Як точно оцінити тимчасові витрати
Мало хто добре уявляє, скільки часу може зайняти виконання поставленого завдання. Вам може здаватися, що ви витратите на неї лише годину, але насправді йде три чи чотири години. А буває, ви виконуєте завдання за п'ять хвилин, хоч заклали на нього тридцять. Що ж потрібно робити, щоб краще оцінювати тимчасові витрати?
Ось кілька методів, які дозволять точніше оцінювати час:
Розрахуйте коефіцієнт похибки
Для початку найкраще виміряти точність ваших оцінок.
Складіть список завдань на найближчий час і запишіть (на знижку) скільки часу знадобиться, щоб завершити кожне із завдань. Як тільки завдання виконано, відзначте, скільки часу вона зайняла насправді. Після цього підрахуйте повний час, який ви витратили і розділите число, що вийшло, на повний час, який ви припускали витратити на виконання всіх завдань. Це і є коефіцієнт похибки.
Наприклад, ви припускали, що виконайте всі завдання зі списку за дванадцять годин, але насправді витратили п'ятнадцять, отже, коефіцієнт похибки становить 15/12=1.25. Тобто ви витратили часу на двадцять п'ять відсотків більше, ніж планували.
Якщо провести вимірювання для декількох окремих завдань, то можна помітити, що коефіцієнт похибки може сильно змінюватися в залежності від задачі і коливатися в межах від 0.1 до 10. Проте для групи завдань, на виконання яких знадобиться кілька днів, коефіцієнт похибки знаходиться у досить вузькому діапазоні. Вимірявши коефіцієнт кілька разів, можна з'ясувати його точне значення.
Мій коефіцієнт похибки 1.5. Це означає, що кожного разу, коли я приблизно уявляю, скільки часу займе виконання того чи іншого завдання, моєоцінка надто оптимістична. Виконання завдання займає на 50% більше часу, ніж я спочатку передбачав. В окремих випадках мої оцінки можуть бути менш точними. Тим не менш, коли я закладаю два дні на виконання низки завдань, то можна битися про заклад, що насправді впораюся з ними за три дні.
З допомогою коефіцієнта похибки можна точніше оцінити час виконання групи завдань. Просто помножте коефіцієнт похибки на повний час, який ви плануєте витратити виконання всіх завдань і отримаєте досить точну оцінку часу.
Я продовжую оптимістично оцінювати час, який знадобиться витратити виконання окремо взятої завдання. Знання коефіцієнта похибки не зробило мої початкові оцінки точніше. Прогнози, які я роблю навскидку, так само неточні, як і раніше. Тим не менш, коли я множу приблизний час на коефіцієнт похибки, виходять досить достовірні оцінки. Це допомагає мені краще спланувати час.
Тепер я знаю, що маю обрати стільки важливих справ, виконання яких займе за моїми оцінками п'ять годин і двадцять хвилин для того, щоб отримати вісім годин фактичної роботи (5 годин і 20 хвилин = 8 годин / 1.5). Хоча здається дурним так поправляти себе щодня, але цією чудово працює на практиці. Краще чинити саме так, ніж заповнювати список справ на вісім годин і змушувати себе працювати дванадцять годин на день або відчувати себе пригніченим через те, що зміг виконати лише дві третини завдань. Підсвідомо я знаю, що намагаюся зробити неможливе і від цього стає лише гіршим.
Краще скласти адекватний список завдань, який я, напевно, зможу виконати до кінця дня, ніж потім лаяти себе за недбале планування. Навіть якщо список справ наперший погляд здається надто коротким, я чудово почуваюся, коли наприкінці дня закреслюю у ньому останнє завдання. Іноді цей спосіб недостатньо точний, але він найкращий із усіх способів, які я коли-небудь пробував і він дозволяє підтримувати ритм життя протягом дня без перевтоми чи недостатнього навантаження.
Для початкової оцінки вашого коефіцієнта похибки я раджу скласти список справ на десять-двадцять годин. Коефіцієнт, розрахований під час виконання списку кілька годин, може бути недостатньо точним.
Зрозуміло, було б непогано регулярно робити перерахунок коефіцієнта похибки, наприклад, раз на три місяці. Також можна оновлювати значення, коли змінюється суть роботи, наприклад, коли починається новий проект або змінюєте компанію чи спеціальність.
