Облік витрат на персонал
 |
За діючою інструкцією Держкомстату РФ, витрати на персонал передбачають 3 групи витрат:
Витрати на оплату праці включають усі відповідні витрати компанії, незалежно від джерел фінансування, зокрема виплати наступних видів:
1) Оплата за відпрацьований час, включаючи: – зарплату за тарифними ставками, відрядними розцінками, окладами; - вартість реальної винагороди; - відсоток від виручки, вартості наданих послуг; - стимулюючі доплати; - натуральні та грошові премії, незалежно від джерел виплати; – компенсаційні виплати у зв'язку з умовами праці та режимом роботи; – щомісячна винагорода за вислугу років та винагороду; - комісійна винагорода (для брокерів, страхових агентів); – оплату для керівників та фахівців, які залучалися до процесу підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації кадрів, які відволікаються при цьому від основної роботи; - оплату спеціальних перерв у роботі; - гонорари для штатних співробітників; - оплату різниці в окладах при тимчасовому замісництві, роботи сумісників та інших безперервних співробітників. 2) Оплата за невідпрацьований час, включаючи: – оплату щорічних, навчальних та додаткових відпусток; - оплату простоїв з причини вимушених прогулів і з вини співробітників; - оплату пільгового часу, часу здійснення державних обов'язків, донорів; - оплату подарунків; - одноразові премії, що виплачуються за підсумками роботи за рік; - виплати на харчування, паливо, за утримання житла; – компенсації працівникам за невикористані відпустки; - матеріальну допомогу.
Соціальні виплати включають:
• надбавки до пенсій для працюючих на підприємстві; • одноразові допомоги ветеранам праці, що виходять на пенсію, що виплачуються за рахунок коштів підприємства; • оплату санаторних та туристичних путівок, занять спортом; • внески за рахунок коштів організації на оплату медичних послуг, медичного страхування; • компенсації для жінок у частково оплачуваній відпустці для догляду за дітьми; • відшкодування витрат на перебування дітей у яслах, дитячих садках; • вихідну допомогу при припиненні трудового договору; • компенсації за шкоду, заподіяну здоров'ю працівників, професійні захворювання та каліцтва, виплати для утриманців загиблим, відшкодування моральної шкоди згідно з судовою постановою; • оплату проїзду до місця роботи, транспортних послуг; • виплати протягом періоду працевлаштування під час звільнення зі скорочення штатів; • стипендії для осіб, яких підприємство направило на навчання; • матеріальну допомогу у зв'язку із сімейними обставинами працівника; • допомога з погашенням різних позичок, у будівництві житла.
Управління витратами на персонал передбачає оптимізацію та бюджетування витрат на персонал.
Де і як вести облік витрат на персонал
При розрахунку та виплати зарплати використовуються відомості наступних форм:
Заповнення особового рахунку провадиться протягом року, з відображенням щомісячно всіх видів утримань та нарахувань. Дані, що містяться в особовому рахунку, є підставою розрахунку середнього заробітку при оплаті відпустки, нарахувань по лікарняних та ін. На кожного співробітника наступного року відкривається новий особовий рахунок.
Як здійснювати планування витрат на персонал
Процес бюджетування витрат наперсонал передбачає такі етапи:
1 етап: Підготовка та аналіз необхідних даних (оцінка діяльності поточного періоду, прогноз її результатів).
Попередньо виконується аналіз планів підрозділів із внесенням необхідних коригувань у спільних інтересах. Робиться це у тому, щоб підвищення витрат за працівників не випереджало збільшення продуктивність праці.
До обмежень бюджету относятся:
• нестача засобів для виконання; • посилення конкуренції; • неможливість придбати ресурси за прийнятними цінами; • нестача досвідчених співробітників відповідної кваліфікації; • інші фактори.
2 етап. Визначаються цілі (ключові показники ефективності – якісні та кількісні, які використовуються за фактом в оцінці ефективності свого бюджету).
3 етап. Складається ресурсний бюджет (з визначенням об'єктів видатків).
4 етап. Складається номінальний бюджет (ресурсний бюджет переводиться до бюджету грошових витрат).
