Основні завдання та функції архіву

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Поняття архіву організації

1.1.1. Документи Архівного фонду України, віднесені до державної власності, до передачі на постійне зберігання, тимчасово, в межах термінів, встановлених Федеральною архівною службою України, зберігаються в організації.

Відповідно до Положення про Архівному фонді України (1994) для архівних документів низки федеральних органів влади та інших організацій на підставі угод, укладених зазначеними органами з Федеральною архівною службою, встановлюються спеціальні терміни та порядок тимчасового та депозитарного зберігання документів. У разі створюються центральні архіви організацій чи галузеві фонди на правах юридичної особи, у своїй діяльності вони керуються Основними правилами роботи державних архівів.

1.1.2. З метою своєчасного прийому архівних документів від структурних підрозділів або інших джерел комплектування, забезпечення їх обліку, збереження, впорядкування та використання відповідно до цих Правил та підготовки до передачі документів на постійне зберігання в організації створюється архів.

Залежно від обсягу документів архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації чи підрозділ у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства), що здійснює прийом та зберігання архівних документів з метою використання.

1.1.3. Організація забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням та кадрами.

1.1.4. Посадові особи організації відповідають порушення норм, встановлених цими Правилами.

Види архівів

1.2.1. Залежно від компетенції (функцій) організації можуть створюватися такі види архівів:

центральний архів федерального органу влади або органу влади суб'єкта України, який зберігає документи апарату органу влади, документи організацій безпосереднього підпорядкування та інших організацій, включених до списку джерел комплектування архіву, затвердженого керівником органу влади;

центральний галузевий архів, що зберігає документи всіх організацій, віднесених до певної галузі, всіх рівнів підпорядкованості та незалежно від їхнього територіального розташування;

об'єднаний архів, що зберігає документи кількох організацій галузі, пов'язаних системою підпорядкованості або однотипних за профілем діяльності;

архів організації, що зберігає документи лише цієї організації та її попередників.

1.2.2. Залежно від складу документації, що підлягає зберіганню в архіві, можуть створюватися:

архів управлінської документації;

архів документації на електронних носіях

1.2.3. Архіви, склад документів яких обумовлений способом запису інформації та носієм, можуть створюватися як самостійні одиниці або структурні підрозділи у складі архіву організації.

Основні завдання та функції архіву

1.3.1. Основними завданнями архіву організації є:

комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;

облік та забезпечення збереження документів;

створення науково-довідкового апарату до документів архіву;

використання документів, що зберігаються в архіві;

підготовка та передача документів, що належать до Архівного фонду України, на постійне зберігання відповідно до термінів та вимог, встановлених Федеральною архівною службою України та органами управління архівною справою суб'єктів України.

1.3.2. Для організацій,здійснюють тимчасове депозитарне зберігання документів Архівного фонду України, основні завдання архіву визначаються відповідно до угод і договорів, укладених ними з установами Федеральної архівної служби України.

1.3.3. З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:

веде списки організацій та (або) структурних підрозділів організацій - джерел комплектування архіву;

приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій – джерел комплектування архіву;

враховує та забезпечує збереження прийнятих до архіву документів;

створює та підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву;

проводить експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних та методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;

здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях – джерелах комплектування;

організовує роботу зі складання номенклатури справ організації;

надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами;

бере участь у розробці нормативних та методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби документаційного забезпечення управління, у тому числі в організаціях – джерелах комплектування архіву.

1.3.4. Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір та використання, а також підготовку та передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складіфондів організацій – джерел комплектування архівів.

Усі операції, що здійснюються з ЕД під час передачі на архівне зберігання та в процесі зберігання (перезапис, конвертування в нові формати, стиснення та ін.), мають бути документовані для забезпечення автентичності ЕД.

Права архіву

Для виконання основних завдань та функцій архів організації має право:

вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі до архіву документів у впорядкованому стані;

контролювати правила роботи з документами у структурних підрозділах та організаціях - джерелах комплектування архіву;

вимагати від структурних підрозділів та організацій - джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості;

брати участь у заходах, що проводяться Федеральною архівною службою України, органами управління архівною справою суб'єктів України, федеральними архівами України, з питань архівної справи та документаційного забезпечення управління.

Відповідальність архіву

Архів спільно з керівником організації відповідає за:

недотримання умов забезпечення збереження документів;

втрату та несанкціоноване знищення документів;

необґрунтована відмова у прийомі на зберігання документів постійного зберігання та за особовим складом підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміні форми власності;

порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.

---