Охоронна грамота - для бухгалтера ~ (Як врахувати витрати компанії на охорону майна та персоналу)
(Як врахувати витрати компанії на охорону майна та персоналу)
Професійна охорона майна організації
Практично у будь-якому, навіть середньому, місті в організацій досить багатий вибір постачальників послуг професійної охорони - такі послуги з охорони майна їй можуть надавати:
- приватні охоронні підприємства (ЧОПи), а також виділені з відділів позавідомчої охорони МВС філії ФГУП "Охорона" (створення постів воєнізованої чи сторожової охорони, послуги контролерів доступу на об'єкти). Саме ЧОПи та філії ФГУП "Охорона" - доля малих та середніх компаній, яким немає сенсу ставити посаду міліції або створювати власну службу безпеки;
- відділи позавідомчої охорони при органах внутрішніх справ України (створення поста міліції та патрулювання). Зазвичай до послуг звертаються для захисту особливо цінних об'єктів (наприклад, ювелірні магазини, великі заводи).
Комплексна охорона майна організації
Облік витрат за послуги з охорони майна організації має викликати у бухгалтерії будь-яких труднощів. Йдеться про витрати на:
- організацію фізичної охорони об'єктів із перебуванням охоронців для підприємства - у певні години чи цілодобово;
Всі ці витрати можна враховувати так:
(і) у бухгалтерському обліку - щомісяця включати до витрат за звичайними видами діяльності та відображати на рахунках з обліку витрат (20, 25, 26, 44). Послуги з комплексної охорони території організації можна відразу відображати на рахунку 26 без розбивки по об'єктах, що охороняються;
(і) у податковому обліку - враховувати як інші витрати на виробництво та (або) реалізацію:
(або) на дату розрахунків відповідно до умов укладеного договору;
(або) на дату пред'явлення документів, які є підставою для проведення розрахунків;
(або) останній день звітного (податкового) періоду.
Примітка. Належить до всіх охоронних послуг: "спрощенці" з об'єктом оподаткування "доходи мінус витрати" можуть врахувати у витратах на оплату такого ж складу охоронних послуг сторонніх організацій, що і платники податку на прибуток. Єдиний виняток – у них до складу витрат не включено витрати на створення власної служби безпеки. Однак складно уявити "спрощенця", який створює повноцінний охоронний підрозділ (з набором приватних охоронців), а крім того, такі витрати можна враховувати з інших підстав - як витрати на придбання основних засобів, форменого одягу та спецодягу, оплату праці тощо.
ПДВ, пред'явлений щодо послуг з охорони майна, організація має право прийняти до відрахування на загальних підставах за наявності рахунків-фактур. Проте врахуйте, що:
(якщо) послуги надані підрозділом позавідомчої охорони, вони не визнаються об'єктом оподаткування ПДВ . Відповідно, виставлені ними рахунки не повинні містити ПДВ. Якщо відділи позавідомчої охорони у регіоні досі виставляють рахунки з урахуванням ПДВ, то податківці під час перевірки напевно вкажуть на неприпустимість відрахування ПДВ за такими послугами. І, незважаючи на підтримку ВАС Україна, правомірність застосування відрахування, можливо, доведеться доводити в суді;
(якщо) договір укладено не з позавідомчою охороною МВС України, а з ФГУП "Охорона" (виділено зі структури МВС), то такі послуги оподатковуються ПДВ на загальних підставах. Наразі договори на охорону та обслуговування охоронних систем дрібні та середні компанії, як правило, укладають саме з філіями ФГУП, а не з відділеннями МВС. Відповідно, бухгалтер на підставівиставлених філією рахунків-фактур може на загальних підставах приймати сплачений податок до відрахування.
Багато охоронних компаній працюють у тандемі - ЧОП-"спрощенець" та ЧОП на звичайному режимі. Тому варто відразу повідомити ЧОП про свій податковий режим, щоб вам було надано потрібний ЧОП і вартість його послуг була оптимальною (з ПДВ або без податку, але з деякою знижкою).
Охорона вантажів організації, що перевозяться
Організація може і укладати комплексний договір охорону свого майна, а періодично оплачувати лише разову охорону під час перевезення товарно-матеріальних цінностей. Можливий і інший варіант: навіть за наявності договору на комплексну охорону бухгалтеру може потрапити рахунок на оплату послуг іншого ЧОПу чи міліції щодо перевезення особливо цінних вантажів.
На наш погляд, у подібних ситуаціях порядок податкового та бухгалтерського обліку може бути таким самим, як і при комплексній охороні майна, що знаходиться на території організації (див. трохи вище про деталізацію охоронних рахунків). А саме: у податковому обліку бухгалтер має право включати такі витрати на охорону до складу інших витрат, а у бухгалтерському обліку - визнавати витратою за звичайними видами діяльності.
Неспеціалізована охорона та служба безпеки
Багато організацій вважають за краще економити або "тримати руку на пульсі" - містять своїх охоронців. Варіантів захисту власними силами в організації лише два.
По-перше, для охорони майна та дотримання пропускного режиму організація має право найняти просто штат вахтерів та сторожів, які не виконують охоронних послуг у понятті Закону України "Про приватну детективну та охоронну діяльність у РФ". Щоправда, такі співробітники не можуть (на відміну від приватних охоронців) застосовувати зброю та спецзасоби.
