Максимальна сума підзвіт - яку можна видавати співробітнику, скільки у 2019 році
Що таке видача грошей підзвіт, та яку максимальну суму можна видати співробітнику підзвіт у 2019 році. Які можуть бути підстави для цього, а також, що про підзвітні кошти говорить законодавство.
Жодна організація не обходиться без видачі коштів співробітникам різних цілей. Це може бути відрядження чи представницькі витрати.
Але щоб контролювати фінанси підприємства, необхідно вести правильний облік витрат. Усе це обов'язок бухгалтера.
Зміст
Тим більше, що у 2019 році почали діяти нові правила видачі коштів під звіт, про які слід знати.
Необхідні відомості ↑
Для цього співробітник зобов'язаний уточнити у своїй заяві, що гроші слід перерахувати на його зарплатню.
Іноді писати заяву не потрібно, оскільки видача коштів провадиться на підставі відповідного наказу.
Але фахівці наполягають, що заява таки має бути, щоб згодом на організацію не було накладено штрафу. Цей спосіб спрощує процедуру видачі грошей співробітникам різні витрати.
Головне, щоб у призначенні платежу була вказана мета переказу грошей, інакше ця сума може бути розцінена податківцями як заробітна плата.
Слід також дотримуватись термінів видачі коштів. Загалом законодавством вони не обмежуються. Існує практика, коли керівник сам встановлює певні терміни.
І тоді співробітник зобов'язаний звітувати за витрачені гроші пізніше цього періоду. Тобто звіт щодо них працівник зобов'язаний надати протягом 3 днів (підпункт 6.3 п. 6 Вказівки №749).
Співробітник обов'язково має відзвітувати за отриманігроші та повернути ту суму, яка залишилася невикористаною.
Бухгалтери часто припускаються фатальної помилки, не оформлюючи повернення грошей до каси підприємства. Ще частіше співробітники просто не повертають кошти через незнання чи спеціально.
Щоб перестрахуватись, краще прописати цей пункт у трудовому договорі або зобов'язати працівників надавати авансовий звіт.
У деяких випадках його відсутність може спричинити серйозні наслідки для компанії. До звіту мають бути додані папери, які можуть підтвердити вироблені витрати (чеки, квитанції тощо).
Бухгалтер або інша уповноважена особа перевіряє звіт та підтверджує, що кошти були витрачені без порушень.
Далі документ підписує керівник і потім відбувається списання підзвітних коштів. Ще один момент, про який забувають бухгалтери, це касовий ордер.
Форму цього документа затверджено законодавством і без нього проводити подібні розрахунки не можна (пункт 6.4 Вказівки 3210-У).
Тому видача грошей із каси підприємства може розцінюватися податковими органами як серйозне порушення процедури. А що робити, якщо працівник не повернув решту грошей?
У цій ситуації є лише один вихід – утримання певної суми із його зарплати. Усе це відбувається виключно з законних підставах (ст. 137 ТК РФ).
Але слід знати, що слід дотримуватися таких правил:
Якщо він не дає своєї згоди на відрахування боргу із зарплати, це питання слід вирішити у судовому порядку. Також не варто затягувати із наказом, інакше також доведеться звертатися до суду.
Відповідно до Трудового кодексу (ст. 138) одноразове утримання із заробітної плати не повинно бути більше 20%. А якщо працівник звільнився і не погасивзаборгованість?
Законодавством встановлено, що строк позовної давності дорівнює 3 рокам, протягом яких організація може звернутися до суду (ст. 196 ЦК України).
Якщо цей термін закінчився, то підприємству доведеться списувати ці гроші. Відповідно до ст. 265 ПК України ця сума має бути включена до так званих позареалізаційних витрат.
Нерідко бухгалтери наполягають на тому, щоби співробітник підписав спеціальний договір про матеріальну відповідальність.
Вважається, що такий документ зможе гарантувати підприємству повне повернення коштів. Насправді, при видачі грошей під звіт ця процедура зовсім ні до чого. Гроші і так можна буде утримати із заробітної плати.
Перелік працівників, з якими договір про матеріальну відповідальність справді слід укладати, міститься у додатку до Постанови Мінпраці України від 31. 12. 02 № 85.
Визначення
Підзвітні кошти – це гроші, які видаються підзвітній особі для здійснення витрат, пов'язаних із діяльністю підприємства.
