Організація компенсує співробітнику вартість придбаних ним ліків як правильно оформити

Організація планує компенсувати співробітнику вартість придбаних ним ліків. Чи може організація сплатити працівникові придбані ним ліки? Як це правильно оформити? Які мають бути документи та проводки? Чи нараховуватимуться ПДФО та страхові внески в даному випадку?

Розглянувши питання, ми дійшли такого висновку:

Компенсація працівнику вартості ліків у бухгалтерському обліку є іншою витратою.

Податкове законодавство передбачає кілька підстав для зменшення оподаткування ПДФО суми, що сплачується роботодавцем працівнику.

При належному документальному оформленні неоподатковувана сума може становити 12 000 руб. У разі укладання працівником та організацією договору дарування коштів об'єкта оподаткування страховими внесками не виникає.

За відсутності договору дарування сума компенсації з метою обчислення страхових внесків може бути зменшена лише на 4000 руб.

Бухгалтерський облік

Відповідно до п. 4 ПБО 10/99 "Витрати організації" (далі - ПБУ 10/99) витрати організації залежно від їх характеру, умов здійснення та напрямків діяльності організації поділяються на:

- Витрати за звичайними видами діяльності;

На нашу думку, компенсація працівникові вартості придбаних ним ліків не відповідає визначенню витрат за звичайними видами діяльності, що наведено у п. 5 ПБО 10/99. У зв'язку з цим вважаємо, що зазначена сума в періоді її нарахування відноситься до інших витрат організації (п.п. 4, 5, 16, 18 ПБО 10/99).

У бухгалтерському обліку для узагальнення інформації про всі види розрахунків із працівниками організації, крім розрахунків з оплати праці тарозрахунків з підзвітними особами, призначено рахунок 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями". У свою чергу, інформація про інші витрати відображається за дебетом рахунку 91 "Інші доходи та витрати", субрахунок "Інші витрати". На дату виплати коштів проводиться запис за дебетом рахунку 73 та кредитом рахунку 50 "Каса" або 51 "Розрахунковий рахунок".

Документами, на підставі яких працівнику буде виплачено таку компенсацію, є наказ керівника та заява працівника. До заяви працівника доцільно додати, наприклад, копії рецептів, а також документи, які б підтверджували фактичні витрати на придбання ліків.

З урахуванням викладеного в даному випадку в обліку Вашої організації будуть зроблені такі записи:

Дебет 91, субрахунок "Інші витрати" Кредит 73 - на підставі наказу керівника та заяви працівника нараховано компенсацію вартості ліків;

Дебет 73 Кредит 50 (51) - здійснено виплату працівнику;

Дебет 73 Кредит 68, субрахунок "Розрахунки з ПДФО" - нарахований ПДФО з суми, що перевищує 4000 руб. (12 000 руб.);

Дебет 91, субрахунок "Інші витрати" Кредит 69 - нараховані страхові внески з суми, що перевищує 4000 руб. (При прийнятті відповідного рішення).

З огляду на п. 1 ст. 210 ПК України при визначенні податкової бази з ПДФО враховуються всі доходи платника податків, отримані ним як у грошовій, так і в натуральній формах, або право на розпорядження якими у нього виникло, а також доходи у вигляді матеріальної вигоди, яка визначається відповідно до ст. 212 НК РФ.

Для цілей оподаткування доходом визнається економічна вигода у грошовій чи натуральній формі, що враховується у разі можливості її оцінки і в тій мірі, в якій таку вигоду можна оцінити, та визначається ввідповідно до глав "Податок на доходи фізичних осіб", "Податок на прибуток організацій" НК Україна (ст. 41 НК РФ).

На нашу думку, кошти, отримані в аналізованому випадку фізичною особою від роботодавця, відповідають визначенню доходу та повинні враховуватися у податковій базі з ПДФО.

Закритий перелік доходів, які не підлягають оподаткуванню (що звільняються від оподаткування), закріплено у ст. 217 НК РФ. Розглянемо деякі норми, які у ст. 217 НК РФ.

