Облік компенсації витрат працівникам компанії
Майже у всіх компаніях є співробітники, у яких посадові функції так чи інакше пов'язані з регулярними поїздками містом та сусідніми населеними пунктами. Як правило, це водії, кур'єри, торгові агенти. Трохи рідше доводиться роз'їжджати, наприклад, юристам, бухгалтерам, мерчендайзерам та іншим. Таким співробітникам компанія або заздалегідь купує проїзний квиток - єдиний або на окремі види транспорту, або за фактом відшкодовує вартість придбаного ними квитка. Працівникам, чиї посадові функції передбачають регулярні роз'їзди, компанія зобов'язана відшкодовувати витрати у зв'язку з робочими поїздками, у тому числі витрати на проїзд. Список подібних професій та посад працівників треба затвердити у колективному договорі чи локальному нормативному акті. Цими ж документами слід закріпити порядок, умови та розміри компенсування витрат на поїздки. Роботодавець може сам встановити, чия робота належить до роз'їзної. Отже, компанії потрібно виконати кілька кроків:Крок1: Встановити порядок компенсації витрат на проїзд у локальному нормативному акті (як правило, в компаніях розробляють Положення про роз'їзний характер роботи), колективний або трудовий договір. Наведемо приклад формулювання умови:
Крок2: Треба закріпити наказом або додатком до Положення список "роз'їзних" професій та посад:
Крок3: Треба закріпити умову про роз'їзний характер у трудових договорах (або доп. угодах) співробітників. Наприклад, формулювання умови може бути таким:
Податковий облік Розглянемо ПДФО та страхові внески. Оскільки компенсація витрат за проїзд відбувається за вимогою норм Трудового кодексу, прибутковий податок із неї не утримується (п. 3 ст. 217 НК РФ). Тепер щодо внесків до фондів, то ними також не оподатковується сума відшкодування витрат. Не підлягають оподаткуванню всі види компенсаційних виплат, передбачених законодавством, пов'язані із здійсненням працівником своїх посадових функцій (Федеральний закон № 212-ФЗ). Внески не нараховуються на компенсацію вартості проїзних квитків для працівників із роз'їзним характером роботи. Аналогічні норми щодо внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань. Відтак відшкодування також звільняється від оподаткування внесками ФСС на травматизм. У податковому обліку компенсація проїзних витрат за умови їхнього документального підтвердження враховується при визначенні податкової бази з податку на прибуток у складі інших витрат. При застосуванні ССП вона не визнається у витратах. У бухобліку компенсування проїзних витрат відображається такими проводками: Дебет 20 (26, 44) - Кредит 73 - відображаємо проїзні витрати; Дебет 73 (70) – Кредит 50 (51) – відшкодовуємо витрати працівникові.
ПДВ з відшкодування розмов до відрахування прийняти не вийде, оскільки рахунок-фактуру на ім'я компанії постачальник зв'язку не виставляє.