Під такими витратами мають на увазі:
- господарські потреби;
- відрядження;
- представницькі витрати.
Підзвітна особа – це працівник підприємства, який отримує гроші на певні витрати. Раніше видавати кошти можна було лише штатним співробітникам. Щоправда, у деяких випадках бухгалтерії організацій оминали це правило.
Отримуючи кошти від організації на здійснення поїздки на відрядження або інші потреби, підзвітна особа бере на себе певні зобов'язання.
Насамперед, вони стосуються витрати коштів згідно з цільовим призначенням. Це має бути підтверджено документально. Неповернення грошей або недоцільні витратипризводять до серйозних наслідків.
Підстави для видачі
Природно, що в організації проводиться облік усіх витрат, у тому числі незапланованих. І все має бути обов'язково задокументовано.
Тому підставою для видачі грошей є заява працівника або наказ керівника (при нарахуванні грошей на картку).
Попередньо необхідно перевірити, чи немає у співробітника боргу попередньо видані йому кошти. Якщо він є, то кошти такому співробітнику не видаються.
У разі коли заборгованостей немає, бухгалтер підприємства видає касовий ордер і видає гроші. Форму заяви законом не встановлено, тому її пишуть у довільній формі.
Найчастіше цей документ виглядає так:
Якщо кошти підзвіт знадобилися керівнику підприємства, він також зобов'язаний написати заяву.
Це потрібно, навіть якщо про видачу грошей вимагає генеральний директор фірми. Дотримуючись встановленої процедури, можна в майбутньому уникнути проблем із податковими органами.
Законні підстави
Скільки можна видавати грошей у підзвіт у 2019 році ↑
В Україні всі розрахунки в національній валюті, які здійснюються в рамках одного договору, не повинні перевищувати 100 тис. рублів.
І вважається, що це обмеження перевищувати не можна. Але є свої нюанси. Багатьох таки цікавить питання про те, яку максимальну суму можна видати співробітнику підзвіт понад 100000 рублів?
Справа в тому, що цей ліміт на витрати встановлено для розрахунків між організаціями та ІП. На розрахунки з фізичними особами, якими у разі виступають співробітники підприємства, не поширюється.
Відео: розрахунки з підзвітними особами
Головне щобліміт 100 тисяч співробітник не перевищував при розрахунках з іншими компаніями або приватними підприємцями.
А отже, що законодавством України ця сума не обмежується. Тому максимальний розмір коштів, що видаються підзвітом, встановлюється керівником організації.
Це ж стосується й того, яку суму можна видати у підзвіт 2019 року директору. Все залежить від фінансових можливостей підприємства.
Хто встановлює обмеження?
Якщо у бюджетній організації
Отримання коштів під звіт у бюджетних організаціях нічим не відрізняється від цієї процедури у приватних організаціях.
Якщо гроші йдуть на витрати на відрядження, то їх розмір визначають або колективний договір, або відповідний нормативний акт (ст. 168 ТК РФ).
Сума видається виключно на основі заяви співробітника. Обов'язково слід упевнитись, що працівник звітував за попередні витрати бюджетних грошей.
Єдине, що необхідно пам'ятає співробітнику, що з розрахунках від імені організації з приватними підприємцями та юридичними особами не можна перевищувати ліміт в 100 тис. рублів.
Про судову практику щодо визнання договору підряду неукладеним, дивіться тут.
Потім він зобов'язаний прозвітувати за витрачені гроші, надавши бухгалтеру підприємства авансовий звіт. Також гроші можуть бути перераховані на банківську картку, які спрощують цю процедуру.
Відповідальність за порушення
Організація зобов'язана нести відповідальність за порушення будь-якого з пунктів Положення № 373. Вона полягає у накладенні на компанію наступних штрафів:
| Юридичні особи | Виплачують їх у розмірі від 40 до 50 тис. рублів |
| Посадові особи | Повиннізаплатити штраф від 4 до 5 тис. рублів |
Видача грошей під звіт – важлива ділянка бухгалтерського обліку, без якої не може обійтись жодне підприємство.
Іноді до цих правил законодавством вносяться різні зміни, про які потрібно знати.
Інакше будь-яка, навіть найменша помилка, може призвести до порушення закону та подальшої відповідальності.