Одна відпустка на два періоди

Далеко не завжди працівники відпочивають відповідно до графіка відпусток, та й за графіком час відпустки може розтягнутися на кілька звітних періодів. У якому їх враховувати відпускні витрати і коли сплачувати податок з доходу працівника? Відповіді на ці та інші питання, пов'язані з урахуванням відпускних виплат, ви знайдете у статті.

Відповідно до статті 136 Трудового кодексу оплата відпустки провадиться не пізніше, ніж за три дні до її початку. Відпускні нараховуються і виплачуються працівникові одноразово незалежно від цього, однією чи кілька звітних періодів доводиться його відпустку.

Бухгалтерський облік

По-перше, надавати працівникам щорічні відпустки та оплачувати їх роботодавців зобов'язує Трудовий кодекс. Уникнути виконання цієї вимоги організація не може.

По-друге, на оплату відпустки співробітників організація витратить кошти, тобто відбудеться зменшення її економічних вигод.

По-третє, встановити величину відпускних виплат, звичайно, можна, але необхідність нести ці витрати настане в невизначений термін і в невідомій сумі.

Оскільки витрати на відпустку є оцінним зобов'язанням, у бухгалтерському обліку їх слід відображати у вигляді резерву і далі за рахунок цього резерву у звітному періоді списувати усі відпускні витрати. Тепер це не резерв майбутніх витрат, як було раніше, а один із оціночних резервів, що формуються відповідно до ПБО 8/2010.

У бухгалтерському обліку оціночний резерв на оплату відпусток створюється для того, щоб у достовірній формі враховувати зобов'язання роботодавця перед працівниками (п. 5, 8 ПБО 8/2010).

Оціночні зобов'язання відображаються на рахунку обліку резервів майбутніх видатків (п. 8 ПБО 8/2010). Отже, резерв на оплату відпусток враховується нарахунку 96 "Резерви майбутніх витрат" на субрахунку "Резерв на оплату відпусток".

Нараховується резерв за кредитом рахунка 96. Величина резерву може відноситися на витрати за звичайними видами діяльності, на інші витрати або включатись у вартість активу:

Дебет 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 субрахунок «Резерв на оплату відпусток» - здійснено відрахування в резерв на майбутню оплату відпусток.

Використання резерву (нарахування відпускних при наданні відпустки, компенсації за невикористану відпустку) відображається записом за дебетом рахунку 96:

Дебет 96 Кредит 70 – нараховані відпускні (компенсація за невикористану відпустку);

Дебет 96 Кредит 69 – нараховано страхові внески на відпускні (компенсацію за невикористану відпустку).

Якщо організація не створює резерв майбутніх витрат на оплату відпусток у податковому обліку (ст. 324.1 НК РФ) або створює ці резерви в бухгалтерському та податковому обліку різними методами, то на момент нарахування суми оціночного зобов'язання необхідно відобразити відстрочений податковий актив. Його величина визначається множенням суми відрахування на бухгалтерський резерв (чи відхилення бухгалтерського резерву від податкового) на ставку прибуток – 20%.

Проведення буде таким:

Дебет 09 Кредит 68

– відображено відстрочений податковий актив при нарахуванні суми резерву на оплату відпусток.

При наданні відпустки або нарахуванні працівнику компенсації за невикористану відпустку ці витрати в бухобліку списуються за рахунок резерву та повинні визнаватись у податковому обліку у витратах на оплату праці. Визнаний раніше відстрочений податковий актив погашатиметься у частині, яка припадає на витрати, визнані у податковому обліку.

Проведення буде таким:

Дебет 68 Кредит09

– погашено відстрочений податковий актив при наданні відпустки працівникові (нарахування компенсації за невикористану відпустку).

Якщо у бухобліку суми нарахованих відпускних перевищують суму нарахованого резерву, сума перевищення одразу списується на рахунки обліку витрат (п. 21 ПБО 8/2010). Дебетового сальдо на рахунку 96 не повинно бути.

Суму ПДФО, що утримується з відпускних виплат, відобразіть проводкою:

Дебет 70 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб»

– утримано податку доходи фізичних осіб із відпускних виплат працівників.

Податковий облік

Коли визнавати витрати на відпустку з метою оподаткування прибутку, якщо відпускні виплачені в одному періоді, а відпустка закінчується в іншому? Звернемося до Податкового кодексу.

Витрати виплату відпускних підприємство включає у складі витрат на оплату праці, які зменшують оподатковуваний прибуток організації (п. 7 ст. 255 НК РФ). Витрати на оплату праці включаються до складу витрат, пов'язаних з виробництвом та (або) реалізацією (п. 2 ст. 253 НК РФ).