Так, п. 10 ст. 217 ПК Україна передбачає, що звільняються від оподаткування ПДФО:

- суми, сплачені роботодавцями за надання медичних послуг своїм працівникам, їхнім подружжям, батькам, дітям (у тому числі усиновленим), підопічним віком до 18 років, а також колишнім своїм працівникам, які звільнилися у зв'язку з виходом на пенсію по інвалідності або по старості , і що залишилися у розпорядженні роботодавців після сплати прибуток організацій;

- суми, сплачені громадськими організаціями інвалідів за лікування та медичне обслуговування інвалідів;

- суми, сплачені релігійними організаціями, а також благодійними організаціями та іншими некомерційними організаціями, однією з цілей діяльності яких є відповідно до установчих документів сприяння охороні здоров'я громадян, за медичні послуги, надані особам, які не перебувають з ними у трудових відносинах, а також за придбані ними лікарські засоби для вказаних осіб.

Зазначені доходи звільняються від оподаткування у разі безготівкової оплати роботодавцями та (або) громадськими організаціями інвалідів, релігійними організаціями, а також благодійними організаціями та іншими некомерційними організаціями, однією з цілей діяльності яких євідповідно до установчих документів сприяння охороні здоров'я громадян, медичним організаціям витрат на надання медичних послуг платникам податків, а також у разі видачі готівкових коштів, призначених на ці цілі, безпосередньо платнику податків (членам його сім'ї, батькам, законним представникам) або зарахування коштів, призначених на ці цілі, на рахунки платників податків у банках.

Як бачимо, у наведеній нормі йдеться про оплату організацією медичних послуг або видачі готівки, призначених на ці цілі, безпосередньо платнику податків.

Проте, як випливає із питання, організація компенсує працівникові вартість ліків. Тому, з погляду, застосування положень п. 10 ст. 217 ПК України в даному випадку підстав немає.

У свою чергу п. 28 ст. 217 ПК Україна встановлює, що не підлягають оподаткуванню ПДФО доходи, що не перевищують 4000 рублів, отримані за кожною з наступних підстав за податковий період:

- вартість подарунків, отриманих платниками податків від організацій чи індивідуальних підприємців;

- вартість призів у грошовій та натуральній формах, отриманих платниками податків на конкурсах та змаганнях, що проводяться відповідно до рішень Уряду України, законодавчих (представницьких) органів державної влади або представницьких органів місцевого самоврядування;

- суми матеріальної допомоги, що надається роботодавцями своїм працівникам, а також колишнім своїм працівникам, які звільнилися у зв'язку з виходом на пенсію за інвалідністю або віком;

- відшкодування (оплата) роботодавцями своїм працівникам, їхнім подружжям, батькам, дітям (у тому числі усиновленим), підопічним (віком до 18 років), колишнімсвоїм працівникам (пенсіонерам за віком), а також інвалідам вартості придбаних ними (для них) лікарських препаратів для медичного застосування, призначених ним лікарем. Звільнення від оподаткування надається при поданні документів, що підтверджують фактичні витрати на придбання цих лікарських засобів для медичного застосування.

Таким чином, в силу прямої норми відшкодування вартості ліків, призначених Вашому працівникові лікарем, в межах 4000 руб. звільняється від оподаткування ПДФО.

Крім того, на підставі цієї норми не оподатковується ПДФО і дохід у сумі, що не перевищує 4000 рублів за податковий період, у вигляді подарунка, отриманого від організації. Отже, у разі передачі працівникові 4000 руб. за договором дарування оподатковуваний дохід у нього також немає.

Таким чином, можна припустити, що за відповідного документального оформлення (зокрема укладання договору дарування, заяви на матеріальну допомогу) Ваша організація має право скористатися й іншими підставами, наведеними у п. 28 ст. 217 НК РФ.

Однак думки офіційних органів щодо таких ситуацій ми не маємо в своєму розпорядженні і не виключаємо, що подібний випадок може призвести до суперечки з податковими органами.

