Як правильно вести облік автопарку
Кожен керівник компанії, в якій є власні машини або орендовані, рано чи пізно запитує «Як правильно вести облік автопарку». Це відбувається тому, що проблеми на цій ділянці, якщо їх вчасно не вирішувати, накопичуються як снігова куля і впливають на розвиток усього бізнесу.
З якими труднощами стикаються співробітники різного рівня при організації внутрішнього менеджменту автопарку?
Для бухгалтера важливо мінімізувати або повністю позбавитися паперового документообігу.
Начальник транспортного відділу хоче вирішити проблему контролю ПММ, позбавитися рутинної роботи - не збирати путівки і не складати звіти.
Диспетчеру потрібно мати повну інформацію щодо машин, водіїв та поточних завдань, але при цьому він хоче працювати, не вдаючись до складних комп'ютерних програм.
Фінансовий директор повинен планувати майбутні витрати, у тому числі витрати і на автопарк, тому він повинен мати можливість швидко формувати та аналізувати звітність за всіма показниками автопарку.
Комерційному директору потрібна проста і наочна система планування та обліку, щоб легко визначати неефективні ділянки та пропонувати заходи щодо їх усунення.
Генеральний директор повинен контролювати роботу автопарку за всіма ключовими показниками, і для цього йому потрібні комфортні умови.
Як правильно вести облік автопарку, щоб задовольнити запити кожного учасника цього процесу?
Донедавна використовувалися лише ручні методи. Дорожні листи та заявки оформлялися від руки, а потім підшивалися в окремі папки. Облік палива теж нерідко вівся «на око», тим більше, що осіб,зацікавлених у суворому контролі витрати ПММ, у компаніях зазвичай небагато. З недавніх пір додалися і нові способи - компанії стали вдаватися до супутникового спостереження. Хоча і сучасні технології далекі від досконалості – геопозиціонування нерідко відбувається з похибками, зв'язок із супутником буває нестійким.
Але все-таки є проста і вірна відповідь на питання «Як правильно вести облік автопарку» і вона ховається за абревіатурою ID 20.
ID 20 – це електронний портал, за допомогою якого можна керувати корпоративним автопарком. Він дозволяє обробляти заявки протягом декількох хвилин, контролювати всі бухгалтерські операції – від подання заявки до звіту. Він дає можливість стежити за роботою кожного співробітника – враховувати, хто, скільки і як працює. З ID 20 легко контролювати залишки та витрата палива по кожному автомобілю та водієві без встановлення додаткового обладнання. Ця система інтегрується з мобільними пристроями та має можливість планування технічного обслуговування.