Щоб розрахунки були ще точнішими, можна розрахувати коефіцієнти для різних видів роботи. Загалом кажучи, я цього не роблю, але якщо вам здається, що різним типам завдань відповідає свій коефіцієнт похибки — можливо, в цьому є сенс. Наприклад, студенту, коефіцієнт похибки якого становить 0,9 для домашньої роботи та 1,7 для курсової, можливо, варто розділити коефіцієнти для того, щоб краще оцінити тимчасові витрати.
Якщо ви керуєте командою, то можете розрахувати коефіцієнт похибки для кожного з учасників (з його відома або без). Дізнайтеся, скільки часу кожен учасник планує витратити на виконання кількох завдань, заміряйте час, який фактично було витрачено, і розрахуйте коефіцієнт. Тепер ви можете множити особистий коефіцієнт члена команди на час, який він планує витратити на поставлене завдання. Це допоможе організувати точніший розклад командних проектів. Я думаю, ви помітите, що люди зазвичай помиляються всвоїх прогнозах дуже схожим чином.
Виберіть відповідну глибину деталізації
Щоб краще прогнозувати час, важливо розбивати завдання з правильним рівнем деталізації. Якщо блоки, що вийшли, занадто великі, то можна пропустити безліч деталей. Якщо блоки занадто маленькі, можна зануритися в дрібних подробицях і втратити більше часу на оцінку часу виконання, ніж на саму реалізацію. І те, й інше погано.
Наприклад, завдання «Реконструювати сайт» тягне на складний багатозадачний проект. Воно недостатньо деталізоване для того, щоб зробити достовірну оцінку тимчасових витрат. І тут необхідно виписати окремі завдання, у тому числі складається цей проект.
Знайдіть той розмір блоку, у якому ваші прогнози найбільш точні. Ось кілька зауважень, які ґрунтуються на моєму досвіді.
Правило однієї посадки. Найкраще я можу оцінити час виконання тих завдань, які можна виконати, не встаючи зі стільця. Зазвичай це блок розміром дві-чотири години. Коли глибина деталізації нижче (блоки більшого розміру), я пропускаю занадто багато деталей і недооцінюю час, що потрібний. Коли глибина деталізації вища (блоки меншого розміру), я записую занадто багато деталей, переоцінюю час, і витрачаю час на те, щоб створити список завдань і слідувати йому замість того, щоб просто вирішити їх.
Зробіть поправку на досвід. Якщо я багаторазово виконував однотипні завдання, то мої оцінки будуть все більш точними і я можу знизити коефіцієнт похибки до 1.2 або навіть до 1. Наприклад, я написав понад сімсот статей, тому я дуже точно уявляю, скільки часу витрачається на написання середньої статті (щось близько трьох годин). Але якщо я займаюся тим, з чим ще ніколи не стикався, кращезакласти коефіцієнт похибки 2.0 чи вище. Чим менший досвід, тим вищий коефіцієнт.
Визначте точні межі задачі
Точно визначте межі завдання. Важко оцінити час виконання незрозумілого завдання.
Я не впевнений у тому, що включає завдання «Оновити бухгалтерію». Чи потрібно перевірити баланс банківського рахунку? Скласти платіжну відомість? Чи заповнити податкову декларацію? Скласти квитанцію? Я маю чітко уявляти, що маю зробити, щоб отримати правильну оцінку часу.
Дуже корисно записати кілька ключових слів. Немає потреби оцінювати витрати часу на кожен із блоків. Потрібно тільки вміти ясно уявляти, що ви збираєтесь зробити. Ключові слова запустять відповідні візуальні образи і оцінки вийдуть точнішими.
Слід вміти легко вдягнути у слова перший і останній етап кожного завдання. Наприклад, коли я бачу завдання «Опублікувати новий запис у блозі», то знаю, що першим етапом буде вибір теми, а на останньому я натисну кнопку «Надіслати». Якщо не можна назвати перший та останній крок виконання завдання, то таке завдання не має чітких меж. В цьому випадку потрібно приділити деякий час тому, щоб виділити ці кроки або точніше визначити саме завдання, розбивши його на блоки, якщо це необхідно. Щоб точно оцінити тимчасові витрати, потрібно чітко уявляти початкові та кінцеві межі.
