Наукова діяльність ВНДІДАД - Менеджмент

2. Наукова діяльність ВНІІДАД

2.1 Основні правила роботи архівів організації

В даний час Федеральна архівна служба України веде активну роботу зі створення нової нормативно-методичної бази архівної справи, перегляду та скасування застарілих документів. Вийшли друком нові «Основні правила роботи архівів організацій» (М.: Росархів; ВНІІДАД 2004), необхідність розробки яких обумовлена кардинальними змінами в галузі економіки, реформуванням управлінських структур, правових основ архівної справи, а також широким впровадженням у сферу управління нових інформаційних технологій .

Правила висвітлюють нові завдання, що виникли у роботі архівів у час, такі як організація депозитарного зберігання документів, виконання архівами платних робіт і послуг, вимоги до охоронного режиму архівів.

Нові Правила встановлюють комплекс положень, норм і вимог, що дозволяють на їх основі виконувати архівами організацій усі їх функції щодо формування архівного фонду організації, опису та обліку документів, забезпечення збереження документів, їх використання в самій організації та за запитами інших користувачів, а також передачі впорядкованих документів постійного зберігання державних архівів.

Тимчасове зберігання документів державної частини АФРФ здійснюється:

архівних документів федеральних органів державної влади, Генпрокуратури, галузевих академій, державних об'єднань, установ, організацій та підприємств федерального тареспубліканського підпорядкування – протягом 15 років;
архівних документів органів державної влади та прокуратур країв, областей, міст федерального значення, автономної області, автономних округів, прокуратур міст та районів, державних установ, організацій та підприємств крайового та обласного підпорядкування, підпорядкування автономної області та окружного підпорядкування – протягом 10 років;
архівних документів органів місцевого самоврядування, установ, організацій та підприємств міського та районного підпорядкування, підприємств сільського господарства – протягом 5 років.

Протягом цих років державні організації зобов'язані не тільки зберігати архівні документи, а й вести їх облік, створювати засоби пошуку інформації в документальному масиві, використовувати документи на користь своєї організації та інших запитів, готувати документи до передачі на державне зберігання. "Основні правила роботи архівів організацій" встановлюють положення, норми та вимоги до роботи архіву, виконання яких дозволяє йому повною мірою здійснювати свої функції.

Основні правила є обов'язковими лише для архівів організацій (як державних, так і недержавних), що зберігають документи Архівного фонду України, віднесених до державної власності. Основні правила обов'язкові для всіх державних організацій. Таким чином, вступні положення Основних правил залишають можливість двоякого трактування найважливішої проблеми сфери їх застосування.

Основні правила за обсягом компактні. Вони десять розділів замість чотирнадцяти. У них залишилося 150 сторінок замість 173. Основні правила охоплюють усі напрямки діяльності відомчих архівів: експертизу цінності документів, комплектування архіву, забезпечення безпеки, організацію, облік,використання документів, науково-довідковий апарат, порядок передачі документів, організацію роботи архіву.

Змінено поняття відповідальності за ведення архівів. Якщо у Правилах 1986 року відповідальність за стан та вдосконалення архівної справи та діловодства в організаціях несли їх керівники, то в Основних правилах записано, що «посадові особи організації відповідають за порушення норм, встановлених цими Правилами».

Відмінною рисою основних правил є регламентація процесів роботи з електронними документами.

Права архіву змінені та звужені. Знятий пункт про право архіву давати в установленому порядку вказівки структурним підрозділам організації та архівам відповідних підвідомчих організацій з питань, що входять до компетенції архіву. В Основних правилах архів організації має право: вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі до архіву документів у впорядкованому стані; контролювати правила роботи з документами у структурних підрозділах та організаціях-джерелах комплектування архіву; вимагати від структурних підрозділів та організацій-джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості; брати участь у заходах, які проводяться державними архівними установами.

Розділ про експертизу цінності документів відкривається описом її нормативно-методичних засад.

Теорія експертизи та практика відбору документів не ідентичні. Практична експертиза – масовий акт. У ній не виключені помилки: цінні документи можуть бути з якихось причин знищені і водночас залишені малоінформативні документи, ймовірність яких стати джерелом будь-якого історичного дослідження мізерна (хоча й не виключена). Звідсиособливу увагу до критеріїв експертизи, з яких виробляються конкретні судження про наявність чи відсутність постійної цінності документів.

Критерії – логічні одиниці теорії експертизи, мірила цінності, які у ролі певних стандартів інформаційних аспектів документів. Критерії-еталони виражають у узагальненому вигляді погляди архівознавства на постійну історичну цінність документів. Їх застосування виявляє не тільки позитивне (захисне), а й негативне ставлення до документів, що визначає відмову від їх основної маси.

Змінилися зв'язки управління. Найбільшого розвитку набули горизонтальні зв'язки, вертикальні — менш централізовані; розширилися зв'язки з постачальниками та споживачами, які перетворилися на організації-партнери чи посередників. Як результат – зміна характеру та обсягу традиційних функцій, виникнення нових функцій, наприклад маркетингу, який поєднав прогнозування, планування, постачання, збут продукції. Основні функції управління дедалі більше переходять до самих держпідприємств та здійснюються лише самими підприємствами недержавної форми власності.

Усе це призводить до зміни системи документування діяльності організацій, отже, і оцінки документів, які у результаті цієї діяльності. Звідси зміна які у архівознавстві класичними ставлення до головних і неголовних функціях, завдання організацій, тобто. їх значення.

Збереження документів, що відбивають особливості діяльності тих чи інших організацій, залишається завданням архівістів. Такими особливостями можуть бути: унікальність діяльності, новизна продукції, товарів, послуг, конкурентоспроможність, участь у міжнародних та регіональних програмах, трудові, суспільні традиції, стабільністьіснування, робота в екстремальних умовах, особливо важлива роль у розвитку певної сфери діяльності в країні або на конкретній території, наступність зазначених факторів для новостворених чи перетворених організацій.

Параграф Основних правил «Організація проведення експертизи цінності документів» починається незмінною констатацією того, що експертиза цінності документів проводиться, по-перше, у діловодстві — при складанні номенклатур справ, у процесі формування справ та при підготовці справ до передачі до архіву, по-друге, у процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання. Зовсім виключено параграфи про нормативно-методичну основу проведення експертизи цінності.

Головну роль в організації та проведенні роботи з експертизи цінності документів, добору та підготовки до передачі на постійне зберігання документів Архівного фонду України утворюються в процесі діяльності організації, відіграє експертна комісія (ЕК, ЦЕК).

Параграф "Оформлення результатів експертизи цінності документів" скорочено за рахунок відомостей про організації, які не утворюють документи постійного зберігання. Натомість про них сказано у Переліку в такий спосіб. Організації, які є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного терміну за Переліком в такий спосіб. Державні, державні організації – 10 років. Недержавні організації – щонайменше 10 років. Подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та/або необхідність практичного використання документів.

Певні документи (нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки діяльності та перспективи розвитку організації) постійного терміну зберіганнянеобхідно зберігати в організаціях всіх форм власності, документи яких не надходять до державних, муніципальних архівів, до ліквідації даних організацій, що зумовлено чинним законодавством та/або тривалим практичним значенням зазначених документів. При цьому надається перелік статей за Переліком. Те саме стосується документів з позначкою ЕПК.