Періоди бюджетування
Відмінність завдань, які має вирішити бюджетування, визначає відмінність вимог, як до самих бюджетів, так і до ступеня їх деталізації. Зазвичай компанії виділяють собі такі мети під час складання бюджетів і, для цього періоди бюджетування:
- для стратегічного планування (терміни 3-10 років)
- Формування стратегічних показників
- Прогноз фінансово-економічної ситуації та оцінка фінансової реалізованості стратегічних цілей
- для річних бюджетів
- Прогноз фінансово-економічної ситуації
- Формування планів робіт забезпечених фінансами
- Узгодження планових цільових показників
- Для щомісячних бюджетів
- Управління ліквідністю
- Відстеження виконання показників річного бюджету
Різні періоди бюджетування пов'язані у тому числі і з необхідністю оптимізації витрат на здійснення бюджетного процесу в компанії з одержуваними вигодами від його реалізації. Досвід побудови систем бюджетування компаній свідчить про необхідність виділення кількох підходів у побудові бюджетування – використання найбільш агрегованих показників упорядкування річного бюджету і більшу ступінь деталізації при місячному бюджетуванні.
Дані бюджетів мають різну міру деталізації, і завдання, на які вони орієнтовані різні. Наприклад, завданнями стратегічного бюджетування є оцінка фінансової реалізації стратегій, а також оцінка потреби в різних видах ресурсів компанії та розрахунок «вузьких місць» для компанії. Побудова даних бюджетів дозволяють ув'язати свої рішення з фінансовими можливостями компанії з урахуванням фінансування, ліквідності, можливості усунення вузьких.місць». Для стратегічних бюджетів будуються лише фінансові бюджети – баланс, звіт про фінансові результати та звіт про рух коштів. Причому, дані фінансові бюджети будуються, спираючись на просту фінансову модель прогнозування діяльності компанії. Основною метою стратегічних бюджетів є визначення основних показників діяльності, таких як займана компанією частка ринку, основні показники діяльності – оборотність активів, питомі показники видатків у виручці від реалізації, частка власних та залучених коштів у валюті балансу.
На основі аналізу перспективи та можливостей розвитку компанії визначаються напрями подолання обмежувальних факторів. Так, обмежуючими чинниками фірми може бути, наприклад, обмеження у розширенні штату на займаних офісних площах, і навіть з технологічних особливостей відсутня можливість оренди офісу іншому місці окремих підрозділів і фірми загалом. Також, враховуючи те, що спеціалізація фірми торгової діяльності існують обмеження у розширенні складських приміщень без можливості використання орендованих складів в іншому місці, що також пов'язано з технологічними особливостями. Тому в перспективі розвитку на найближчі 3 роки цілями компанії буде максимальна автоматизація процесів для зменшення потреби у розширенні штату, пов'язаного зі зростанням діяльності компанії. Також існуватимуть обмеження та виведено цільові показники розширення товарного асортименту та складських залишків. Показники розвитку будуть закладені до бюджетів з урахуванням потреб інвестицій у капітальне будівництво.
Дані обмеження вимагатимуть розширення офісних та складських приміщень шляхом інвестицій у будівництво нового офісу та складу. Цямету винесено в окремий інвестиційний проект з термінами реалізації 3 роки і потребує відповідних інвестицій. Джерелом цих інвестицій стане прибуток компанії, а також збільшення статутного фонду. Дані показники також буде закладено у розрахунках фінансових бюджетів на 3 роки.
Оскільки однією з цілей системи бюджетування є прогнозування та затвердження майбутнього фінансового стану компанії за підсумками бюджетного періоду - то за фактом складання бюджетних прогнозів управління компанії має оцінити задовільність чи не задовільність фінансових показників діяльності компанії. І якщо деякі показники не влаштовують, то бюджетний прогноз необхідно переглядати на рівні підрозділів компанії та «вивести» показники діяльності в потрібний діапазон.
Також необхідно зазначити, що для контролю виконання бюджетів необхідно встановити вимоги до підрозділів та регламент перевищення бюджетних показників. Зазвичай це здійснюється за допомогою процедури коригування бюджету. У цих випадках для здійснення фінансування підрозділу робиться запит на перегляд бюджету, після чого ці зміни вносяться до бюджету. Тільки після внесення даних до бюджету здійснюється фінансування.
Показники діяльності підрозділів мають бути узгоджені. Процедура узгодження визначає пріоритетність завдань та їх фінансування.