Кейс Афлатум на борту регати "Кубок адвокатів 2016"
Ми вже писали про те, що Aflatum є спонсором адвокатської регати, яка проходить у ці дні біля берегів Хорватії. Фактично ми стали технічним спонсором цього захоплюючого заходу, адаптувавши Афлатум під інформаційні потреби учасників. У цьому матеріалі ми розповімо, як на регаті використовується Афлатум, що може стати корисним досвідом не тільки для аналогічних розважальних подій, але і безпосередньо для адвокатської діяльності.
Створення справи під захід, надання доступів
Перше, що треба було зробити, щоб учасники регати отримували потрібну інформацію — видати їм доступ до справи, всередині якої ця інформація буде організована.
Трохи раніше наш засновник та ідеолог Анзор Ібрагімов на вечорі, присвяченому відкриттю регати, коротко розповів учасникам про принципи роботи Aflatum та про нову версію для iOS, яка працює і в офлайн-режимі.
Всім учасникам на час проведення регати було видано PRO-підписки на Aflatum для найбільш комфортного досвіду використання сервісу.
Приліт, координація у перші години регати
Ми брали до уваги, що колектив регати великий і до початку перегонів досить розрізнений: багато хто ще не знайомий між собою, у всіх різний досвід закордонних поїздок і різні очікування. Хтось із учасників хоче, щоб його скрізь зустріли, скрізь супроводжували, скрізь усі показали, інший навпаки хоче більше свободи та самостійних рішень. Учасники летять до Хорватії з різних міст, час прильоту у всіх різний: хтось приїде заздалегідь, щоб самостійно погуляти середньовічними вуличками Спліта, хтось прямо з літака вирушитьв гавані, щоб розміститися на яхті. У таких умовах дуже важливо, щоб всі учасники мали під рукою мінімальну інформацію про те, як дістатися з аеропорту до міста, а там до яхти. Що робити в екстрених ситуаціях, як не загубитися, у принципі. Зрозуміло, що в загальному випадку кожна людина сама собі прораховує такі речі, але перестрахуватися ніколи не буває зайвою. Для цього ми використовували розділи Афлатум:
основна інформація про справу (навели базову інформацію: сайт регати, дати, місце тощо)
У статті у справі ми занесли своєрідний F.A.Q. у перші години після прильоту, до якого включили:
посилання на точку на карті, де швартуються яхти
інформацію про те, коли треба бути на яхті
інформацію про те, де можна купити їжу (на регаті передбачено організоване харчування, але кожен може самостійно організувати свій раціон)
інформацію про те, що робити, якщо прилетіли раніше
Детальна інформація про локації та пам'ятки
Нотатки - не найзручніший інструмент для розлогих текстів. Вони скоріше призначені для таких F.A.Q.-форматів, як описано в попередньому параграфі. Щоб докладніше описати пам'ятки Спліта та Марини Каштела ми дали у відповідній нотатці посилання на папку у розділі “Файли”, в якій були зібрані фотографії околиць та текстовий файл з описом основних локацій, які допоможуть скрасити години очікування до старту регати. Такі ж пакети інформації ми використовували і для інших локацій:
Інформація про 5 туристичних точок з фотографіями та pdf-документами зайняла на диску Aflatum всього 11Мб простору, що є зовсім малою частиною дискового простору, що надається PRO-передплатникам. Така економія сталаможлива завдяки особливій системі стиснення файлів, що використовується в Aflatum.
Нагадування про гонки, брифінги, свята та конкурси
Що сьогодні у нас? На це запитання учасники регати щодня отримували відповідь у вигляді списку подій в Афлатумі та нагадування про найважливіші з них, які приходили трьома каналами: sms, push та email. Незважаючи на заявлений wi-fi, кожен, хто вирушав у подорож за кордон, чудово знає, що інтернету довіряти в такій ситуації не дуже варто. Тому ми продублювали email і push повідомлення смсками, які доступні, до речі, не тільки PRO-користувачам, а й тим, хто має доступ до справ PRO-користувачів.
Щоб учасникам регати надходили повідомлення, ми спочатку додали в календар усі події, їх набралося більше 20. Для зручного візуального сприйняття подій різних типів ми помітили їх кольором:
Синій - морські гонки
Жовтий – вечірні заходи
Зелений – організаційні заходи на березі
Для подій, у яких була важлива точна геолокація, наприклад, для вечері в ресторані “Марина Фрапа”, ми вказали точні координати місця. Для подій, пов'язаних із файлами, в описах ми додали посилання на потрібну папку, наприклад перед прибуттям до міста Рогозниця учасникам регати була корисна інформація про місцеві пам'ятки, яку вони змогли отримати за таким посиланням.
Після створення подій ми повторно пройшлися всіма ними, щоб виставити коректні нагадування для учасників. Такі події як самі гонки ми супроводжували нагадуваннями, т.к. їх досить важко пропустити, коли ти живеш на яхті, а зайві нагадування тільки заважатимуть. У подіях на кшталт нагадування про костюмовану вечірку ми виставили вяк одержувачів нагадування всіх учасників, які прийняли доступи до справи (див. перший параграф статті), щоб ніхто не забув підготувати свій костюм. Залежно від змін у розкладі регати (на морі нічого не можна загадувати) організатори регати вже на місці коригували календар подій та час відправки нагадувань, щоб вони доходили вчасно та були актуальними.
Реєструйтеся в Афлатум та починайте працювати ефективніше!