Будьте особливо обережні, вибираючи те, буде останнім кроком під час виконання завдання. Коли завершується завдання «Сплатити рахунки»? Коли підписано чек, гроші надіслано поштою (або завершено процес онлайн-переказу коштів), сплачені рахунки складено в шафу, або коли ви перевіряєте баланс чекової книжки? Не забувайте, що після виконання завдання потрібно навести лад. Якщо ви приготували вечерю, вНаприкінці вас чекає брудна посуд.
Оцінка витрат часу на завдання, що повторюються
Запишіть час, який ви витратили на виконання завдання, що часто повторюється, щоб використовувати цю інформацію при майбутніх оцінках. Коли таке завдання знову опиниться у вашому списку завдань, досить просто подивитися, скільки часу ви витратили в попередній раз. Такі оцінки будуть досить точними, оскільки вони ґрунтуються на попередніх результатах, а не на попередніх прогнозах.
Раджу вести оціночний лист для завдань, що часто повторюються. Це можна зробити двома такими способами:
Спосіб 1 (спрощений). Щоб скласти простий оціночний список, робіть один запис за раз. Зауважте, скільки часу зайняло виконання завдання цього разу.
У цьому випадку оціночний лист може виглядати приблизно так:
Купівля продуктів - 55 хвилин
Обід - 42 хвилини
Прибирання будинку - 83 хвилини
Прання - 75 хвилин
Склавши хороший список оцінки часу, необхідного для виконання завдань, що повторюються, можна створити прийнятний план на день, просто додаючи завдання у ваш розклад.
Другий, більш складний спосіб полягає в тому, щоб вказувати для кожного завдання чотири параметри: (1) скільки разів ви виконали завдання, відколи почали вести записи, (2) кращий (мінімальний) час виконання завдання, (3) найгірший (максимальний) час виконання завдання, та (4) середній час виконання задачі. Використовуючи ці параметри можна скласти достовірні оцінки часу в майбутньому; різниця між найкращим і найгіршим результатом покаже правдоподібність оцінки. Обновлюйте ці дані щоразу після виконання завдання. Насправді це займе не так багато часу, але дозволить створити точний список оцінки тимчасових витрат.
Щоб оновити значення середнього часу, витраченого на виконання завдання, перемножте значення параметрів (1) та (4), додайте час, який ви витратили при попередньому виконанні завдання, та розділіть результат на значення параметра (1)+1. Наприклад, якщо ви виконували завдання десять разів, витрачали на її завершення приблизно тридцять хвилин, і в одинадцятий раз виконали її за тридцять п'ять хвилин, тоді новий середній час виконання становитиме: (10 * 30 + 35) / (10 + 1) = 30 хвилин та 30 секунд. Користуючись цим способом, можна розрахувати поточний середній час виконання завдання без зберігання всіх даних попереднього виконання завдання.
Записуючи свій найкращий (мінімальний) результат, можна змагатися із самим собою. Бажання побити рекорд може змусити вас виконувати завдання швидше. Намагайтеся побити хоча б середній час виконання. Відстеження часу дозволить виконувати завдання трішки швидше або крапельку скрасить набридлі завдання, що повторюються.
Більшості я пропоную перший спосіб оцінки. Другий спосіб дещо переускладнений, ним слід користуватися тільки тим, хто намагається скоротити свої тимчасові витрати щосили.
Вміння робити точні часові оцінки - корисна навичка, яка буде правильно служити вам все життя. Наведені вище способи розвитку даного навички дуже легко застосовувати.
Оцінюючи час точніше, ви покращите життя на тактичному рівні щоденного управління часом, але не втрачайте на увазі і стратегію. Чи пробували ви визначити мету свого життя? Чи ставите ви вірні цілі? Ви працюєте на своїй роботі? Поки у вас немає адекватної життєвої стратегії, ви трохи досягнете, засвоївши низькорівневі тактики.
Однак, у будь-якому випадку, точний прогноз допоможе вам у різних сферах, тому варто навчитися цьому якможна раніше. Тобто цілком можна виробити таку навичку і до того, як визначитеся зі змістом життя або довгостроковими цілями. Але, не забувайте звертати увагу на більш високі рівні, щоб не стати хом'ячком, який вічно крутить колесо життя даремно.
А ви, за допомогою чого робите точні часові оцінки? Поділіться своїми порадами на форумі і, будь ласка, не секретуйте.