - пишіть "Ви" і "Ваш" з великої літери, до кількох - з малої. Але звернення на «ви» і такдосить шанобливе, тож можна писати і з малої — це не помилка. Головне - не намагайтеся "виховувати" співрозмовника і наполегливо відповідати йому "Ви", якщо він пише вам "ви".
07. Якої довжини має бути лист?
Невеликий. Є закономірність: що коротший лист, то швидше на нього дадуть відповідь. За ідеєю, в одному листі має бути лише один пункт — інакше доведеться чекати, доки співрозмовник знайде відповіді на всі ваші запитання.
08. Який шрифт вибрати?
Найкраще використовувати стандартні шрифти, які за промовчанням пропонує поштовий сервіс. До ділового листа, набраного Comic Sans, важко ставитися серйозно. Важливі фрази можна виділити напівжирним, а ось із кольором експериментувати не варто: надто строкатий лист рідко виглядає серйозним. Єдиний виняток – прикріплений документ. Тут є сенс позначити кольором виправлення, щоб співрозмовнику не довелося вишукувати їх самому. Також не варто використовувати великі літери: у неформальному спілкуванні так виділяють слова, які в реальній розмові проголосили б голосно. Співрозмовник може звичкою подумати, що ви на нього кричите.
10. Як бути з прикріпленими файлами?
Варто писати, які документи прикріплюєте до листа: ви можете самі випадково забути один із файлів, або щось загубиться під час наступного пересилання. Якщо без цього можна обійтися, краще нічого не архівувати та використовувати прості та зрозумілі формати: наприклад, docх або doc, pdf, jpeg тощо. Обсяг документів має бути розумним — що легше, то краще. В ідеалі – не більше 10-12 мегабайт.
11. Як закінчити лист?
12. Як ми підготували цю інструкцію?
Крім відкритих джерел, ми зверталися до фахівців у галузі діловихкомунікацій: керівнику агентства PRUFFI Альоні Володимирській, викладачеві програм МВА та ЄМВА Андрію Кулінічу та СЕО Aviasales Максиму Крайнову.
Кількість показів: 2440
Редакційно-видавничий відділ(+375 17) 237-90-39 (43)
Книжкова редакція(+375 17) 286-06-08 (доб. 321)
Збут: Відділ підписки на журнали(017) 233-83-89
Відділ реалізації та доставки книг(017) 290-16-42, (017)233-42-25
Відділ сервісного обслуговування інформаційних систем(017) 286-06-16