Касові операції та готівкарозрахунки новий порядок з 1 червня 2014 року, сайт на допомогу бухгалтеру
У зв'язку із запровадженням Вказівок слід внести зміни до внутрішніх документів організації, які мають посилання на Положення.
Істотних змін до порядку ведення не внесено, крім можливості застосування індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва спрощеного порядку ведення касових операцій.
Порядок ведення касових операцій для малого бізнесу спрощено
Нагадаємо, що колишнє Положення поширювалося на організації на «спрощенці» та на підприємців у повному обсязі та не передбачало жодних особливостей ведення ними касових операцій. Це викликало запеклий опір зазначених осіб та їхню спробу в судовому порядку довести неправомірність такого порядку. Адже із статті 128 та пункту 2 статті 209 Цивільного кодексу Україна випливає, що кошти, які використовуються підприємцем у своїй діяльності, належать йому на праві власності і він має право розпоряджатися ними на свій розсуд. Отже, кошти, які є на розрахунковому рахунку індивідуального підприємця, можуть бути використані ним на будь-які цілі, включаючи особисті потреби.
Вказівка № 3210-У передбачає дві основні зміни:
- у пункті 2 Вказівки № 3210-У чітко прописано, що індивідуальні підприємці, суб'єкти малого підприємництва, ліміт залишку готівки можуть не встановлювати;
- у підпунктах 4.1 та 4.6 Вказівки № 3210-У встановлено, що індивідуальні підприємці, які ведуть відповідно до Податкового кодексу України, облік доходів або доходів і витрат та (або) інших об'єктів оподаткування або фізичних показників, що характеризують певний вид підприємницької діяльності, касову книгу можуть бути не вести та касові документи неоформляти.
Щодо малих підприємств, то згідно з новими положеннями вони можуть не встановлювати ліміт залишку готівки (п. 2 Вказівки № 3210-У).
Обмеження щодо зберігання грошей: тільки в системі Банку України
У пункті 3 Вказівок встановлено, що готівка уповноважені представники юридичної особи зобов'язані здавати в банк або в організацію, що входить до системи Банку України, яка здійснює перевезення готівки, інкасацію готівки, операції з прийому, перерахунку, сортування, формування та пакування готівки клієнтів банку, для зарахування їх сум на банківський рахунок.
За наявності відокремленого підрозділу має бути встановлено порядок здачі готівки - до каси юридичної особи або до банку, або до організації, що входить до системи Банку України, для зарахування їх сум на банківський рахунок юридичної особи.
Про те, що можна здавати в організацію федерального поштового зв'язку (п. 1.5 Положення), в Вказівках не сказано.
Спосіб розрахунку ліміт залишку готівки скоригований
Додаток до Вказівки 3 3210 називається «Визначення ліміту залишку готівки». Раніше аналогічний розділ був у Додатку до Положення. У принципі, текст документа практично не змінився, в ньому два варіанти розрахунку ліміту – з урахуванням обсягів надходжень або обсягів видачі готівки.
Основну формулу розрахунку ліміту залишку готівки міняти не стали. Її, як і раніше, має використовувати відокремлений підрозділюридичної особи, що здає готівку на банківський рахунок, відкритий юридичній особі у банку.
При цьому у пункті 2 Вказівок уточнено, що під відокремленим підрозділом розуміється підрозділ юридичної особи, за місцем знаходження якого обладнується відокремлене робоче місце (робочі місця).
Додатково прописали, що юридична особа, до складу якої входять відокремлені підрозділи, що здають готівку до каси юридичної особи, визначає ліміт залишку готівки з урахуванням лімітів, встановлених цими відокремленими підрозділами. Примірник розпорядчого документа про встановлення відокремленому підрозділу ліміту залишку готівки надсилається юридичною особою відокремленому підрозділу у порядку, встановленому юридичною особою.
Невелика відмінність є у другому способі розрахунку ліміту – виходячи з обсягу видач готівки. Раніше він застосовувався за відсутності надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги. Тепер другий спосіб рівнозначний першому - виходячи з обсягу надходжень готівки, та юридична особа, що визначає ліміт, має право вибирати один із способів.
Як вже було зазначено, ІП та суб'єкти малого підприємництва ліміт залишку готівки можуть не встановлювати, але вправі встановити ліміт, як іншу юридичну особу.
Порядок видачі грошей під звіт та на зарплату не змінився
У пункті 6.3 Вказівок, як і раніше у пункті 4.4 Положення, сказано, що видача готівки під звіт на витрати повинна здійснюватися на підставі заяви підзвітної особи, складеної у довільній формі та яка містить запис про суму готівки та про строк, на який видаються готівка , підпис керівника та дату.
Підзвітна особа зобов'язана у строк, нещо перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру авансовий звіт з документами, що підтверджуються. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером, його затвердження керівником та остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються у строк, встановлений керівником.
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше одержаною під звіт сумою.
Не змінився принципово порядок виплат зарплати. На фактично видані суми готівки з розрахунково-платіжної відомості оформляється видатковий касовий ордер.
Як і раніше, заходи щодо забезпечення збереження готівки під час ведення касових операцій, зберігання, транспортування, порядок та строки проведення перевірок фактичної наявності готівки визначаються юридичною особою, індивідуальним підприємцем самостійно (п. 7 Вказівок, п. 1.11 Положення).
Форми касових документів залишилися незмінними
Касові документи юридичної особи, індивідуального підприємця, як і раніше, можуть оформлятися особою, яка визначена у розпорядчому документі. Крім головного бухгалтера, керівника, бухгалтера або іншого працівника (у т. ч. касира) тепер зазначено, що це може бути посадова чи фізична особа, з якими укладено трудовий договір або цивільно-правовий договір щодо надання послуг із ведення бухгалтерського обліку (п. 4.2 вказівок). При цьому погоджувати кандидатуру з головним бухгалтером керівник більше не зобов'язаний.
Зберігання документів, оформлених на паперовому носії чи електронному вигляді, організується керівником.
Встановлено нові правила готівкових розрахунків
Перелік цілей, на які можна витрачати гроші з каси
Вказівка № 3073-У, як і раніше, забороняє витрачати готівку з каси, за винятком (п.п. 2, 6 Вказівки № 3073-У):
Слід зазначити, що кредитні організації можуть витрачати кошти з каси будь-які цілі. Однак це правило поширюється лише на рублі РФ.
Нагадаємо, що перелік, встановлений Вказівкою № 1843-У, був обмеженішим. Так, наприклад, раніше не передбачалося право підприємця витрачати гроші з каси на особисті потреби.
Операції, на які можна витрачати гроші, що надійшли до каси з рахунку
Ухвалена Вказівка № 3073-У має ще одну істотну відмінність від свого попередника. Так, встановлено перелік операцій, на які організації та підприємці можуть витрачати готівку з каси, якщо вони отримані з їх розрахункових рахунків. До них відносяться (п. 4 Вказівки № 3073-У):
- операції із цінними паперами;
- платежі за договорами оренди нерухомого майна;
- видача та повернення позик, відсотків за ними;
- діяльність з організації та проведення азартних ігор.
Слід зазначити, що за вказаними операціями слід дотримуватись обмеження 100 000 рублів у рамках одного договору (п. 6 Вказівки № 3073-У). Винятком є розрахунки з фізичними особами (п. 5 Вказівки № 3073-У).
Порядок розрахунків із фізособами, які не є підприємцями
Новий порядок, як і раніше, зобов'язує організації та підприємців проводити розрахунки з громадянами лише у рублях РФ. При цьому немає жодних обмежень щодо граничних сум (п. 5 Вказівки № 3073-У).