Керуємо електронною поштою, Як все встигати
Отже, спробуємо розділити всі проблеми, які тут зазвичай виникають, на чіткі групи, щоб не звалювати все «в один кошик»:
- суто психологічні проблеми
Таким чином, ви не знаєте про надходження нової пошти, і вона вас не відволікає. Заплануйте невеликі перерви для перевірки пошти (2-3 протягом робочого дня), їх можна поєднати з невеликою паузою для відпочинку та випити чашку кави. Але – зверніть увагу – саме лише для перевірки! Ви переглядаєте нові листи і одразу сортуєте їх певним чином. Про те, як це робити, ми поговоримо окремо.
Звісно, організація робочої пошти має особливості. Насамперед, слід заздалегідь продумати таку структуру папок у робочій скриньці, яка б відповідала специфіці вашої діяльності. Тут можна лише дати найзагальніші рекомендації, що допомагають упорядкувати «поштовий» вал.
Організація поштової скриньки (створення додаткових папок)
Оскільки деякі листи містять важливу інформацію, вам доведеться їх зберігати протягом якогось часу. Практика показує, що наявність великої кількості листів у папці Вхідні відволікає та заплутує роботу, адже якщо листів стає багато, ви не можете запам'ятати, на якому етапі знаходиться листування, на яке питання ви вже відповіли – і таке інше. Тому після прочитання пошти краще відразу ж розподіляти її за додатковими папками, це важливий принцип – не накопичувати листи в папці Вхідні, крім тих випадків, коли на лист треба відповісти негайно. І одразу після відповіді його теж потрібно прибрати звідти, перемістивши у відповідну папку.
Тут може бути два підходи: якщо ви по роботі не пов'язані з великою кількістю проектів, то можна зробити, наприклад, 3 додаткові папки: Термінове, Довідкова інформація, Відповідні листи(Те, що може ще знадобитися). Якщо ж проектів багато, то розумніше зберігати листи в папках, названих на ім'я проекту або людини, з якою ви ведете дане листування. Іноді буває зручно зробити ще папку У роботі, куди перетягуються листи для подальшої роботи. Зверніть увагу на папку Надіслані! Листи там також краще не накопичувати, а чи видаляти, чи переміщати у потрібну папку за проектами.
Як правильно діяти після прочитання листа?
Якщо лист досить просто прочитати і взяти до уваги, то його можна за необхідності зберегти у відповідну папку. Якщо ж лист важливий, то тут можливо два варіанти:
- Відповісти відразу (в найближчий проміжок часу, який у вас запланований на роботу з листами!)
- спочатку (коротко) написати відправнику, що ви обдумаєте ситуацію і відповісте пізніше (тут буде приблизно той же алгоритм дій, що ми обговорювали - як прибрати перешкоди), причому не забудьте відразу зарезервувати час на відповідь і помітити це в щоденнику
Якщо ви не маєте запитуваної інформації, але знаєте, хто її може надати, надішліть цій людині отриманий вами лист, а відправнику вихідного повідомлення перешліть копію (CC). Таким чином, ви берете на себе роль посередника, надаючи допомогу відправнику вихідного повідомлення і "виходячи з гри" - одним пострілом ви вбиваєте двох зайців і отримуєте оптимальний результат!
Про інші важливі моменти роботи з електронними листами ми поговоримо у наступній частині статті