Немає ІПН роботодавця, Статті, Журнал «Кадрова справа»

Статті на тему

Як доповнити трудовий договір відсутніми обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця.

Отримати екземпляр трудового договору у працівника

Зміст трудового договору складає сукупність його умов та відомостей, перелік яких міститься у ст. 57 ТК РФ. Відомості трудового договору є інформацію про його сторони, необхідну для їх ідентифікації див. Необхідні відомості трудового договору (Блок "Роз'яснення експертів").

До відомостей про роботодавця, які обов'язково повинні бути включені до трудового договору, належать, у тому числі, відомості про ідентифікаційний номер платника податків (ІПН).

Якщо під час укладання трудового договору до нього були включені якісь із необхідних відомостей про роботодавця, він має бути доповнений шляхом внесення відсутніх відомостей у текст трудового договору (год. 3 ст. 57 ТК РФ).

Оскільки трудовий договір укладається у двох ідентичних примірниках, то будь-які зміни та доповнення мають проводитися на всіх наявних примірниках. Один екземпляр трудового договору зберігається у роботодавця, інший – у працівника. Отже, роботодавець, виявивши відсутність у тексті трудового договору обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця, повинен отримати екземпляр трудового договору працівника для внесення необхідних доповнень до обох екземплярів трудового договору.

Скласти проект повідомлення про необхідність внесення до тексту трудового договору (до кожного примірника) відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця

Закон не визначає спосіб отримання екземпляра трудового договору, що належить працівникові, для внесення до нього необхідних доповнень. Доцільно вимагати упрацівника його екземпляр трудового договору у письмовій формі, наприклад, склавши повідомлення. Повідомлення про необхідність внесення до тексту трудового договору обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця (шаблон, приклад) складається у вільній текстовій формі на бланку, застосовуємо роботодавцем для звернення до працівників з певною інформацією.

Підписати повідомлення

Повідомлення про необхідність внесення до тексту трудового договору відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця має бути підписано керівником організації або іншою посадовою особою, уповноваженою вирішувати питання про доповнення та зміну укладених трудових договорів.

Реквізит "Підпис" включає найменування посади особи, яка підписала повідомлення, його особистий підпис та розшифровку підпису.

Зареєструвати повідомлення

Підписане уповноваженим представником роботодавця повідомлення про необхідність внесення до тексту трудового договору відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця реєструється у спеціальній обліковій формі, наприклад, у Журналі реєстрації повідомлень працівників.

При реєстрації на повідомленні оформлюються реквізити "Дата реєстрації" та "Реєстраційний номер".

Ознайомити працівника з повідомленням під розпис та (або) вручити екземпляр повідомлення працівникові

З повідомленням про необхідність внесення до тексту трудового договору відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця працівник має бути ознайомлений під розпис. Реквізит "Віза ознайомлення" включає:

фразу "З повідомленням ознайомлено";
найменування посади працівника;
особистий підпис працівника;
дату ознайомлення із повідомленням;
розшифрування підпису.

повідомленняпро необхідність внесення до тексту трудового договору відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця може бути складено у двох примірниках. У цьому випадку один екземпляр повідомлення вручається працівникові, а екземпляр повідомлення з оформленою візою ознайомлення залишається на зберігання у роботодавця.

Надіслати екземпляр повідомлення у справу

Повідомлення про необхідність внесення до тексту трудового договору відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця оформляється роботодавцем на зберігання в окрему справу або особисту справу працівника (якщо воно ведеться).

Про направлення повідомлення у справу документі робиться відповідна позначка.

Отримати екземпляр трудового договору працівника

Після того, як працівнику повідомлено про необхідність доповнити трудовий договір (обидва екземпляри) обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця, які з якихось причин не були внесені до тексту договору під час його укладання, він надає свій екземпляр трудового договору роботодавцю.

Внести відсутні обов'язкові відомості про ІПН роботодавця до тексту трудового договору

Вносимо відсутні обов'язкові відомості про ІПН роботодавця в обидва екземпляри трудового договору. Так як Трудовий кодекс (ч. 3 ст. 57 ТК РФ) передбачає можливість внесення обов'язкових відомостей безпосередньо до тексту трудового договору, саме так і слід надійти у випадках, коли виникла така необхідність.

Оформити запис про внесення обов'язкових відсутніх відомостей в обидва екземпляри трудового договору на екземплярі, що зберігається у роботодавця

Крім доповнення тексту трудового договору відсутніми обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця необхідно зробити позначку про дату доповнення трудового договору такими відомостями, найменуванняпосади особи, яка доповнила трудовий договір, а також його особистим підписом. Зробити таку позначку, звичайно, слід на обох примірниках трудового договору.

Оформити відмітку про доповнення трудового договору відсутніми обов'язковими відомостями в Журналі обліку трудових договорів та змін до них

Як правило, роботодавець веде облік укладених трудових договорів, а також всіх змін і доповнень, що вносяться до них. Такий облік може вестись у спеціальній реєстраційній формі, наприклад, у Журналі реєстрації трудових договорів та змін до них.

Найчастіше на практиці в цьому Журналі реєструються, крім самих трудових договорів, додаткові угоди до них, наприклад, про зміну певних сторонами умов трудового договору або переведення працівника на іншу роботу. Однак не зайвим буде фіксувати в такій обліковій формі будь-які зміни, що вносяться до тексту трудового договору, в тому числі, доповнення його обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця, що не вистачає.

Передати екземпляр трудового договору працівникові

Передаємо екземпляр трудового договору працівникові. Після внесення відсутніх обов'язкових відомостей про ІПН роботодавця в обидва екземпляри трудового договору, доповнений екземпляр, що належить працівникові, необхідно йому повернути.

Отримати відмітку про отримання працівником екземпляра трудового договору на екземплярі, що зберігається у роботодавця

За аналогією з правилами, що діють під час укладання трудового договору, отримання працівником екземпляра трудового договору з внесеними до нього обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця, підтверджується його підписом на екземплярі договору, що зберігається у роботодавця. Для цього необхідно, щоб працівник після отримання доповненого обов'язковими відомостями екземпляразробив відмітку про те, що йому вручено екземпляр договору, розписався та простовив дату отримання ним екземпляра договору на трудовому договорі, що залишається на зберігання у роботодавця.

Направити екземпляр трудового договору у справу

Примірник трудового договору, доповненого обов'язковими відомостями про ІПН роботодавця, який залишається у роботодавця, повертається до справи, до якої він оформлений для зберігання під час його укладання. Це може бути окрема справа, в яку підшиваються усі укладені з працівниками договори за певний період, або особиста справа працівника, якщо вона ведеться.