Номенклатура справ у відділі кадрів
"Відділ кадрів бюджетної установи", 2010, N 1
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ У ВІДДІЛІ КАДРІВ
Робота відділу кадрів пов'язані з оформленням значної кількості документів. Законодавством встановлено, що всі документи повинні зберігатися в організації протягом певного часу, а потім передаватися на зберігання до архіву. З метою систематизації необхідних роботи документів і зазначення термінів їх зберігання використовується номенклатура справ. Що вона являє собою, якими нормами права регламентована і який порядок її складання, розповімо в цій статті.
Склад кадрової документації
Усі документи умовно можна поділити на кілька груп:
1. Локальні нормативні акти:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні нормативні акти (положення про порядок проходження випробувального терміну, проведення атестації, проведення навчання та ін.). Дані документи вказані у ст. 8 ТК РФ. З ними роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника прийому працювати до підписання трудового договору (ст. 68 ТК РФ);
2. Організаційні документи:
- журнал ознайомлення із локальними нормативними актами. Необхідність його ведення випливає із зазначеної вище ст. 68 ТК РФ, яка закріплює обов'язок роботодавця знайомити працівників з локальними нормативними актами під розпис. У разі відсутності такого журналу підтвердженням того, що працівники ознайомлені з локальними нормативними актами, буде лист-засвідчувач, підшитий до відповідного документа, що містить прізвища, підписи ознайомлених з ним працівників та дату ознайомлення;
- журнал обліку наказів з особового складу. Ведення цього журналу продиктовано необхідністю точного обліку порядкових номерів кадрових наказів. При невеликому штаті співробітників на всенакази з обліку руху кадрів можна вести один журнал, інакше можливе ведення окремих журналів за кожним видом наказів;
- штатний розклад. Вказівки на цей документ містяться у ст. ст. 15 та 57 ТК РФ. Хоча законом не встановлено норми, які зобов'язують роботодавця оформляти штатний розпис, він важливий для керівника установи, оскільки закріплює діючу структуру організації, а також для бухгалтерії, оскільки містить відомості про оплату праці за кожною посадою в організації та загальному фонді заробітної плати;
- графік відпусток. Необхідність його ведення продиктована ст. 123 ТК України. Під час перевірки трудовою інспекцією відсутність графіка відпусток та штатного розкладу може спричинити накладення адміністративного штрафу відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ;
3. Документи з обліку кадрів та оформлення трудових відносин:
- накази з особового складу (про прийом, переведення, звільнення працівників, надання відпустки тощо). Ці уніфіковані форми первинної облікової документації встановлено Постановою N 1 і поширюються організації незалежно від форми власності, здійснюють діяльність біля РФ, зокрема бюджетні;
- особиста картка форми N Т-2 та N Т-2ГС (МС). Цей документ є обов'язковим для заповнення на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір. Особиста картка заповнюється співробітником відділу кадрів виходячи з документів, поданих працівником;
- Трудові книжки. Обов'язковість їхнього ведення встановлено ст. 66 ТК РФ. Зокрема, зазначено, що роботодавець веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, якщо робота цього роботодавця є для працівника основною. Порядок заповнення трудової книжки встановленоПостановами N 69 та N 225;
- інші документи (заяви, довідки, службові записки, акти про дисциплінарні порушення, пояснювальні).
Звісно, це далеко не повний список. У різних організаціях можуть складатися інші документи. Проте більшість із перелічених документів є обов'язковими для складання в будь-якій організації та підлягають включенню до номенклатури справ.
Поняття номенклатури справ
Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ може бути використана для розробки схеми картотеки на виконані документи.
Пунктом 3.4.4 Правил встановлено три види номенклатур:
2. Приблизна - встановлює приблизний склад справ, які заводяться у діловодстві організацій, куди вона поширюється, із зазначенням їх індексів. Носить рекомендаційний характер. Як приклад можна навести:
- Наказ Міносвіти РРФСР від 20.09.1988 N 41 "Про документацію дитячих дошкільних установ", що містить Примірну номенклатуру справ дитячої дошкільної установи та Рекомендації щодо застосування Зразкової номенклатури справ дитячих дошкільних установ;
3. Індивідуальна – встановлює склад справ конкретної організації, формується на основі типової та зразкової номенклатур справ.
Як правило, номенклатура справ складається у кожному структурному підрозділі організації, та був з їхньої основі формується зведена номенклатура справ організації. Ми приділимо особливу увагу порядку складання номенклатури справ кадрової служби.
Індекс│ Заголовок справи │ Кількість│Термін зберігання│ Примітка
справи │ │од. хр.│ та N статті │
01-01 │Статут, свідоцтво про │ │Пост. │
│державної реєстрації │ │13А, 15 ПТД │
01-02 │Свідоцтво про постановку │ │5 л.* │*Після
│юридичногоособи (театру) на │ │169 ПТД │зняття з
│облік у податковому органі │ │ │обліку
01-03 │Інструкції, методичні │ │3 р.* │*Після
│вказівки та рекомендації │ │10Б ПТД │заміни
│Міністерства культури України, │ │ │новими
06. Робота з кадрами
06-01 │Персональні посадові │ │75 л. ЕПК │*Включаються
│інструкції працівників театру │ │Реш. ЦЕПК від │до складу
06-02 │Типові посадові інструкції │ │3 р.* │*Після
06-03 │Інструкції, методичні │ │3 р.* │*Після
│вказівки про роботу з кадрами │ │10Б ПТД │заміни
06-04 │Накази директора театру з │ │75 л. ЕПК │
│особовому складу │ │6Б ПТД │
Індивідуальна номенклатура справ складається з урахуванням типової і зразкової номенклатур справ шляхом перенесення передбачених ними заголовків справ, які передбачається завести у діловодстві організації, конкретизованих з урахуванням її специфіки. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться до індивідуальної номенклатури справ без змін.
При складанні номенклатури справ спочатку визначають список документів, що утворюються в діяльності організації, шляхом вивчення складу та змісту наявних в організації документів. Враховуються статут або положення про організацію, положення про її структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатура справ організації за минулий рік, описи справ постійного та тимчасового зберігання, реєстраційні форми, відомчі та типові переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, типові та зразкові номенклатури справ ( п. 3.4.7 Правил).
Основою визначення структури номенклатури справ є структура організації, яка відбито у штатному розкладі. Розділами номенклатури справ є назвипідрозділів (наприклад, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо) (п. 3.4.8 Правил). Якщо організації немає структурних підрозділів, то розділами номенклатури справ може бути напрями діяльності організації. Наприклад, у номенклатурі справ навчального закладу можна встановити такі розділи: дирекція, навчальна робота, навчально-виховна робота, виробнича практика та ін.
Зведена номенклатура справ складається виходячи з номенклатур справ окремих підрозділів. Форму номенклатури справ структурного підрозділу організації визначено у Додатку 8 до Правил. Вона має бути підписана керівником відповідного підрозділу. Нижче наведемо зразок заповнення форми номенклатури справ структурного підрозділу організації, керуючись зразковою номенклатурою справ театру.