Контроль за функціонуванням процесів

Функціональний, процесний та процесно-функціональний підходи. Контроль за функціонуванням процесів

Контроль за функціонуванням здійснюється протягом усього від входу до виходу. Вплив на процес з метою запобігання можливим невідповідностям, а не на результат - це базова концепція стандартів ISO серії 9000.

Одним із критеріїв оцінки результативності функціонування процесу поряд з економічними показниками можуть бути рівні частоти та тяжкості нещасних випадків, а також низка інших показників.

При розробці, впровадженні, підтримці, вдосконаленні та описі процесного підходу доцільно дотримуватись певної послідовності дій.

При розробці та впровадженні:

1. визначити перелік (склад) основних, підтримуючих, управлінських процесів (підпроцесів) та процедур, встановити послідовність та порядок їх взаємодії з іншими процесами;
2. призначити власника процесу (process owner), при цьому на кожен процес може бути один власник, який повністю відповідає за функціонування та покращення процесу, а також керівника (координатора, менеджера процесу - a process manager), який відповідає за якість його функціонування та безпосереднього виконавця процесу .

Визначити відповідальність та повноваження кожного з них у межах процесу:

1. описати (задокументувати) процеси, у своїй кожен із новачків повинен мати методику, яка регламентує порядок і послідовність його виконання;
2. встановити критерії результативності функціонування процесів та методи, що забезпечують управлінняними;
3. забезпечити наявність фінансових, матеріальних ресурсів та інформації, необхідних для підтримки та моніторингу цих процесів;
4. навчити персонал особливостям процесного підходу. Для підтримки та вдосконалення процесів необхідно:
5. встановити порядок та здійснювати моніторинг процесів, оцінку (вимірювання та аналіз) показників;
6. вживати заходів, що забезпечують досягнення запланованих заданих (бажаних) результатів;
7. забезпечити постійне управління процесами,
8. встановити порядок контролю та забезпечити контроль за ходом процесів, що виконуються сторонніми організаціями;
9. у разі необхідності анулювання процесу або анулювати його, або зробити необхідні зміни.

Все це забезпечується наявністю та управлінням документацією, що регламентує як виробничо-технічні процеси, так і процедури організації та управління.

Впроваджуючи систему процесного підходу, необхідно враховувати особливості, пов'язані з технічними та організаційними аспектами. Технічний полягає у визначенні процесів та їх власників, встановленні порядку взаємодії процесів, розробці методик моніторингу тощо.

Організаційний аспект складається з формування системи збору, аналізу та обміну інформацією, проведення постійного моніторингу, мотивації персоналу на відпрацювання всіх процедур та ін Тут важливо визначити: хто, кому, коли, що передає, в якій формі і до якого терміну. Це служить надалі для безперервного аналізу та прийняття коригувальних дій, а зрештою дозволяє перейти від елементів контролю до елементів результативного менеджменту.

Крім того, слід звернути увагу на таку обставину.

Важлива відмінна рисапроцесного підходу у тому, що увагу менеджерів і власника процесу звертається не так на результат, але в моніторинг самого процесу, з його розвиток. Здається, це суперечить принципу цільового методу управління, коли важливим не процес, яке результат. Але, мабуть, це тільки на перший погляд, тому що застосування процесного, а точніше процесно-цільового підходу передбачає необхідність впливу на процес з метою досягнення бажаного результату, інакше не потрібен був би сам процес.

При цьому безперервний моніторинг процесу має здійснюватися не лише з метою отримання бажаного комерційного результату, але й з метою забезпечення безпеки персоналу, який реалізує цей процес. Незважаючи на те, що це досить витратний захід, очікуваний результат (комерційний та безпека) вартий того, щоб це впроваджувати.

Тому при процесному (процесно - цільовому) підході не можна не враховувати кінцевий результат, тому що тільки він дозволяє судити чи досягнуті поставлені цілі.

Ще одна важлива особливість впровадження процесного підходу полягає у розподілі відповідальності та повноважень на основі означених процесів. В основі розподілу лежить теза: спочатку процеси, а потім обов'язки, повноваження та порядок взаємодії, відображені в посадових інструкціях та положеннях про підрозділи, а не навпаки.

Для того, щоб пропонований механізм управління функціонував, повинні бути розроблені внутрішньофірмові регламенти (стандарти, положення, методики), що визначають порядок впровадження, реалізації, взаємодії кожного з процесів (підпроцесів), по кожному з них повинні бути закріплені особи, відповідальні за їхнє функціонування, позначені параметри (показники та критерії), за допомогою якихпроводяться аналіз та оцінка.

Результативність процесного підходу в сукупності з іншими формами та методами управління полягає в наступному (як резюме):

---