Опечатування документів, МОСПЛОМБА

Історія та галузі застосування

Традиції опечатування важливих вантажів, документів та цінностей розвивалися разом із історією становлення державності як такої. Якщо говорити про Україну, то необхідність оберігати речі та інформацію від зайвих рук та очей стала постійною після XVIII століття. Тоді були сформовані перші князівства та засновані головні торгові шляхи до Візантії.

Облік дипломатичної кореспонденції майже одразу став найважливішою частиною політичної безпеки всіх країн, започаткувавши юридичну науку. А бажання зберегти ілюстрації живого ходу історії породили музейну та архівну справу. У всіх цих сферах життєво потрібне використання оригінальних документів.

Державні, історичні та комерційні папери залишаються об'єктами посиленої охорони і сьогодні. Але технології зробили крок вперед. Журнал чи документ можна опечатати, а й зберегти як один чи кілька файлів. Віртуальний спосіб зберігання інформації, втім, також потребує захисту.

Сьогодні додатковий захист від несанкціонованого доступу застосовується у таких випадках:

для транспортування документів;
при зберіганні рукописів та паперів в архівах;
у веденні журналів обліку на підприємствах.

Далі стисло опишемо основні способи контролю доступу для згаданих об'єктів.

Як опечатати документи

При транспортуванні на далекі відстані важливих паперів їх рекомендовано упакувати спеціальним способом. Опечатати пакет із документами можна як із прошивкою, так і без неї.

З прошивкою. Один або кілька аркушів вкладають у конверт, попередньо обклавши по краях чистими аркушами паперу. Потім роблятьпрошивку. Для цього використовують міцну нитку, голку, для товстих пачок паперу – шило. Необхідно зробити два стібки у формі хреста, проколюючи при прошивании і конверт, і документи, що знаходяться всередині. Кінці нитки (3-4 см) мають залишитися на тильній стороні паперового чохла. Їх зав'язують простим вузлом, зверху наклеюють шматочок паперу з гербовою печаткою, реквізитами та датою здійснення процедури.
Без прошивки. Сучасні технології дозволяють забезпечити збереження об'єкта за допомогою сейф-пакетів та пломб-наклейок. Вони мають термоіндикаторну стрічку, яка фіксує всі незаконні розтину пакета. При спробі відклеїти індикаторний шар на ньому з'являється напис «розкрито».

Як опечатати журнал

В організації облікової, реєстраційної роботи на підприємствах та компаніях використовують стандартні журнали. Їхнє оформлення для зберігання ведеться строго за алгоритмом: нумерація - шнурівка - опечатування.

прошиванню підлягають усі аркуші облікової книжки крім обкладинки (схема дій ідентична роботі з документами в конвертах, лише нитка береться набагато довше);
всі сторінки мають бути пронумеровані;
обов'язково вказувати дату здійснення процедури, реквізити компанії та підпис діловода.

Як опечатати журнал, має знати будь-який кваліфікований менеджер з кадрів — інформація про це входить до стандартних курсів навчання у вишах.