Як стільці ставитимемо, Інтернет-газета HoReCa
При залученні замовників таких заходів кожен готель виходить зі своїх можливостей номерного фонду, кількості та місткості залів для засідань, наявності необхідних допоміжних приміщень, потужності ресторанного комплексу. І тут необхідно тверезо оцінювати свої можливості задовольнити запити організаторів різних заходів для того, щоб оптимально завантажити наявні приміщення, забезпечивши при цьому комфортні умови роботи для всіх учасників.
На виконання останнього завдання слід дотримуватися певних нормативів, розроблених професіоналами конгресного бізнесу.
Необхідно розуміти, що неможливо провести конференцію, маючи в своєму розпорядженні тільки одну, нехай навіть найкомфортнішу і технічно оснащену залу, оскільки для її проведення буде потрібно ще цілий ряд приміщень.
Наприклад визначимо потреба у приміщеннях щодо наукової конференції, у якій бере участь 300 людина. По-перше, щодо пленарних засідань, і навіть церемоній відкриття, закриття, нагородження etc. потрібен зал, здатний вмістити всіх учасників, тобто. у разі на 300 місць. Припустимо, що в рамках конференції передбачено роботу 3-х секцій. Це означає, що потрібно ще 3 зали меншої місткості. Відповідно до існуючих нормативів, їх сумарна місткість має становити щонайменше 80% від місткості пленарного залу. Якщо в секціях приблизно дорівнює кількість учасників, то для їх роботи необхідно надати 3 зали на 80 місць кожен. При цьому, щоб забезпечити достатній огляд демонстраційного екрану, висота стель не повинна бути меншою за 3,6 м.
Існує кілька найбільш поширених видів розміщення меблів та обладнання в залах засідань.Найбільш економною є «театральна» розсадка – стільці ставляться рядами обличчям до доповідача. Необхідну площу зали визначають, виходячи з кількості людей, яких бажають у ньому розмістити.
Інший поширений спосіб розсаджування – «класна кімната» – учасники сидять за столами, поставленими лавами. Тут норматив значно вищий. Ще більше простору необхідно для «круглого столу», що часто замінюється «квадратом», а найнеекономнішою з погляду займаної площі є так звана розсадка «спокоєм». Є свій норматив і для банкетної розсадки за круглими столами. Щоб швидко і досить точно визначити, яке приміщення необхідне розміщення тієї чи іншої числа людей, можна скористатися даною таблицею.
Крім залів засідань для забезпечення успішної роботи конференції необхідна ціла низка допоміжних приміщень – для реєстрації учасників, роботи оргкомітету та його служб, розміщення виставки, що супроводжує конференцію, тощо.
Визначати розміри необхідних допоміжних приміщень рекомендується так:
• площа приміщення для реєстрації учасників розраховується із розрахунку 0,7 кв. м на кожного учасника. У разі її величина становитиме 210 кв. м (0,7 х300);
• щонайменше 5 офісів, кожен площею не менше 10 кв. м для розміщення оргкомітету, секретаріату, програмного комітету, прес-служби та ін. Якщо в роботі конференції передбачено синхронний переклад, необхідно передбачити кімнату для відпочинку синхроністів, розташовану неподалік кабін синхронного перекладу;
• фойє, де під час перерв подається кава, має одномоментно вміщувати не менше 60% усіх учасників заходу, а його необхідна площа визначається з розрахунку 1 кв. м на людину, тобто. в данномувипадку - 180 кв.м.
Останнім часом дедалі більше конференцій супроводжується виставками. Для того, щоб визначити чисту площу стендів (т.зв. площу-нетто), які можна встановити в тому чи іншому приміщенні, рекомендується скористатися простим правилом: розділити площу навпіл. Наприклад, у залі площею 500 кв. м можна змонтувати стенди, сумарна площа яких становитиме 250 кв. м, решта площі призначена для проходів, вхідної зони, аварійних виходів, розміщення допоміжного обладнання (наприклад, протипожежного). Стелі виставкового залу не повинні бути нижчими за 3,0 м.