Примітка.До речі, навіть якщо ви наймете на основну роботу або за сумісництвом у свою звичайну (не охоронну) організацію людини з посвідченням приватного охоронця, у неї в рамках роботи у вашій організації не буде як таких "охоронних" прав (застосування зброї, спецзасобів).
Витрати на зарплату таких вахтерів та сторожів враховуються у звичайному порядку, зокрема:
(і) у податковому обліку - як непрямі витрати на оплату праці персоналу, зайнятого охороною майна організації.
Відповідно, вже наявні служби після прийняття та набрання чинності поправками мають бути розформовані, не зможуть більше набувати, мати та використовувати цивільну та службову зброю тощо.
Тобто рядові організації (крім стратегічних компаній, наділених правом мати воєнізовані підрозділи) зможуть вдаватися до послуг тільки ЧОПів, що залишилися, або позавідомчої охорони, вимоги до яких, до речі, істотно посилюються.
Охорона керівництва та співробітників
Організація може забезпечувати охорону не тільки свого майна, а й керівництва та інших цінних співробітників (наприклад, які мають доступ до комерційної таємниці). Юридично надання на оплатній основі послуг з охорони життя та здоров'я громадян (особистій охороні) законодавством України допускається та становить одну з основних функцій приватних охоронних агентств (підприємств). Однак з урахуванням таких витрат не все так просто.
Податкові органи (а раніше і Мінфін України) схильні вважати, що такі витрати в гол. 25 ПК України не передбачено і їх не можна враховувати при оподаткуванні (рівнозначні висновки на підставі такої логіки можуть зробити і "спрощенці"). Їхні аргументи зводяться до того, що витрати на охорону пов'язані з виробництвом та (або) реалізацією, тільки якщо вони стосуютьсяохорони організації загалом і її частин як виробничого комплексу. А в даному випадку це або оплата послуг на користь працівників або інші витрати не для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
Відповідно, податківці пропонують враховувати витрати на охорону працівників таким чином:
(і) у бухгалтерському обліку - включати до інших витрат і відображати за дебетом рахунки 91;
(і) у податковому обліку – не враховувати у складі витрат, оскільки вони не є обґрунтованими витратами;
(і) ЄСП та пенсійні внески - не нараховувати, оскільки ці витрати не враховуються у складі витрат при обчисленні податку на прибуток;
(і) ПДФО - оподатковувати як доходи працівників, що охороняються;
(і) ПДВ, виставлений на рахунках-фактурах з послуг охорони, - не приймати до відрахування .
Тим часом очевидно, що ПК Україна не встановлює подібних обмежень на облік охоронних витрат і, більше того, прямо відносить до них витрати на надання інших охоронних послуг (крім власне охорони майна). У результаті один із платників податків у 2007 р. зміг аргументовано довести у суді, що витрати на охорону працівників враховуються при оподаткуванні прибутку. Платник податків у цій справі наполягав на тому, що послуги охорони були надані саме в інтересах організації, оскільки можлива шкода керівнику від протиправних дій негативно позначиться на її фінансових інтересах. Пізніше і Мінфін України погодився з тим, що витрати на персональну охорону окремих співробітників організації (у тому числі іноземних фахівців) можуть бути враховані при оподаткуванні прибутку.
Тож позиція податкових органів не ґрунтується на податковому законодавстві. І бухгалтер, якому принесли рахунок на оплату послуг особистоюохорони співробітників організації, вправі:
(і) у бухгалтерському обліку - включити їх у витрати на звичайні види діяльності та відображати на рахунках з обліку витрат на конкретні виробничі процеси (наприклад, при охороні керівництва - на рахунку 26 з обліку загальногосподарських витрат);
(і) у податковому обліку - враховувати витрати на охорону персоналу як інші витрати на виробництво та (або) реалізацію;
(і) ЄСП та пенсійні внески - не нараховувати, оскільки дані послуги надані з ініціативи та на користь роботодавця та винагородою працівнику не є;
(і) ПДФО - не включати виплати за охорону до бази з ПДФО як натуральний доход особи, що охороняється (наприклад, керівника), оскільки знов-таки дані послуги надані на користь роботодавця;
(і) ПДВ, виставлений на рахунках-фактурах з послуг охорони, - прийняти до відрахування на загальних підставах.
Договір на особисту охорону співробітників у чистому вигляді – рідкість. Зазвичай ЧОПи рекомендують укладати договір на охорону майна організації, що знаходиться при співробітниках, або комплексний договір на охорону і співробітників, і майна (комп'ютерів, техніки, документації, автомобіля, на якому переміщується керівництво). Це дозволить уникнути претензій до обліку витрат на охорону, крім того, має і неподаткові плюси:
- при охороні майна своїх клієнтів співробітники ЧОПу мають право носити та застосовувати вогнепальну зброю, а при особистій охороні громадян вони досі такого права позбавлені (допустима лише фізична сила та застосування спецзасобів);
- при особистій охороні вони не мають права затримати нападаючих, а при охороні майна - вправі їх затримати та передати міліції.
Таким чином, у послугах на охорону майна та персоналу є деякі нюанси,яких необхідно мати уявлення бухгалтеру. Однак у частині податків законодавство та судова практика створили бухгалтерії при врахуванні витрат на охорону "режим найбільшого сприяння". Справжні проблеми (у тому числі в обліку) у неї виникнуть, якщо професійна охорона не забезпечена та компанія зазнає втрат у результаті злочинних дій.