5 етап. Аналіз, контроль, коригування.
6 етап. Твердження бюджету.
7 етап. Забезпечення робіт на виконання затвердженого бюджету.
8 етап. Виконання бюджету.
Планування витрат на персонал ґрунтується на результатах планування потреби у ньому. Потрібний облік завдань та цілей організації на плановий період, планів розвитку компанії, планів виробництва та продажів, стану ринку праці у звітному регіоні. Важливо при цьому не обмежуватися лише оцінкою кількісної потреби в персоналі, але також оцінити якісну – зокрема, вимоги у відносинах освіти, кваліфікації, особистісно-ділових якостей, відповідності характеристик працівників вимогам щодо їхніх робочих місць.
Зупинимо увагуна основних засадах при формуванні витрат на заробітну плату:
1. Погодити темпи зростання продуктивності праці та реальну зарплату; 2. Враховувати та прогнозувати вплив ринку праці; 3. Механізм формування витрат на оплату праці має бути логічним, простим та доступним співробітникам.
Багато компаній сьогодні зацікавлені залучати молодих перспективних фахівців із формуванням спеціальних програм для цього. У бюджеті на наймання персоналу в даному випадку необхідно передбачити витрати на роботу з ВНЗ: ціна участі у цьому заході як день відкритих дверей, сума стипендій, оплата студентської практики та інше. Необхідний і облік ймовірності допущених помилок у процесі найму, звільнення працівників, які не пройшли випробування, можливої відмови деяких кандидатів у прийнятті на роботу.
1. Працевлаштування непридатних кандидатів; 2. Помилкове формування вакансії; 3. Відмова у працевлаштуванні придатного претендента.
Для планування витрат за персонал потрібна оцінка потреби у навчанні працівників.
Серед методів з оцінки необхідності навчання слід зазначити:
- Експертні оцінки (оцінка потреби навчання за заявками з боку керівників підрозділів); - соціологічне дослідження - на основі опитування співробітників та керівників організації; - оцінка персоналу - на основі оцінки кваліфікації та інше.
Найефективніший і об'єктивніший варіант – останній, хоч і є найбільш витратним рішенням.
При плануванні статей бюджету видатків на співробітників можна працювати з різними методичними підходами.
Складнощі, з якими часто стикаються під час бюджетування видатків:
1. Нечіткий поділобов'язків HR- та фінансової служб. Поширеним явищем в українській практиці стає конкуренція за вплив у питаннях кадрового бюджетування, що виникає у HR-директора та керівника фінансової служби; 2. Менеджер з персоналу не залучається до остаточного затвердження бюджетування витрат на персонал. Нерідко бюджет видатків на співробітників обговорюється та приймається без HR-директора, який не входить до складу бюджетної комісії; 3. секвестування витрат керівництвом без проведення системного аналізу затверджених витрат; 4. Висока вартість витрат за персонал; 5. Особливості вітчизняного віднесення витрат та оподаткування; 6. Недотримання ухваленого бюджету. Розробляється та приймається бюджет деяких організацій лише формально. Витрачається для його розробки багато часу, але в роботі так і не дотримується.
Як розрахувати ефективність витрат на навчання персоналу
Проведемо оцінку показника приросту обсягу продажу на 1 карбованець витрат на навчання торгового персоналу. Припустимо, що в середньому по роздрібних точках продажу обсяг продажу в 1-му півріччі поточного року становив більше обсягу продажів за аналогічний період попереднього року на 20%, або 100 мільйонів рублів в абсолютному вираженні. Проведемо експертну оцінку факторів, які на цю динаміку впливають.
Зупинимо увагу на витратах на навчання фахівців із продажу (дані в таблиці). Належить до їх вартості: проведення навчальних програм і внутрішніх тренінгів (з урахуванням зарплати внутрішніх тренерів, витрат на харчування співробітників у період навчання, на необхідні канцтовари), а також на асессмент-центр (у тому числі зарплата співробітників, які беруть участь у процедурі, витрати на канцтовари та харчування), також на проведення оцінки «таємнийпокупець» та ін.