Існують також певні рекомендації щодо розміщення меблів у залах засідань. Це питання є досить актуальним, оскільки готелі, як правило, мають багатофункціональні зали з плоскою підлогою, в яких можна проводити різні заходи — ділові наради, банкети, виставки тощо.
При «театральній» розсадці відстань між проходами не повинна перевищувати 9 метрів. Стільці встановлюються не впритул один до одного, між ними повинно залишатися 5-8 см, проте стільці, що стоять у ряд, повинні бути з'єднані між собою спеціальними пристроями з тим, щоб при виникненні небезпеки вони не створювали додаткових перешкод для евакуації. Для зручності огляду відстань від демонстраційного екрана до першого ряду стільців не повинна бути меншою за подвійну висоту екрана. У цих же цілях, якщо дозволяє розмір приміщення, ряди стільців бажано розміщувати зі зміщенням, щоб голови, що сидять попереду, не закривали огляд сидячим ззаду. Для зручності проходу відстань між рядами стільців (від спинки до спинки) повинна становити не менше 1,1 м. Прохід між останнім рядом та стіною повинен становити щонайменше 1,2 м.
До речі, слід матичерез те, що оббивка стільців має бути тканинною, не допускається використання стільців з оббивкою з полімерних матеріалів, наприклад, штучної шкіри. Багатогодинне сидіння - досить стомлююче заняття саме по собі, тому меблі повинні бути якомога комфортнішими.
При розсадці, що має назву «клас», яка є найбільш зручною для проведення тривалих семінарів, навчальних занять тощо. заходів, зазвичай, використовуються спеціальні робочі столи шириною 55 див і довжиною 180 і/або 240 див. У цьому робочий простір кожному за учасника становить 60 див, тобто. за столом завдовжки 180 см можна розмістити трьох, а за столом завдовжки 240 см – чотирьох. Однак, якщо передбачається використання комп'ютерів, то за кожним столом поміститься менша кількість учасників: відповідно двоє та троє.
Іноді під час проведення деяких видів засідань, наприклад «робочих груп», коли основна група поділяється на кілька підгруп для обговорення будь-якого питання, використовуються круглі, так звані «банкетні», столи діаметром 1, 5 м, 1,7 м та/або 1, 8 м. За ними може розміститися 6-9, 8-10 та 9-11 осіб відповідно.
Щоб робота засідання проходила успішно, його учасникам необхідно забезпечити звуковий та світловий комфорт. Дуже важливе значення має акустика приміщення. Зовнішні звуки дратують та відволікають. Отже, потрібно забезпечити достатню звукоізоляцію приміщення. Норми по звукоізоляції: 70 дБ для вікон та дверей, 40 дБ для перегородок між залами. Якщо приміщенні перебуває понад 60 людина, рекомендується використовувати звукоусиление, т.к. якщо людям необхідно напружуватися, щоб почути доповідача, дуже велика ймовірність, що вони відволікатимуться і навіть перестануть слухати взагалі.
Освітленість у будь-якій точці залуне повинна бути нижчою за 400 люменів. Для ілюстрації доповідей та під час проведення презентацій широко використовується різне проекційне обладнання. При використанні застарілого проекційного обладнання (слайд- та оверхед-проекторів) необхідно передбачити наявність світлоізолюючих штор для приміщень з денним освітленням. Сучасні мультимедійні проектори мають високу яскравість і менш чутливі до освітленості, однак і в цьому випадку при їх установці треба уникати потрапляння на екран прямого світла.
І ще одне дуже важливе зауваження: якщо у заході передбачається участь інвалідів-візочників, необхідно заздалегідь передбачити, щоб для них було створено всі необхідні умови, що забезпечують їм повноцінну участь у роботі заходу.
Розсадка До 60 осіб Від 61 до 300 чол. Понад 300 чол.