ЯК заповнити шахову відомість
Навіщо потрібна шахова відомість
Шахова відомість оформляється як таблиці. Її горизонтальні терміни відводяться для записів по синтетичним рахунках, що дебетуються, вертикальні графи призначені для записів по кредитованих рахунках. Підсумкові суми (обороти) всіх операцій за даними рахунками записуються у місцях перетину рядків і колонок. При цьому подвійне відображення операцій здійснюється одноразовим записом. На відміну від простої оборотної відомості, шахова містить не просто обороти по кожному синтетичному рахунку, а й складові. Використовуючи цей документ, можна перевірити правильність та повноту записів по рахунках, виявити помилки у кореспонденції рахунків, а також побачити економічну сутність проведених господарських операцій.
У деяких випадках до шахової відомості можуть включати разом з оборотами залишки по синтетичних рахунках, такий документ називають шаховим балансом. Він використовується в організаціях, де не передбачено складання обігової відомості. До недоліків шахової відомості є її громіздкість та складність складання, тому вона використовується не у всіх формах бухгалтерського обліку. Принцип шахового запису використовується для побудови облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі обліку, це дозволяється скоротити обсяг роботи.
Заповнення шахової відомості
Шахова відомість повинна заповнюватися на підставі журналу операцій, що містить усі проводки. Для малого підприємства використовується шахова відомість затвердженої форми №В-9. Документ відкривається на перше число кожного місяця. По горизонталі розташовуються номери відомостей порядку зростання, по вертикалі - рахунки порядку їх зростання. Облік господарських операцій на малому підприємстві закінчується через місяцьпідрахунком сум підсумків за оборотами у відомостях, що використовуються, і обов'язковим їх перенесенням у шахову відомість. Вона заповнюється шляхом перенесення кредитових оборотів з інших відомостей з одночасною їх різницею до дебету відповідних рахунків.
Після рознесення потрібно підрахувати суму дебетового обороту по кожному рахунку. Вона повинна дорівнювати дебетовому обороту, відбитому з цього рахунку у відповідної відомості. Підсумок по дебету кожного рахунку підсумовується, загальна сума повинна дорівнювати загальній сумі оборотів за кредитом рахунків. Отримана сума повинна дорівнювати сумі оборотів оборотної відомості. Використання для бухгалтерського обліку спеціальних програм, наприклад «1С:Підприємство», дозволяє формувати підсумкові оборотні відомості автоматично. Шахову відомість можна вивести для аналізу за будь-який період часу.