Листування по e-mail у діловому обороті
Кому належить e-mail?
Неспроможними будуть посилання компанії на те, що листування вело неуповноважена особа від її імені. Якщо в тексті укладеного договору було зазначено її e-mail, то передбачається, що користується ним уповноважена від імені компанії особа. При зламі поштової скриньки компанія, яка вказала на нього своїм контрагентам, повинна повідомити про це, оскільки вони сумлінно покладаються на її пошту і даних про зворотне у них немає.
Укладання договору
З огляду на п. 2 ст. 434 ЦК України, договір може бути укладений у письмовій формі шляхом обміну документами з електронного зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором. Про це може також свідчити фактичне виконання умов договору, оскільки з поведінки сторін вбачається їхня дійсна воля.
З огляду на п. 1 ст. 433 ЦК України договір вважається укладеним з моменту отримання особою, яка направила оферту (пропозицію укласти договір), її акцепту (згоду на укладення договору). Вчинення особою, яка отримала пропозицію, у строк, встановлений для її прийняття, дій щодо виконання зазначених у ньому умов (відвантаження товарів, надання послуг, виконання робіт, сплата відповідної суми тощо) вважається акцептом, якщо інше не передбачено законом, іншими правовими актами або зазначено в оферті (п. 3 ст. 438 ДК РФ).
Передача документів
У укладеному договорі сторони можуть передбачити, що його виконання здійснюватиметься, зокрема, електронною поштою. Зокрема, електронною поштою будуть надсилатися документи, листи та повідомлення, а також інша ділова кореспонденція.
У практиці допускається:
Документи, що надсилаються електронною поштою, мають бути подані у загальновідомих форматах табути читаними. Це робить їх доступними для сприйняття і не створює труднощів для контрагента.
Зміна та розірвання договору
У ст. 452 ЦК України сказано, що зміна та розірвання договору відбувається у тій же формі, в якій його було укладено. Отже, обмін електронними листами, спрямований на зміну умов укладеного у письмовій формі договору, сам собою не тягне його зміни.
При тлумаченні умов договору судом береться до уваги буквальне значення слів і виразів, що містяться в ньому. Буквальне значення умови договору у разі його неясності встановлюється шляхом зіставлення з іншими умовами та змістом договору загалом.
Коротко про головне
Отже, чинним законодавством України допускається використання електронної пошти у діловому обігу. При цьому спеціальне регулювання її використання відсутнє. У законі встановлено лише окремі випадки, що стосуються конкретних відносин: подання процесуальних документів до суду, використання електронного цифрового підпису тощо.
При цьому правила застосування e-mail у діловому обороті зводяться в основному до загального дозволу використання за умови, що можна достовірно встановити особу, від якої виходить лист. Зрозуміло, документи, що містяться в ньому, повинні бути виконані в загальновідомих форматах і бути читаними.
Як докази роздруківки з електронної пошти можна подавати як у простій письмовій формі, так і у вигляді протоколів огляду нотаріусом сторінок в Інтернеті. Кращим є перший варіант, оскільки він безкоштовний.
Зміна та розірвання договору, який був укладений у письмовій формі, по e-mail допускається за умови, що сторони своєю поведінкою виконалидомовленість. Наприклад, покупець сплатив товар за новою ціною, яку було повідомлено електронною поштою.
Бичков Олександр начальник юридичного відділу ЗАТ «ТГК «Салют»»