З використанням касового методу все просто. Витрати визнаються у тому періоді, що вони фактично зроблено, тобто у день виплати відпускних.

А ось з методом нарахування все складніше є два варіанти визнання витрат.

Перший варіант обліку витрат

Другий варіант обліку витрат (спірний)

При методі нарахування порядок визначення видатків встановлено статтею 272 Податкового Кодексу. Відповідно до неї витрати, прийняті з метою оподаткування, визнаються такими у тому звітному періоді, до якого вони належать, незалежно від часу фактичної виплати коштів та (або) іншої форми їх оплати. У цьому Витрати оплату праці (п. 4 ст. 272 НК РФ) враховуютьсяяк витрата щомісячно, виходячи із суми нарахованих відповідно до статті 255 Податкового кодексу витрат на оплату праці. Тобто якщо відпускні нараховані як цього вимагає Трудовий кодекс, отже їх можна визнати витратами з метою оподаткування прибутку. Тобто організація, яка використовує метод нарахування при розрахунку прибуток, може визнавати витратою суми відпускних виплат у періоді нарахування повному обсязі.

Витрати на додаткову відпустку

У загальному випадку тривалість основної оплачуваної відпустки становить 28 днів. Чи правомірно враховувати у витратах з податку на прибуток оплату додаткових відпусток? Так, якщо декларація про додатковий час відпустки закріплено законодавчо.

Роботодавець має право самостійно встановити додаткові відпустки, якщо вони не передбачені законом (ст. 116 ТК РФ). При цьому визнати витрати при розрахунку податку на прибуток, якщо надлімітна відпустка надається на підставі колективного договору, не можна. Про це прямо йдеться у Податковому кодексі. Витрати на оплату додатково надаються за колективним договором (понад передбачених чинним законодавством) відпусток працівникам, зокрема жінкам, які виховують дітей, не враховуються щодо податкової бази (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Витрати на сумісника

Роботодавець не зобов'язаний оплачувати надлімітну відпустку, покладену суміснику за основним місцем роботи, при цьому він можеце зробити за бажання. Це варте уваги тому, що на такі витрати дозволено зменшити податок на прибуток. Мінфін України дає «зелене світло» за умови, що кількість додаткових до відпустки днів не перевищує встановленого законодавством (лист Мінфіну України від 16 травня 2011 р. № 03-03-06/1/294).

Звичайно взяти у сумісника документ, що підтверджує подовжену відпустку за основним місцем роботи, необхідно.

"Податок на прибуток

При попаданні відпустки на два звітні періоди виникає ще одне важливе питання. Коли платити податок із доходів працівника у вигляді відпускних виплат? Тут усе дуже просто.

Податковий агент розраховує ПДФО наростаючим підсумком з початку календарного року за підсумками кожного місяця. Цей обов'язок відноситься до всіх доходів працівника, щодо яких застосовується податкова ставка 13 відсотків (ст. 216, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ). Тому багато бухгалтерів сумніваються щодо дати нарахування ПДФО з відпускних виплат, адже ставка податку з цих виплат теж 13 відсотків.

Однак сумніви їх марні. ПДФО з відпускних потрібно нараховувати та сплачувати безпосередньо при їх виплаті, і ось чому.

До обов'язків податкового агента входить:

1) правильний розрахунок сум податків;

2) утримання ПДФО з виплачених коштів;

3) перерахування податку бюджет;

4) своєчасне подання до податкової декларації з доходів;

5) повідомлення інспекторів про неможливість утримати податок;

6) зберігання документів, що підтверджують розрахунок, утримання та сплату податків до бюджету протягом 4 років.

Зверніть увагу на другий пункт: податкові агенти зобов'язані утримати нараховану суму ПДФО безпосередньо з доходів платника податків за їх фактичної виплати (п. 4 ст.226 НК РФ). Зробити це закон дозволяє з допомогою будь-яких коштів, виплачуваних фірмою. При цьому сума податку, що утримується, не може перевищувати 50 відсотків суми виплати.

Отже, ми з'ясували, що кодекс зобов'язує податкових агентів утримувати нараховану суму ПДФО безпосередньо з доходів людини за їх фактичної виплати. Утримувати податок дозволено за рахунок будь-яких грошей за їх фактичної виплати (п. 4 ст. 226 НК РФ). Виходить, що нараховувати та платити ПДФО з відпускних потрібно одночасно з видачею грошей працівникові.