Навігатор для проекту MS Project формули індикатори

План – це не ідеальна картина, а навігація за проектом

Чому коли ви їдете на машині і потрапляєте в пробку, що щойно виникла, то ваш навігатор перераховує маршрут і час руху по ньому, а керуючи проектом, ви відмовляєтеся від такого корисного інструменту? При зміні вашого проекту ви зрідка дивитеся на єдиний маршрут, розрахований без урахування пробок навігатором, не підключеним до Інтернету. А найчастіше ви взагалі обходитеся без нього, покладаючись на досвід та інформацію, яку запам'ятали під час складання початкового маршруту. Впевнений також, що вам знайома така думка. План – це ідеальний сценарій, насправді все буває інакше, тому потрібно виконувати проект, не орієнтуючись на план. Автори подібних тез під словосполученням «план проекту» мають на увазі лише початковий план (Базовий план). Але зауважу, що проект може мати інший План, який враховуватиме всі зміни в проекті та є вашим навігатором за проектом. Такий інструмент показуватиме вам:

  • Актуальний розклад усіх завдань
  • Вузькі місця
  • Прогноз завершення проекту (етапу)

Використовуючи рекомендації, наведені у статті, ви навчитеся легко оживляти ваші план-графіки, знаходити проблемні місця, прогнозувати досягнення кінцевої мети. Тим самим ви якісно покращите навички планування та контролю, що підвищить вашу ефективність мінімум на 20%!

Налаштування статусів завдань

Вам один раз потрібно налаштувати програму (MS Project), використовуючи формули, наведені наприкінці статті, та графічні індикатори. Після чого ви зможете регулярно використовувати простий та ефективний інструмент. Отже, розглянемо статуси завдань, які намналежить налаштувати.

навігатор

  • ЗавершеноЗавдання виконано на 100%
  • Майбутня задачаЗавдання буде виконуватися в майбутньому як за планом, так і фактично.
  • За планом. Завдання не відстає. Вона виконується, але її фактичний відсоток завершення більший, ніж плановий. Наприклад, є завдання тривалістю 10 днів. Через 5 днів, вона виконана на «90%», а згідно з планом вона повинна бути виконана лише на половину (50%)Групи завдань із затримкою:
  • ЗатримкаЗавдання виконується, але фактичний відсоток її завершення нижчий, ніж плановий. Наприклад, є аналогічне завдання тривалістю 10 днів. За планом після закінчення 9 днів завдання вже має бути виконане на «90%», а фактично воно виконане лише на половину (50%). Це окремий випадок простого варіанту завдання із затримкою, коли завдання за планом ще не має бути завершено, але фактичний прогрес менший за запланований.
  • Завдання простроченоЄ окремим випадком завдань із затримкою. За планом таке завдання має бути завершено (100%) на момент звітної дати, проте фактично це завдання не завершено (0%) на момент звітної дати, проте фактично це завдання ще не розпочато (0%).
  • Неактивне завданняТакі завдання хоч рідко, але іноді зустрічаються в планах-графіках, тому для них потрібно задати відповідний індикатор, щоб програма не вводила вас в оману. Наприклад, завдання може виявитися простроченим, а фактично воно таким бути не може, оскільки виконувати його не потрібно.

Аналіз завдань

  • Статус «Завершено»Рекомендуєтьсявідзначати такі завдання перед проектною командою, щоб показувати прогрес наближення до наміченої мети, тим самим збільшуючи позитивну мотиваціюучасників команди.Не рекомендуєтьсявитрачати час на «проектних комітетах», щоб детально відзвітувати перед куратором або замовником про виконану роботу. На таких зустрічах набагато ефективніше обговорювати проблеми, ризики та майбутні плани на найближче майбутнє.
  • Статус «Майбутня задача»Нема рації аналізувати всі завдання, які почнуться в майбутньому. Однак має сенс звернути увагу на завдання, які розпочнуться у найближчий період. (Для цього зручно використовувати фільтри, але про це в іншій статті).
  • Статус «Завдання прострочено»Важливо.У планувальників вважаєтьсязлочином, коли у вашому плані присутні такі завдання! Для таких завдань завжди має бути надано прогноз завершення.
  • Статус «Завдання не розпочато»Важливо.Оскільки початок таких завдань прострочено, необхідно запитувати прогноз початку виконання. Насправді нерідко буває, що такі завдання залежить від закінчення прострочених завдань чи то від виконуваних завдань, не включених у план.
  • Статус «Затримка»На практиці не часто приділяють увагу завданням, які ще не повинні бути закінчені, проте не зайве уточнити у виконавців, чи буде завершено завдання до наміченого терміну. У разі негативної відповіді потрібно запитати прогноз закінчення, щоб завдання не виявилося згодом простроченим.

Практичне використання індикаторів

Індикація є частковою автоматизацією процесу контролю проекту. Індикатори миттєво сигналізують користувачам плану статусів завдань. Замість того, щоб у голові розраховувати статуси завдань, за вас це робить програма. Далі при опрацюванні проблемних завдань ви отримуєте «живий» план-графік робіт, який буде навігаторомдля вашого проекту.

