Microsoft Outlook - Інформатика, програмування
Microsoft Outlook є програмою керування даними для настільного комп'ютера. Вона допомагає зручно організувати дані на вашому комп'ютері, надавати її для спільного користування та підтримувати зв'язок з іншими користувачами.
У цій роботі розглянемо основні характеристики програми MSOutlook, наведемо приклади та області її використання.
MS Outlook
Увімкнути програму MS Outlook можна за допомогою кнопки «Пуск» або натиснувши на ярлик програми на панелі MS Office.
Після запуску програми відкриється вікно, зразковий вигляд якого наведено нижче:
Використання Outlook для керування особистими та службовими даними
Outlook містить такі засоби керування даними особистого та службового характеру.
– Календар. Контролює ваш розклад та планує зустрічі з іншими людьми. За допомогою календаря можна швидко знайти потрібне місце в розкладі та відобразити його на екрані. За допомогою наявної панелі завдань, де показано завдання на конкретний день, можна спланувати роботу над ними.
– Завдання. Містить перелік справ особистого та службового характеру, які потрібно виконати. Завдання можна розставляти пріоритетами, призначати іншим користувачам.
– Щоденник. Реєструє зв'язки з деякими контактами, важливі елементи Outlook (наприклад, повідомлення електронної пошти) та файли, а також веде облік різних дій, відстежуючи їх виконання.
- Нотатки. Дозволяє робити нашвидкуруч записи на згадку; наприклад, питання, цінні думки, вказівки, а також тексти, які планується використовувати пізніше в іншому місці, та багато іншого.
– Файли. В Outlook можна відкривати, переглядати та колективно використовувати файли інших програм.Office.
– Загальні інструментальні засоби. У складі Outlook передбачено низку інструментів, що підвищують ефективність роботи.
Використання Outlook для організації колективного доступу до даних у групі
Як член робочої групи, за допомогою Outlook ви можете більш ефективно спілкуватися з іншими членами групи та організовувати планомірне використання загальнодоступних даних. Для цих цілей Outlook надає такі можливості:
Список учасників. Показує перелік учасників зборів, на які ви запрошені.
Передача прав доступу та дозвіл на роботу в папці. Дозволяє передавати іншій особі права доступу до папок Outlook і права на відправку пошти від вашого імені, або надавати колезі права читання, зміни або створення елементів у спільних та особистих папках на сервері MicrosoftExchange.
Планування груп. Дозволяє планувати збори та резервувати для них приміщення та необхідне обладнання. Розклад складається за допомогою аналізу інтервалів зайнятості запрошених на збори та необхідних ресурсів.
Загальні папки. Застосовуються для збирання, організації та спільного використання файлів та елементів Outlook у рамках робочої групи або всієї організації. Забезпечують участь у публічних оперативних обговореннях із залученням багатьох користувачів. Дозволяють спільно використовувати один список контактів або завдань у групі.
Сумісність із Schedule+. Забезпечує можливість обміну запрошеннями на збори та відомостями про зайнятість із користувачами Schedule+. Дозволяє використовувати Schedule+ 95 як особистий календар та інструмент складання розкладів груп, залишивши у веденні Outlook зв'язок поштою та інші функції. Таким чином можна користуватися одним розкладомспільно з усіма членами групи, включаючи тих, у кого Outlook не встановлений.
Призначення завдання. Дозволяє передати запит із завданням колезі, який має право прийняти завдання, відхилити або перепризначити. Після прийняття завдання Outlook відстежуватиме стан завдання та оновлюватиме його у списку завдань.
Голосування. Дозволяє проводити опитування, надсилаючи у поштовому повідомленні питання з кількома варіантами відповіді та підраховуючи результати відповідей.
Форми Outlook. Дозволяє створювати будь-які форми, в яких можна задавати та показувати різні дані.
Для розробників бібліотека об'єктів автоматизації. Дозволяє розробляти додаткові програми для читання та запису даних Outlook. Забезпечує інтеграцію в Outlook макрокоманд та програм мови Visual Basic Scripting Edition.
Використання Outlook спільно з іншими програмами Office
Якщо ви знайомі з будь-якими програмами Microsoft Office, Microsoft Exchange або Schedule+, вам буде зрозуміло багато команд і інструментів Outlook.
Вкладення. Дозволяє включати файли Office до таких елементів Outlook, як поштові повідомлення, зустрічі, контакти, завдання та щоденникові записи.
Автощоденник. Автоматичний запис створюваних або відкритих документів Office.
Провідник з документів. Дозволяє переглядати та шукати в Outlook файли Office. Властивості документів. Установки пошуку, сортування, групування та часткового відображення вмісту файлів Office в Outlook.
Редагування методом «перенести та залишити». Дозволяє копіювати дані безпосередньо з Outlook до інших програм Office і назад.
Майстер імпорту та експорту. Допомагає імпортувати та експортувати файли Microsoft Excel, Microsoft Access та іншихформатів.
Злиття пошти разом із Word. Дозволяє створювати конверти, наклейки та листи на основі списку контактів Outlook.
Помічник Office. Пропонує допомогу при роботі в Outlook. Дає довідки про майстрів, показує поради та повідомлення.
