Корпоративна картка

Видача готівки підзвіт пов'язана з певними труднощами: потрібна заява від потенційного підзвітника, наказ директора, видатковий ордер. Особливо це незручно компаніям, у яких бізнес побудований так, що виручка надходить одразу на розрахунковий рахунок, минаючи касу.

Хорошим рішенням у такій ситуації буде корпоративна картка. Працівник, на ім'я якого буде випущено персональну картку, зможе розплатитися нею або зняти готівку для покупки з рахунку компанії.

Переваги корпоративної картки:

мінімум документації;
економія часу;
не потрібно вкладатись у ліміт готівкових розрахунків;
смс-інформування.

Як оформити корпоративну картку

Щоб оформити корпоративну картку, треба направити заяву в обслуговуючий банк. Деякі банки надають змогу звернутися до них дистанційно. У заяві потрібно вказати тип картки, валюту, список працівників, на ім'я яких будуть випущені картки, паспортні дані працівників.

Зазвичай відкривають спеціальний картковий рахунок (бізнес-рахунок), але можна використовувати і робочий розрахунковий, встановивши ліміт витрачання коштів за карткою. Повідомляти контролюючі органи (ФНП, фонди) про відкриття нового рахунку не потрібно.

У разі прийняття позитивного рішення банк виготовить та передасть для працівників пластикові картки та ПІН-конверти. Вартість випуску карток, тарифи на обслуговування, комісії та інші умови будуть зазначені у договорі на відкриття та обслуговування корпоративних карток. Банк щомісяця формуватиме звіти по картах, а крім того, рух за спецрахунком компанія зможе контролювати за виписками.

Для активації карток потрібно перевести з розрахункового рахунку на бізнес-рахунок необхідну суму коштів. Поки що гроші лежать наспецрахунку, підзвітними вони не є. При розрахунку карткою або зняття готівки відбудеться списання грошей зі спецрахунку. З цього моменту гроші видано підзвіт, і в працівника виникає обов'язок звітувати про витрати у встановлений компанією термін.

Деякі банки пропонують організаціям такий банківський продукт, як корпоративна кредитна картка. Активуючи її, працівник витрачатиме кошти не роботодавця, а банку в межах кредитного ліміту. Компанія пізніше погасить борг перед банком з відсотками.

Як працювати з корпоративною карткою

Щоб співробітники чітко уявляли, як працювати з картами, в організації має бути регламентуючий акт – наказ керівника або положення про корпоративні картки. В акті потрібно закріпити такі моменти:

1. Порядок видачі

Так як карти виготовляються іменними, їх можна видати відразу на весь час роботи в організації. Або видавати щоразу, коли виникне потреба, наприклад, відрядження. В обох випадках потрібно завести книгу для фіксації фактів видачі та повернення карток. У книзі краще передбачити поля для:

номери картки;
ПІБ власника;
дати видачі та дати повернення;
підписів в отриманні та повернення;
підписи відповідальної особи.

2. Обов'язки Утримувача

берегти карту від пошкоджень;
не передавати картку іншим особам;
нікому не повідомляти ПІН-код;
без зволікання повідомити банку про втрату або виявлені факти несанкціонованих операцій з карткою;
витрачати гроші на суворо вказані роботодавцем цілі;
у встановлений термін подати авансовий звіт.

3. Витрачання грошей із корпоративної картки

У цьому пункті визначте види витрат таграничний розмір здійснення операцій. Зазвичай, бізнес-картами оплачують господарські, представницькі витрати. До того ж їх зручно брати у відрядження.

4. Порядок звіту

Тут вказують терміни для підзвіту та подання авансових звітів.

Термін підзвіту – це тривалість відрядження чи термін, протягом якого працівник має зробити купівлю (сплатити роботи, послуги) для підприємства. При «готівковому» звіті термін пише керівник на кожній заяві на видачу грошей. У нашому випадку для покупок доведеться зазначити якісь середні цифри з огляду на особливості господарського життя організації.

Терміни подання авансових звітів для безготівки не встановлені, але їх можна зробити загальними, як для розрахунків готівкою, так і для розрахунків пластиком – три робочі дні, після того, як закінчився термін підзвіту або завершилося відрядження.

Окрема тема – виправдувальні документи. Її можна виділити в окремий пункт, якщо в компанії немає регламенту роботи з підзвітними особами. Адже якщо первинка не вселяє довіри, організації важко буде відстояти витрати на прибуток або спрощений податок. Тому краще докладно прописати склад виправдувальних документів кожного виду витрат.

5. Відповідальність Держателя

«Працівник, на якого оформлена корпоративна карта, несе матеріальну відповідальність за нецільове використання грошей організації, та зобов'язаний відшкодовувати заподіяні організації збитки.

За повної чи часткової відсутності підтверджуючої первинки працівник зобов'язаний донести виправдувальні документи. В іншому випадку авансовий звіт не затверджується, а сума, що бракує, підлягає утриманню з доходів працівника. Крім того, працівник повинен знати, що якщо первинка буде оформлена на нього, а не на компанію, упрацівника з'явиться оподатковуваний ПДФО дохід.

Багаторазові неузгоджені з роботодавцем операції зі зняття та повернення пропорційних сум вказують на використання корпоративної картки в особистих цілях і прирівнюються до короткострокових процентних позик з наслідками, що випливають».

Відображення операцій з корпоративними картками у бухгалтерському обліку