Який перелік номенклатури справ кадрового відділу
Питання-відповідь на тему
Добридень! Прошу про допомогу, як кадровик-початківець. Шановні колеги прошу Вас дати мені перелік номенклатури справ кадрового відділу для Товариства з обмеженою відповідальністю чисельністю 44 особи; бланки журналів реєстрації документів (журнали формуватиму сама); основні обов'язки кадровика на виробництві (етапи роботи від прийому до звільнення співробітника тощо), а також основні рекомендації кадровику для підготовки до внутрішнього аудиту та перевірки трудової інспекції. З повагою та вдячністю, Світлано.
Розглянемо ваші запитання:
Шановні колеги прошу Вас дати мені перелік номенклатури справ кадрового відділу для Товариства з обмеженою відповідальністю чисельністю 44 особи;
Номенклатура справ – один із основних документів, який має бути розроблений в організації. У ньому міститься інформація про те, які документи та в якому підрозділі слід вести, хто з ними повинен працювати, де і протягом якого часу вони мають зберігатися.
Порядок заповнення граф номенклатури справ наведено нижче за текстом.
Також порядок складання номенклатури справ описаний у пункті 3.2.5 ДСДОУ, затвердженої наказом Главархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33.
Зразок оформлення номенклатури справ відділу кадрів наведено нижче.
Отже, можна дійти невтішного висновку, що у номенклатуру включаються найменування тих справ, які ведуться у створенні.
Також зазначимо, що Єдиного переліку документів, які мають бути у відділі кадрів, немає: у кожній організації він свій. Однак у Трудовому кодексі названі документи, наявність яких у відділі кадрів є обов'язковою (наприклад, трудовий договір, графік відпусток, локальні нормативніакти).
Отже, до обов'язкових документів відділу кадрів належать:
1. Трудовий договір. На підставі ст. 56 ТК України трудовим договором вважається угода між роботодавцем та працівником, відповідно до якої роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу з обумовленої трудової функції, своєчасно та в повному розмірі виплачувати заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію та дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку.
3. Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї, і навіть книга обліку руху трудових книжок і вкладишів у них. Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані (п. 41 Правил ведення та зберігання трудових книжок).
Проте контролюючі органи, та й суди під час розгляду трудових спорів практично завжди вимагають цей документ. Наявність штатного розкладу та зміни в ньому дає нам обґрунтування для звільнення працівників щодо скорочення чисельності чи штату працюючих. Штатний розклад дозволить роботодавцю бюджетувати витрати на оплату праці персоналу.
5. Табель обліку робочого дня. Табель обліку робочого дня необхідно вести у кожної організації виходячи з ст. 91 ТК РФ, яка зобов'язує роботодавця робити точний облік робочого дня, відпрацьованого кожним працівником.
Накази (про прийом на роботу (форми Т-1, Т-1а), про переведення (форми Т-5, Т-5а), про заохочення (форми Т-11, Т-11а) тощо) також обов'язкові, адже на їх підставі працівнику надається відпустка, він направляється у відрядження, бухгалтерія нараховує та здійснює виплати та ін.
7. Накази з основноїдіяльності. По-перше, такі накази повинні зберігатися окремо від наказів за особовим складом, по-друге, у них обов'язково має бути підпис керівника та в деяких випадках візи погодження.
11. Локальні нормативні акти. Це досить великий блок документів, адже саме такими актами роботодавець регламентує свою діяльність та певні процеси усередині компанії. Однак, локальні нормативні акти можуть бути, а можуть і не бути в організації. Однак є такі акти, які роботодавець зобов'язаний розробити та ввести в дію у будь-якій організації:
– Правила внутрішнього трудового розпорядку - перший і найважливіший локальний нормативний акт, що регламентує порядок прийому та звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, заходи заохочення та стягнення, що застосовуються до працівників, а також інші питання регулювання трудових відносин у цього роботодавця (ст. 189 ТК РФ). Його запитують практично за будь-якого виду трудового спору.
– Положення про оплату праці (додатково можливе оформлення окремого положення про преміювання, якщо розділу про премії, надбавки та доплати немає у положенні про оплату праці або правила внутрішнього трудового розпорядку). Воно необхідне в силу ст. 135 ТК РФ, відповідно до якої системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок компенсаційного характеру, у тому числі за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, системи доплат і надбавок стимулюючого характеру та системи преміювання встановлюються колективними договорами, угодами, локальними нормативними актами.
– Положення про зберігання та захист персональних даних. З огляду на ст. 87 ТК Україна у роботодавцямає бути локальний акт, що встановлює порядок зберігання та використання персональних даних працівників.
Таким чином, вище ми перерахували всі документи, які мають бути у будь-якому відділі кадрів. Проте є такі, які розробляються і затверджуються лише у конкретній організації залежно від специфіки діяльності. Так, додатково до локальних нормативних актів можуть бути розроблені положення про комерційну таємницю, службове розслідування, проведення атестації, проходження випробувального терміну та ін. про колективну чи індивідуальну матеріальну відповідальність та ін.
бланки журналів реєстрації документів (журнали формуватиму сама);
У ході діяльності організації ведуть різні журнали обліку та реєстрації, у тому числі у кадровій службі.
Ведення журналів допомагає за необхідності полегшити пошук потрібної інформації або зробити вибірку для аналізу.
Усі журнали обліку та реєстрації, які застосовує кадрова служба, можна поділити:
на обов'язкові ведення;