Організація роботи онлайн-каси у «1С Бухгалтерії 8», сайтна допомогу бухгалтеру

Розглянемо, як організувати роботу у програмі з касою підприємства у нових умовах.

Як розпочати роботу з онлайн-касою

Вибір каси

Ще багатьом користувачам доведеться пройти етап вибору каси.

Під час розробки моделей онлайн-кас виробники створюють спеціальні програмні компоненти (драйвери пристроїв). Для підтримки роботи в нових умовах фірма «1С» ретельно тестує спільну роботу своїх програм та обладнання, яке підключається за допомогою таких драйверів. Якщо все працює правильно, то виробнику моделі ККТ видається сертифікат «Сумісно! Система програм 1С:Підприємство».

Для коректної роботи каси рекомендується використовувати сертифіковані каси.

Повний перелік сертифікованих моделей ККТ із передачею даних, також іншого торговельного обладнання, публікується на веб-сайті 1С. Перелік постійно поповнюється з сертифікацією нових моделей контрольно-касової техніки.

Підключення каси

Підключення ККТ здійснюється у формі Підключення та налаштування обладнання, доступ до якого здійснюється з розділу Адміністрація - Устаткування, що підключається.

Користувачеві необхідно вибрати тип обладнання: ККТ з передачею даних і створити новий елемент довідника Підключається обладнання. При створенні нового екземпляра ККТ, що підключається, слід вказати драйвер обладнання, вибравши його зі списку підтримуваних пристроїв (рис. 1).

Мал. 1. Підключення онлайн-ККТ

Відповідно до Закону № 54-ФЗ у чеку мають друкуватися посада та прізвище касира. Ці дані програма візьме з картки фізичної особи, зазначеної як поточний користувачпрограми. Перед початком роботи з касою необхідно перевірити, чи заповнені необхідні відомості для користувачів, які формуватимуть чеки.

Реєстрація каси у ФНП

Саме цей пристрій поряд із довготривалим зберіганням даних забезпечує шифрування та передачу захищених фіскальних даних оператору фіскальних даних (ОФД).

Фіскальний накопичувач підлягає заміні після закінчення терміну дії або факту вичерпання його ресурсу пам'яті. Знову придбана ККТ із новим фіскальним накопичувачем підлягає обов'язковій реєстрації у ФНП.

Реєстрацію у ФНП можна умовно розділити на такі етапи:

подання заяви на реєстрацію до ФНП;
реєстрація на ККТ із програми «1С:Бухгалтерії 8» (ред. 3.0);
завершення реєстрації у ФНП.

Заяву до ФНП рекомендується подавати в електронному вигляді через особистий кабінет юридичної особи або особистий кабінет індивідуального підприємця (ІП) на сайті ФНП. Якщо підключення до особистого кабінету ще немає, його можна отримати, звернувшись до своєї податкової інспекції. Для заповнення заяви в особистому кабінеті необхідно підготувати інформацію про ККТ та його власника. Після того, як податкова інспекція прийме цю заяву, вона надасть ККТ реєстраційний номер.

Реєстрація на ККТ виконується безпосередньо із програми. Для цього в картці ККТ (у формі елемента довідника обладнання, що підключається) необхідно вибрати команду Операція з фіскальним накопичувачем - Реєстрація.

У формі реєстрації фіскального накопичувача (рис. 2) необхідно вказати реєстраційний номер ККТ, отриманий у ФНП. Також необхідно вказати реквізити організації, систему оподаткування (припустимо встановити кілька прапорів при суміщеннірежимів), а також реквізити ОФД. Ознаки у групі Налаштування ККТ залежать від специфіки використання ККТ і мають бути визначені та узгоджені спільно з ОФД.

Мал. 2. Реєстрація фіскального накопичувача

Після натискання на кнопку Продовжити операцію дані будуть передані на ККТ та збережені у картці реєстрації ККТ (група Параметри реєстрації ККТ). На ККТ буде роздруковано звіт. Для завершення реєстрації в особистому кабінеті на сайті ФНП потрібно вказати дані з цього звіту: номер документа, фіскальну ознаку та точні дату та час операції.