Панель Office. Дозволяє швидко надіслати повідомлення, організувати зустріч, створити завдання, контакт, запис у щоденнику або нотатку, навіть якщо Outlook не запущено. Панель Office можна налаштувати, увімкнувши до неї кнопки для файлів, які часто використовуються. У Office 03 у звичайному варіанті інсталяції панель Office не формується, якщо вона не була інстальована у складі Office 97. Для створення панелі Office повторно виконайте програму інсталяції Office.
Office шаблони. Використовуються при створенні в Outlook нових документів шаблонів Office.
Зв'язки задач. Дозволяють створити завдання Outlook у програмі Office та згодом простежити за нею в Outlook.
Майстер листа Word. Дозволяє написати в Word новий лист, призначений члену списку контактів Outlook.
Файли Office як форми Outlook. Дозволяє використовувати файли Office як форми Outlook при створенні нестандартних елементів.
Використання Outlook в Інтернеті
Internet Mail та запрошення на збори. Використовується для надсилання та отримання поштових повідомлень та запрошень на збори передачі через постачальника Інтернет-послуг або через порт Internet Mail на сервері Microsoft Exchange.
Організація Web-сторінок у спільній папці. Дозволяє збирати Web-сторінки для спільного використання в групі та відстежувати частоту їх використання при оновленні, їх належність будь-кому тощо.
Автопідпис. Автоматично додає до поштових повідомлень особистий підпис або будь-який текст, а такожтакож вставляє їх у будь-які елементи.
Пошук усіх однотипних повідомлень та всіх повідомлень від цього відправника. Шукає в активній теці всі повідомлення на одну тему або всі повідомлення, отримані від конкретного відправника.
Гіперпосилання. Дозволяють включати у поштове повідомлення пряме посилання на сервер або веб-сторінку.
Відстеження повідомлення. Дозволяє відстежити час отримання або відкриття повідомлення одержувачем. Усі повідомлення про доставку, читання, відкликання та голосування зводяться воєдино в початковому повідомленні.
Позначка повідомлення. Визначає дії, які потрібно виконати у зв'язку з цим повідомленням.
Примітки для відповіді. Позначає вашим іменем зміни, внесені до тексту при відповіді на повідомлення, для зручності виявлення вашої редагування.
Голосування. Дозволяє проводити опитування, посилаючи у повідомленні питання з кількома варіантами відповіді та підраховуючи результати. Підсумки голосування зводяться у початковому повідомленні.
Події цілий день і кілька днів. Дозволяє планувати такі події, як дні народження та семінари, а також помічати відповідний час у розкладі як вільний чи зайнятий.
Перегляд у дні, тижні або місяці, скорочення вихідних днів. Дозволяє переглядати в календарі лише час, що вас цікавить.
Календарик. Дозволяє швидко вибрати в календарі один або кілька днів, у тому числі вразки, і перенести захід на інший день. Дати, виділені жирним шрифтом, позначають дні призначених зустрічей.
Час зайнятості та відсутності на службі. Дозволяє оголошувати ваш вільний час, час зайнятості чи умовну зайнятість, час відсутності на роботі. Ця інформація використовується іншими людьми, які планують зустрічі з вами.
Попередження про збіг часузборів чи зустрічей. Видає повідомлення, якщо нові збори або зустрічі накладаються на раніше заплановані або примикають до них.
Планувальник зборів. Допомагає знайти час для зборів, аналізуючи інтервали зайнятості всіх запрошених учасників.
Обробка запрошень на збори. Підтримує актуальність розкладу. Outlook, автоматично показує в календарі запрошення на збори.
Повторювані збори. Дозволяє одноразово запланувати збори, які повторюватимуться з регулярними інтервалами.
Зміна часового поясу. Перемикає час на інший часовий пояс під час подорожі, продовжуючи показувати колишній час.
Друк у три колонки. Друкує щоденний та щотижневий календар та список завдань, формуючи план роботи на папері.
Свята. Дозволяє включати до календаря національні та міжнародні свята.
Висновок
Робота в Outlook дозволяє використовувати наведені нижче можливості.
– Керувати даними особистого та службового характеру, наприклад, повідомленнями електронної пошти, файлами, відомостями про зустрічі, контакти та завдання, а також стежити за ходом роботи.
– Організовувати колективне використання даних у межах групи за допомогою електронної пошти, планування роботи групи, спільних папок тощо.
– Користуватися даними спільно з іншими програмами Office, переглядати та шукати файли Office в Outlook.
– Підключатися до служби Web та користуватися її послугами.
– Налаштувати Outlook програмними методами (для розробників).
Література
1. Ваграменко Я.А., Комп'ютерні мережі: вітчизняні та зарубіжні. - М., 2001.
2. Клімеко С.В., Уразметов В. Internet. Середовище проживання інформаційного суспільства. -Протвіно, 2007.
3. Крол Ед. Все про INTERNET. Керівництво та каталог. - Київ, 2000.
4. Петраков А.В. Введення електронної пошти. - М., 2003.
5. Якубайтіс Ч.Л. Інформаційні мережі та системи. Довідкова книга. - М.: 2006