Алгоритм актуалізації плану

Настійно рекомендую регулярно проводити контроль за ходом виконання проекту. Це варто робити 1 раз на тиждень або 2 рази на тиждень. У процесі контролю слід дотримуватися алгоритму:

  1. Збирати та проставляти відсотки завершення завдань
  2. Запитувати та проставляти прогнози закінчення завдань зі статусом «Завдання прострочено»
  3. Запитувати та проставляти прогнози початку завдань зі статусом «Завдання не розпочато»
  4. Включати в план забуті роботи, які гальмують виконання «не розпочатих» завдань

В результатіви завжди матимете актуальний план (розклад проекту) та прогнози настання підсумкових подій (завершення проекту, етапу).

Типові приклади

Для всіх прикладів почало однакове. Ви проставили відсотки виконання робіт. Далі програма автоматично розрахувала статуси завдань. На наступних прикладах буде показано, як працювати з цією інформацією.

Як бачимо, що в плані є завершені завдання, неактивні завдання, наприклад, резерв, який не потрібно було використовувати. Хвалимо за це виконавців та звертаємо увагу на завдання із затримкою (особливо прострочені завдання).

У плані присутні прострочені та не розпочаті завдання. Наприклад, верстальник не може розпочати верстку макетів внутрішніх сторінок модуля «Замовлення товару» для інтернет-магазину. Причина: дизайнер не встиг розробити чи погодити із замовником дизайн цих сторінок.

Необхідно уточнити у дизайнера, коли буде завершено малювання макетів і передано верстальнику. Дата початку верстки автоматично розрахується програмою. У результаті в плані будуть відсутні прострочені та не розпочаті завдання.

У плані присутні прострочені та не розпочаті завдання. Наприклад, у вас є ряд виконаних завдань, але подальші завдання щодо інтеграції із суміжною системою замовника досі не розпочато.

Як з'ясувалося, ви не можете розпочати роботу з інтеграції, оскільки замовник вам не передав вивантаження з БД та реквізити для інтеграції. Спочатку в плані не було зазначено завдання замовника щодо надання цих даних, і не зазначено результату, який має бути надано для початку робіт з інтеграції. Ця інформація трималася в голові, всі сподівалися на замовника, адже це його робота. Отже, в цій ситуації необхідно додати це завдання та віху про надання результату для початку наступного завдання до Плану. Якби ці завдання були заплановані заздалегідь, то «штурхання» замовника почалося б набагато раніше. У результаті в плані будуть відсутні прострочені та не розпочаті завдання.

Прогноз завершення проекту (етапу)

Одним із призначень, заради яких актуалізується план, є отримання прогнозу завершення проекту (етапу чи іншої контрольної події). У цій статті не розглядатиметься застосування базового плану для вимірювання відхилень кожного завдання. Однак, використовуючи одну просту опцію MS Project, можна завжди отримувати інформацію про відхилення контрольних подій.Рада.Під час початкового планування задайте «Крайній термін» для великих сумарних завдань (таких як сумарне завдання проекту/етапу) та/або контрольних віх. Для цього зайдіть у «Довідки про завдання», перейдіть на вкладку «Додатково» та задайте в ній «Крайній термін». На діаграмі його буде відзначено зеленою стрілочкою. Щодо цієї точки ви завжди вимірюватимете відхилення.

У наведених вище прикладах не розглядається питання, скільки відсотків складає відхилення по завданням. Рекомендуюдекомпозувати завдання на завдання тривалістю лише звітний період. Наприклад, у вас нарада щодо статусу проекту проходить 1 раз на тиждень, отже тривалість завдання по можливості не повинна перевищувати 5 робочих днів. У цьому випадку буде не так важливим є відхилення 20% або 34,5%. Ви концентруватиметеся на результати виконання невеликих завдань, ніж на відсоток виконання тривалих завдань, який не так просто виміряти.

Інтегрований статус відхилення завдань щодо Плану

IIf(Not [Активна];"Неактивна"; IIf([% завершення]=100;"Завершено"; IIf([Віха]; Switch( ([% завершення]) [ Дата звіту про стан]);"Майбутнє завдання"; ([% завершення] 0;100;ProjDateDiff([Початок];[Дата звіту про стан])/[Тривалість]*100) [Дата звіту про стан] ;"Майбутнє завдання"; ([% завершення] =[Дата звіту про стан]);"Завдання не розпочато"; (IIf(ProjDateDiff([Закінчення];[Дата звіту про стан]))> 0;100;ProjDateDiff([Початок];[Дата звіту про стан])/[Тривалість]*100)>[% завершення]) And ([Закінчення]>=[Дата звіту про стан]);"Затримка" ) ) ) )

Плановий відсоток завершення завдань

Використовується у наведеній вище формулі. Однак виділяю її окремо, можливо вам знадобиться для побудови інших формул IIf([Віха]; IIf([Початок]>=[Дата звіту про стан];0;100); IIf([ Початок]>=[Дата звіту про стан];0; IIf(ProjDateDiff([Закінчення];[Дата звіту про стан])>0;100;ProjDateDiff([Початок];[Дата звіту про стан]) )/[Тривалість]*100) ) )

Зауваження. Для сумарних завдань цей відсоток не завжди розраховується актуально через обмежені можливості розрахунку формул для сумарних завдань.