Після закінчення терміну дії або за фактом вичерпання ресурсу пам'яті використаний фіскальний накопичувач необхідно закрити (меню Операції з фіскальним накопичувачем - Закрити), а потім зареєструвати новий фіскальний накопичувач (меню Операції з фіскальним накопичувачем - Зміна параметрів реєстрації). У формі, що відкрилася, слід вказати причину зміни параметрів - Зміна фіскального накопичувача. За допомогою команди Зміна параметрів реєстрації також можна відобразити зміну реквізитів користувача, зміну ККТ або ОФД.

Відкриття зміни

Робота з фіскальної техніки ділиться на касові зміни. Перед початком роботи необхідно виконати відкриття зміни, а після завершення - закриття зміни. Відкриття зміни виконується у розділі Банк та каса - Управління фіскальним пристроєм. Список касових змін знаходиться в розділі Банк та каса - Касові зміни.

У момент відкриття у формі Касова зміна зазначається організація; ККМ, до якої підключено пристрій; дата та час початку зміни. У полі Статус автоматично встановлюється Відкрито. Після закриття зміни статус зміниться на Закрити.

Як сформувати чек у «1С:Бухгалтерії 8» (ред.3.0)

Залежно від виду та специфіки торговельної діяльності підприємства печатка чека можлива з наступних документів програми:

Роздрібні продажі (чеки);
Надходження готівки;
Операції з платіжних карток.

У чеку автоматично відображається номенклатурний склад, вказаний на закладці Товари та послуги документа. Для організацій, що поєднують ОСНО або УСН зі спецрежимами (ЕНВД, патент), в одному документі можна відображати продажі, що стосуються лише однієї системи оподаткування.

Операції платіжного агента (наприклад, прийом платежів на користь оператора стільникового зв'язку) можна відобразити на закладці Агентські послуги. У табличній частині необхідно вказати контрагента-комітента, на користь якого залучається платіж, і з ним. Договір повинен мати вигляд З комітентом (принципалом) на продаж. У картці договору у групі Платіжний агент повинен бути встановлений прапор Організація виступає як платіжний агент та заповнені відповідні відомості. Ці відомості будуть вказані у чеку.

Продаж подарункових сертифікатів (як власних, так і сертифікатів сторонніх емітентів) відображається на закладці Продаж сертифікатів. У цьому випадку в чеку буде вказано найменування сертифіката.

Документ Надходження готівки (розділ Банк та каса - Каса) з видом операції Надходження від покупця призначене для відображення розрахунків готівкою з юридичними особами та індивідуальними підприємцями. Також такий порядок застосовується для продажу, що оформлюються приватним особам, яких потрібно персонально врахувати у довіднику контрагентів (наприклад, коли момент реалізації товарів (робіт, послуг) не збігається з моментом оплати).

Щоб у чеку, сформованому з документаготівки, відображався номенклатурний склад товарів (робіт, послуг), користувач повинен попередньо виписати рахунок і вказати його в полі Рахунок на оплату. Якщо рахунок на оплату не вказано, то в чеку замість найменувань товарів буде відображено, що прийнято оплату від покупця (зазначається його найменування) за документом підстави. Документ підстави зазначається у групі Реквізити друкованої форми документа Надходження готівки.

Документ Операція з платіжної картки (розділ Банк та каса - Каса) з видом операції Оплата від покупця призначена для відображення розрахунків електронним засобом платежу (еквайрингова операція) з юридичними особами та ІП.

Такий самий порядок може застосовуватися і для розрахунків з фізичними особами, які потрібно враховувати окремо. Порядок друку чека у програмі для цього документа аналогічний порядку друку чека з документа Надходження готівки.

У разі повернення оплати покупцю чек на повернення можна надрукувати з документів Видача готівки та Операція по платіжній картці з видом операції Повернення покупцю. Ці документи потрібно формувати на підставі документів. Надходження готівки або повернення товарів від покупця - тільки тоді в чеках будуть заповнені номенклатурні позиції.

