Нюанси перерахування підзвітних сум на зарплатну картку працівника
Директор узяв гроші у підзвіт шляхом перерахування з розрахункового рахунку організації на свою особисту "зарплатну" картку. Частину коштів взяв на виплату зарплати собі.
Чи можливе використання особистої "зарплатної" картки для перерахування коштів під звіт? Який порядок оформлення бухгалтерських документів при використанні підзвітною особою перерахованих їй коштів не відповідає їх цільовому призначенню?
Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:
Організація має право перераховувати кошти під звіт на "зарплатні" (особисті) картки своїх співробітників за наявності письмових заяв від них із зазначенням реквізитів банківської картки, суми та строку, на який видаються гроші, підписи керівника та дати. Такий спосіб надання коштів під звіт повинен бути передбачений у локальному нормативному акті організації та її облікової політики.
За відсутності документального підтвердження цільового використання перерахованих "підзвітних" коштів та їх неповернення організація має право утримати відповідну суму із заробітної плати, видавши відповідний розпорядчий документ.
Підзвітна особа зобов'язана у строк, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення строку, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (за їх відсутності - керівнику) авансовий звіт з документами, що додаються. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (за їх відсутності - керівником), його затвердження керівником та остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються у строк, встановленийкерівником.
При цьому будь-які норми, що регламентують порядок надання безготівкових коштів працівникові під звіт, відсутні; не врегульований також і термін, протягом якого підзвітна особа має звітувати за отриманими ним, не пов'язаними з відрядженнями, коштами.
отримання готівкових коштів у валюті України чи іноземній валюті біля РФ;
отримання готівки в іноземній валюті за межами території РФ;
оплату товарів (робіт, послуг, результатів інтелектуальної діяльності) у валюті України на території РФ, а також в іноземній валюті - за межами території РФ;
інші операції у валюті РФ, щодо яких законодавством України не встановлено заборону (обмеження) на їх вчинення;
Інші операції у іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства РФ.
Складається в одному примірнику підзвітною особою та працівником бухгалтерії.
На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми витрат за ними (графи 1-6). Документи, що додаються до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису у звіті.
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення та підрахунку сум, а також на зворотному боці форми зазначаються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7-8), та рахунки (сурахунки), що дебетуються ці суми (графа 9). Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на цеособою та приймається до обліку. З даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у порядку.
Крім того, типова схема проводок не передбачає операції щодо спрямування підзвітних коштів на виплату заробітної плати співробітнику або проведення заліку розрахунків за відповідними рахунками. Тому ми вважаємо, що у такому разі за відсутності виправдувальних документів невикористаний аванс має бути повернено підзвітною особою.
Іншими словами, організація має право утримати не підтверджену виправдувальними документами суму із заробітної плати при її неповерненні, видавши відповідний розпорядчий документ (наприклад, наказ), визначивши в ньому строк та суму можливого утримання (з урахуванням обмеження).
У бухгалтерському обліку при утриманні із заробітної плати не повернутих сум, виданих під звіт, робляться записи:
Дебет 94 "Нестачі та втрати від псування цінностей" Кредит 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - врахована сума коштів, видана працівнику під звіт та не повернена у строк;
Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" Кредит 94 - утримані підзвітні кошти із заробітної плати працівника.
При неможливості утримання неповернених підзвітних сум із заробітку працівника з будь-яких причин організація може вимагати повернення такого роду коштів у судовому порядку (ст. 248 ТК РФ).
Рекомендуємо ознайомитись з такими матеріалами:
- енциклопедія рішень. Облік перерахування підзвітних сум на банківські картки працівників;
- енциклопедія рішень. ПДФО з неповернених підзвітних сум;
- енциклопедія рішень. Облік при перерахуванні заробітної плати на банківські картки працівників.
Відповідьпідготував: Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ Волкова Ольга
Контроль якості відповіді: Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ аудитор, член РСА Мельникова Олена
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».