Керування часом
| Твори | 4 911 |
| Біографії | 2004 |
| Бібліографії | 10 251 |
| Словники | 161 |
| Словникові статті | 1 244 706 |
| Автор | Гранін Д. |
| Назва | Керування часом |
| Рік видання | 2004 |
| Розділ | Книги |
| Рейтинг | 0.21 із 10.00 |
| Zip архів | скачати (272 Кб) |
| Пошук за твором |
Визначення термінів виконання робіт
Ви ніколи не запізнитеся на поїзд, якщо хоча б раз у житті вже запізнилися на нього. Дж.К. Честертон
Щодня на роботі Ви або встановлюєте терміни, або їх узгоджуєте. Терміни є важливими, і вони є у всіх. Практично кожна робота має термін її виконання
Як не помилитися під час встановлення термінів виконання робіт?
Деякі терміни очевидні, тому що одна робота має бути виконана до певної дати та стати передумовою іншої. Наприклад, щомісячні звіти необхідно подавати наприкінці кожного місяця для того, щоб працівники бухгалтерії могли простежити якість діяльності організації в цілому. Інші терміни довільні. Наприклад, розбір картотек: тут Ви також можете встановити собі термін, який здасться Вам реальним, але якщо Ви в нього не вкладетеся, нічого страшного не станеться.
Основні причини виникнення проблем при встановленні термінів полягають у тому, що або ми не пов'язуємо їх з реальністю, або погоджуємося з тими, які нам пропонують, не замислюючись про сенс того, що відбувається.
Як мені навчитися вкладатися внамічені терміни?
Щоб завжди укладатися в намічені терміни, у своїй роботі постарайтеся дотримуватись наступних правил:
Планування за допомогою методу "Альпи"
Рік за роком ми стаємо все більш підготовленими для здійснення своїх прагнень. Але чого ми прагнемо? Лоуренс Пітер
У чому полягає метод «Альпи»?
Метод Альпи відносно простий, і після деяких вправ Вам знадобиться в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.
Метод включає п'ять стадій:
- складання завдань;
- оцінку тривалості запланованих дій;
- резервування часу (у співвідношенні 60:40);
- прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;
- контроль (облік незробленого).
Що дає метод Альпи?
Використання методу Альпи дає такі основні переваги:
- Найкращий настрій на майбутній робочий день.
- Планування наступного дня.
- Чітке уявлення про завдання дня.
- Упорядкування перебігу дня.
- Подолання забудькуватості.
- Концентрація на найбільш суттєвому.
- Зменшення обсягу "паперової" роботи.
- Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.
- Скорочення перешкод та небажаних перерв.
- Зменшення стресів та нервової напруги.
- Поліпшення самоконтролю.
- Підвищення задоволеності та мотивації.
- Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.
За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!
З чого розпочати планування методом «Альпи»?
Перша стадія – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра “План дня” все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:
- завдання зі списку справ або тижневого (місячного) плану;
- невиконане напередодні;
- справи, що додалися;
- терміни, які треба дотриматися;
- завдання, що періодично виникають.
Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі “План дня”, наприклад:
В - візити, наради;
Д - делегування справ;
П - у процесі, у справі;
ПК - поїздки, відрядження;
ПР - письмова робота, ділові листи, диктування;
Ч - процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).
Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:
ПК - нове приміщення для офісу;
В - Шишкін (комп'ютерна програма);
В - Іванов (експертна оцінка);
П – проект вивчення ринку;
К - Сидоров (статистика збуту);
ПР - Васильєв (лист);
Ч - спеціальний журнал для менеджерів;
Т - Кошкін (нестача персоналу);
Т - Сергій (вечірня партія в більярд).
Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:
П – проект вивчення ринку;
В - Іванов (експертна оцінка);
ПК - нове приміщення для офісу;
Ч - спеціальний журнал для менеджерів;
К - Сидоров (статистика збуту);
ПР - Васильєв (лист);
Т - Шишкін (комп'ютерна програма);
Т - Кошкін (нестача персоналу);
Т - Сергій (вечірня партія в більярд).
Однак це лише початок складання Вашого плану дня.
Що робити після визначення списку завданьна день?
Пам'ятайте, що реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити. Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій, наприклад:
П – проект вивчення ринку;
В - Іванов (експертна оцінка)
ПК - нове приміщення для офісу
Ч - спеціальний журнал для менеджерів
К – Сидоров (статистика збуту)
ПР - Васильєв (лист)
Т - Шишкін (комп'ютерна програма)
Т - Кошкін (нестача персоналу)
Т - Сергій (вечірня партія у більярд)
Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше позбавляєтеся перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели певний час.
Скільки часу потрібно резервувати «про запас»?
При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що Вам слід охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час має становити приблизно 5 годин!
Якщо Ви запланували понад 60% свого часу, слід невблаганно довестискладений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ може бути або перенесено наступного дня, або викреслено, або завершено за рахунок понаднормових.
Чим завершується планування методом «Альпи»?
Четверта стадія планування: прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення. Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5—6 годин.
Для цього, по-перше, встановіть однозначні пріоритети для своїх справ та уточніть відповідно до них завдання дня. По-друге, перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротите час на всі справи до абсолютно необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації.
В остаточному варіанті план дня може виглядати так:
П – проект вивчення ринку;
0,5 години доручається пану Х
В-Іванов (експертна оцінка)
ПК - нове приміщення для офісу
К – Сидоров (статистика збуту)
ПР - Васильєв (лист)
Доручається пану У
Ч - спеціальний журнал для менеджерів
Т - Шишкін (комп'ютерна програма)
Т - Сергій (вечірня партія у більярд)
Чому план дня рекомендується складати напередодні увечері?
Складайте план до початку роботи, а саме ввечері: з більшою впевненістю і розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день!
Вже по дорозі додому та по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботоюдень виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим.
Планування за системою Франкліна
Ви любите життя? Тоді не витрачайте безрозсудно час, бо це матеріал, з якого зроблено життя. Бенджамін Франклін
Які особливості планування системи Франкліна?
Багато менеджерів і керівників західних компаній успішно використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, зазначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування роботи.
На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзавдання, ті - на ще дрібніші підзавдання. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:
Мал. Піраміда планування Франкліна.
Як практично виглядає процес «будівництва піраміди»?
Яким чином буде виглядати процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?
Як випливає з назви,першочерговими є завдання, що не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити!Другорядними є завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягнути з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти до розряду першочергових). Нарешті,незначними вважаються завдання, які треба коли-небудьвирішити (добре, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.
Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спершу зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановано такі справи:
Перше завдання для Вас є першочерговим, т.к. Сьогодні закінчується термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання – людину треба привітати з днем народження саме цього дня.
Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, й інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо ви будете занадто зайняті і не зможете приділити час цим справам, ви можете безболісно відкласти їх на завтра.
Друге та п'яте завдання є для Вас малозначними (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати у хімчистці) – можна відкладати їх без особливої шкоди для себе.
У результаті список, якщо відсортувати його за рівнем пріоритетності завдання, має набути наступного вигляду:
Людина, яка вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час.
Чи передбачаються в системі Франкліна якісь спеціальні форми для записів?
Так, передбачено. Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшитивикористання системи Франкліна.
Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх).
На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план – 4-й поверх).
На початку кожного місяця та/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).
Зрештою, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові задачі літерою "A", другорядні - літерою "B" і маловажливі - літерою "C") та для позначки, що вказує на статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати під час роботи і, обов'язково, перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою "V ". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - літерою "X " (бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше наступного), а у графі "Статус" за поточний день малюється стрілка та вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.