Об'єктом оподаткування страховими внесками визнаються, зокрема, у тому числі виплати та інші винагороди, що нараховуються платниками страхових внесків на користь фізичних осіб у рамках трудових відносин (частина 1 ст. 7 Закону N 212-ФЗ).

Закритий перелік виплат, які не підлягають оподаткуванню страховими внесками, наведено у ст. 9 Закону N 212-ФЗ.

Так, п. 11 частини 1 ст. 9 Закону N 212-ФЗ визначає, що від оподаткування страховими внесками звільнено суми матеріальної допомоги, що надаєтьсяроботодавцями своїм працівникам, що не перевищують 4000 руб. одного працівника за розрахунковий період (календарний рік). Оскільки кошти, що виплачуються Вашою організацією, не є платежами (внесками) за договором добровільного особистого страхування працівника, який укладається на строк не менше одного року та передбачає оплату страховиками медичних витрат, то підстав для застосування п. 5 частини 1 ст. 9 Закону N 212-ФЗ немає.

Отже, з метою обчислення страхових внесків сума, що виплачується працівнику як компенсацію вартості ліків, може бути зменшена на 4000 руб.

Водночас необхідно враховувати таке.

Як випливає з частини 3 ст. 7 Закону N 212-ФЗ, не належать до об'єкта оподаткування страховими внесками виплати та інші винагороди, які здійснюються, зокрема, в рамках цивільно-правових договорів, предметом яких є перехід права власності або інших речових прав на майно (майнові права).

За договором дарування одна сторона (дарувальник) безоплатно передає або зобов'язується передати іншій стороні (обдаровуваному) річ у власність або майнове право (вимогу) до себе або до третьої особи або звільняє або зобов'язується звільнити її від майнового обов'язку перед собою або перед третьою особою (п 1 ст.572 ГК РФ). Якщо дарувальником є ​​юридична особа і вартість дару перевищує три тисячі рублів, договір дарування рухомого майна має бути здійснений у письмовій формі (п. 2 ст. 574 ЦК України).

У цьому ст. 128 ЦК Україна роз'яснює, що під річчю розуміються, зокрема, гроші. У свою чергу, гроші визнаються рухомим майном (п. 2 ст. 130 ЦК України).

Таким чином, ці виплати не є об'єктом оподаткування страховими внесками і не підлягають включенню до базинарахування страхових внесків.

Ця думка суддів, на наш погляд, справедлива і щодо зазначеної у питанні компенсації. У зв'язку з цим у аналізованій ситуації також є передумови для того, щоб не обкладати на такій підставі страховими внесками виплачену працівникові компенсацію. При цьому з великою ймовірністю таку позицію Вашої організації доведеться відстоювати в суді.

База для нарахування страхових внесків на НВП та ПЗ визначається як сума вищевказаних виплат та інших винагород, нарахованих страхувальниками на користь застрахованих, за винятком сум, зазначених у ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ (п. 2 ст. 20.1 Закону N 125-ФЗ). З огляду на пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ не оподатковується страховими внесками на НВП та ПЗ сума матеріальної допомоги, що надається своєму працівникові, у розмірі, що не перевищує 4000 рублів на рік. Значить, якщо компенсацію вартості ліків розглядати як форму матеріальної допомоги, то оподатковувану страховими внесками на НВП та ПЗ суму можна зменшити на 4000 руб.

Вартість подарунків, отриманих працівниками від своїх роботодавців, у ст. 20.2 Закону N 125-ФЗ не названо. Водночас ми дотримуємося позиції, що якщо між Вашою організацією та працівником буде укладено у письмовій формі договір дарування, який не передбачатиме сплату страхових внесків, то в такому разі об'єкта оподаткування страховими внесками на НВП та ПЗ не виникає.

Відповідь підготував: Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ аудитор, член МоАП Зав'ялов Кирило

Контроль якості відповіді: Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ професійний бухгалтер Родюшкін Сергій

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».

---