Документ Касовий чек корекції (розділ Банк та каса) доступний у «1С:Бухгалтерії 8» починаючи з версії 3.0.45. Цей документ призначений для коригування пробитого чека у відкритій касовій зміні та передачі даних оператору фіскальних даних.

Як правильно закрити касову зміну

Закрити зміну можна у різний спосіб. З форм:

управління фіскальним реєстратором (розділ Банк та каса - Управління фіскальним пристроєм);
касової зміни;
списку чеків (розділПродаж - Роздрібний продаж (чеки)).

Якщо в програмі враховуються роздрібні продажі, краще закривати зміну з форми списку чеків. Після завершення касової зміни необхідно виконати команду Закрити зміну, після чого у програмі буде запропоновано вибір організації та обладнання, для якого необхідно виконати операцію. В результаті на обраному устаткуванні буде виконано друк Z-звіту, а також сформовано документи Звіт про роздрібні продажі та Надходження готівки за даними чеків, відображених на вказаному устаткуванні (рис. 3).

Мал. 3. Закриття зміни

1С:ІТС

Детальну інформацію про організацію роботи із застосуванням онлайн-кас в 1С див. у довіднику «Контрольно-касова техніка» у розділі «Юридична підтримка».

Як працювати з ККТ у неавтоматизованій торговій точці

Онлайн-каси забезпечують максимально широкі можливості при розрахунках з покупцями (в оптовій та роздрібній торгівлі, при наданні послуг тощо) та працюють безпосередньо під управлінням програми. Однак застосування такої ККТ потребує автоматизованого робочого місця касира.

Для роботи в неавтоматизованих торгових точках призначено автономні каси (ККМ Offline).

Можливості роботи з ККМ Offline обмежені роздрібною торгівлею. Інтеграція «1С:Бухгалтерії 8» із такими автономними ККМ здійснюється в ручному режимі через файловий обмін.

Невеликі організації та ІП, які торгують у роздріб у неавтоматизованих торгових точках (у тому числі при роз'їзній та виносній торгівлі) та надають послуги, можуть використовувати програмно-апаратний комплекс «1С:Каса», який є готовим касовим рішенням з підтримкою вимог Закону № 54 -ФЗ.

В складкомплексу «1С:Каса» входить:

автономний касовий апарат "Штрих-MPAY-Ф" для робочого місця продавця з фіскальним накопичувачем;
хмарний додаток для підприємця «1С:Каса», призначений для роботи з номенклатурою, ведення простого товарного обліку, коригування залишків, аналізу ефективності роботи магазину та виконання інших щоденних завдань. Працювати з цим додатком можна скрізь, де є інтернет, за багато кілометрів від торгової точки.

Починаючи з версії 3.0.50.11, у «1С:Бухгалтерії 8» підтримується синхронізація з хмарним додатком «1С:Каса». Для налаштування обміну слід вказати список торгових точок, каси яких обмінюватимуться даними з програмою (розділ Адміністрація – Синхронізація даних).

Що робити, якщо виникнуть складнощі у роботі з ККТ

Для спрощення підключення ККТ до операторів фіскальних даних та взаємодії з ними призначений сервіс 1С-ОФД. Користувачам сервісу 1С-ОФД надаються такі послуги:

консультації з питань підключення ККТ до системи передачі та прийому даних ОФД та роботи з ОФД;
допомогу у виявленні проблем, що перешкоджають штатній роботі з передачі даних від ККТ (фіскального накопичувача) до ОФД;
допомога у реєстрації кас в особистому кабінеті платника податків у ФНП;
допомога в отриманні та налаштуванні кваліфікованого електронного підпису (КЕП) для підписання заяви на реєстрацію ККТ в особистому кабінеті платника податків на сайті nalog.ru, а також заяви про приєднання до оферти ОФД.

Сервіс надають кваліфіковані партнери фірми 1С, яким надано статус «Центр компетенції 1С по 54-ФЗ».