Як змусити адресата виконати взяті на себе зобов’язання, Питання передплатників, Журнал
Питання-відповідь на тему
Структура листа-вимоги
Ключовими фразами у листах-вимогах можуть бути:
Вимагаємо виконати взяті він зобов'язання…;
Терміново вимагаємо виконати (надіслати, надати, перерахувати) …;
Вимагаємо негайно виконати … та ін.
В іншому випадку справу буде передано до арбітражного суду;
В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції. ;
В іншому випадку ми не несемо відповідальності за наслідки... і т.п.
Текст листа-вимоги може складатися із трьох-чотирьох комунікативно-смислових частин.
Якщо лист-вимога складається з чотирьох частин, то в першій частині листа викладаються події (обставини, дії), виконання або невиконання яких призвело до ситуації, що склалася (ситуації, що стала приводом для складання листа). Друга частина листа - це виклад подій (ситуацій, дій), що є причиною написання листа. Друга частина листа завжди викладається як обґрунтування (аргументація) наступних висновків. Висновки становлять предмет третьої частини листа – укладання, у якому, власне, і викладається вимога (вимоги). Четверта частина листи – факультативна частина, якраз і є попередженням (“загрозою”).
Державне унітарне підприємство
УПРАВЛІННЯ ЕКСПЛУАТАЦІЇ
І ГОСПОДАРСЬКОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ
Солнцевський просп., 25, корп. 5, Москва, 119115
тел. 143-90-97; тел./факс 932-60-70
ОКПО 03842808 ОГРН 10377003887964 ІПН/КПП 77097033140/771002001
На № __________ від ___________ П.О. Кравцову
вул. Будівельників, 15,
Москва, 122345
Про усунення порушень,
допущених під час будівництва
У зв'язку з тим, що під час проїздуАвтомашин відбувається зрушення та перевертання кришок, створюються аварійні ситуації та загроза життю пішоходів, вимагаємо вжити термінових заходів щодо усунення допущених порушень.
А якщо ні, то ми знімаємо з себе відповідальність за можливі наслідки.
Головний інженер В.А. Скороходів
Особливість складання текстів ділових листів складної структури полягає в тому, що друга та третя комунікативно-смислові частини листа, як правило, формулюються як одна граматична пропозиція. Виділимо комунікативно-смислові частини у тексті листа, наведеного вище:
У зв'язку з тим, що при проїзді автомашин відбувається зрушення та перевертання кришок, відкриті колодязі створюють загрозу життю пішоходів і можуть призвести до нещасних випадків(2 частина), вимагаємо вжити термінових заходів щодо усунення допущених порушень.(3 частина)
А якщо ні, то ми знімаємо з себе відповідальність за можливі наслідки.(4 частина)
Ще один приклад тексту листа-вимоги:
В іншому випадку, відповідно до п. 5.3. договору, вам буде пред'явлено штрафні санкції у розмірі 0,01% за кожний день затримки.(4 частина)
Вимоги до складання
У певних випадках законодавством України можуть передбачатись вимоги до складання листів-вимог. Зокрема, ст. 69 Податкового кодексу України (п. 4) встановлено умови, які мають дотримуватися при складанні листів-вимог, що надсилаються платникам податків – фізичним та юридичним особам за наявності у них недоїмки з податків. Закон каже, що конкретна форма вимоги встановлюється податковим органом, але у тексті вимоги мають бути зазначені:
1. сума заборгованості з податку;
2. розмір пені, нарахованих на моментнапрями вимоги;
3. термін сплати податку, встановлений законодавством про податки та збори;
4. термін виконання вимоги;
5. заходи щодо стягнення податку та виконання обов'язку зі сплати податку, що застосовуються у разі невиконання вимоги платником податків.
Відсутність у вимогі податкового органу інформації хоча б по одному з перерахованих пунктів робить лист-вимогу таким, що не відповідає закону.
За наявності таких законодавчо встановлених правил у листі-вимоги під час викладення інформації необхідно суворо дотримуватися встановленої послідовності.
У листі-вимоги, як і в будь-якому іншому діловому листі, можуть використовуватися етикетні фрази: вступне звернення (Шановний. Шановні панове!) та заключна етикетна фраза (З повагою,). Але ці елементи листа є обов'язковими. Рішення у тому, використовувати їх чи використовувати у конкретній ситуації ділового спілкування, приймає укладач.
Як правильно скласти оперограму договору?
Слово "оперограма" відбувається лат. operatic - дія та грец. gramma – літера. Оперограма - форма таблично-графічного відображення послідовності управлінських та діловодних операцій, що виконуються в процесі підготовки документа, його узгодження, підписання (затвердження) та виконання. Як правило, у лівій колонці оперограми вказується послідовність управлінських або діловодних операцій, у вірній частині таблиці (графах) – вказуються інстанції, через які проходить документ (підрозділи, посадові особи, виконавці), в основній частині таблиці (у тілі таблиці) відображається переміщення документа (документів) щодо інстанцій обробки відповідно до здійснюваних операцій.
Оперограми є засобом наочного подання руху окремого документа або групи взаємопов'язаних документів та операцій з обробки документів. Аналіз оперограми можна використовувати для оптимізації документообігу.
Приклад фрагмента оперограми:
