Як правильно зробити комерційну пропозицію
І на жаль - при письмовій пропозиції, на жаль, ми не зможемо "підключити" такі складові, як особиста чарівність, виразність голосу, впевнена постава. Саме тому кожна дрібниця, кожна деталь у написаній нами комерційній пропозиції має найважливіше значення - адже майже напевно, крім нашої пропозиції, клієнт розглядатиме і пропозиції наших конкурентів.
Крім того, при складанні комерційної пропозиції необхідно враховувати, що розглядати її може зовсім не та людина, з якою ми зустрічалися на первинній зустрічі – знайомстві. Тому для будь-якого читача наше послання має давати повну картину – чому ми робимо саме таку пропозицію.
Розглянемо, як потрібно складати пропозицію, щоб справити найкраще враження на наших клієнтів.
Почнемо спочатку.
Реєстр. № та дата реєстрації пропозиції У деяких компаніях прийнято реєструвати всі вхідні та вихідні документи, в т.ч. комерційна пропозиція. Саме для цього потрібні ці два рядки, які розміщуються зазвичай на першій сторінці праворуч вгорі. На першому рядку пропозиція реєструється вашим діловодом, на другому – діловодом клієнта.
Вираз своєї поваги Одразу після звернення має розташовуватися дуже короткий словесний реверанс. Слідкуйте за тим, щоб ці фрази ввічливості не повторювалися з листа в лист, якщо Ваше листування досить тривале.
Привід написання Перший рядок самого повідомлення повинен нагадувати – у зв'язку пропозиція направлена. Наприклад, якщо була зустріч, на якій ви домовилися з клієнтом, що надішлете йому пропозицію – то так і має бути написано. З самого початку читанняпропозиції клієнт повинен розуміти: він одержав його тому, що сам Вас попросив про це!
Опис положення клієнта Потім слід коротко переказати - які основні завдання клієнта, про які він вам розповів, закриває дану пропозицію. Опис цих завдань дозволить клієнту одразу визначити – наскільки точну інформацію він надав і наскільки правильно і повно ви її зрозуміли. Відповідно, якщо на попередньої написання даної пропозиції зустрічі про щось важливе не було сказано, то після прочитання цієї частини клієнт може доповнити умову поставленого перед вами завдання. Ця частина повинна займати від 1/4 до 2/3 сторінки.
Опис пропозицій Сама комерційна частина повинна коротко описувати суть пропозиції, причому - без технічних подробиць - вони, якщо необхідні, повинні міститися в додатку, на які в тексті пропозиції є посилання. Якщо рішень пропонується кілька – коротко пояснюється їх принципова відмінність друг від друга.
Додатки Всі особливі відомості, до яких можна віднести технічні подробиці, розрахунки та ін. – мають бути винесені до додатків, кожна з яких у верхньому правому кутку має напис: "Додаток №__" (якщо їх кілька). Програми розташовуються після самої пропозиції. В принципі, додатків може бути скільки завгодно багато. Однак, слід дотримуватися в цьому питанні певної поміркованості: необхідно бути впевненим, що відомості, які ви додаєте клієнту, дійсно цікаві і зрозумілі.
Термін дії пропозиції Умови поставки, ціна, терміни та інше можуть змінитися. Клієнт повинен розуміти, що виставлена Вами пропозиція – не безстрокова, тому обов'язково слід визначити – протягом якого періоду ви гарантуєте незмінність заявленихумов.
Ваша фірма, як діловий партнер (історія, гарантії та ін.) Коротко повинні бути описані конкурентні переваги співпраці саме з вашою фірмою – буквально один абзац, кілька фраз.
Дата Обов'язково датируйте кожну вашу пропозицію – це допоможе уникнути непорозумінь, коли, наприклад, ви неодноразово надсилаєте будь-які поправки та уточнення на додаток до основної пропозиції, і клієнт вже заплутався – яка з них остання.
Підпис Наприкінці пропозиції, після обов'язкових словесних реверансів, не забудьте вказати свої посади, ім'я та прізвище. Якщо пропозиція відвозиться клієнту на паперовому носії або відправляється факсом – то бажаним атрибутом буде ваш автограф.
Нумерація сторінок Якщо у вашому реченні кілька сторінок, то вони повинні бути обов'язково пронумеровані, причому – для зручності клієнта, слід використовувати формат "стор. №_ із (всього)" - це зменшить ризик, що клієнт не дочитає пропозиція остаточно, розгубивши половину сторінок.
Оформлення Кожен абзац слід починати з червоного рядка. Можна збільшити інтервал між абзацами. Текст виглядає привабливішим, якщо використано вирівнювання "по ширині".
Не варто використовувати химерні шрифти, складне форматування тощо – в оформленні комерційної пропозиції бажана помірність. Краще, якщо шрифт буде не дуже дрібним (підійде 12 або 14 пунктів), нехай це буде Times New Roman або Arial - вони найбільш звичні і добре читаються. Не зловживайте з курсивом і жирністю – використовуйте їх лише виділення якихось моментів, причому – у незначних кількостях.
Відмінно, якщо пропозиція буде виконана "в кольорі" - повільно, але неухильно новим стандартом стає використаннякольорових відбитків. Якщо пропозиція передаватиметься клієнту кур'єром, поштою чи особисто – то подбайте про те, щоб вона була акуратно пошита. Це може бути швидкозшивач із прозорою обкладинкою, або якщо загальна кількість сторінок пропозиції разом із додатками досить велика, то можна скористатися сучасними засобами брошурування.
Виконайте ці рекомендації буквально – і досягайте успіху!