Персональний канбан, Блог 4brain
Особисті та робочі справи мають одну неприємну властивість: вони збираються. Це призводить до різних наслідків. Наприклад, у вас може бути одна справа, яка раптом переривається ще двома. Що робити? Відкладати перше та братися за них? І якщо так, то як у цьому випадку повернутись і доробити перше?
Незавершені справи накопичуються та занурюють наше життя у хаос. Дуже важко послідовно виконувати свої завдання. Потрібна проста та ефективна система, яка налагодить усі гвинтики та дозволить розвантажити мозок. Для цього вам може стати в нагоді канбан.
Канбан - це система організації виробництва та постачання, що дозволяє реалізувати принцип «точно вчасно». Персональний канбан - система організації своїх справ, що дозволяє ефективно і вчасно їх завершувати. Найкращий персональний канбан - візуальний. З його допомогою легко та ефективно можна розібратися зі своїми завданнями.
Він дуже схожий на систему GTD Девіда Аллена. Він складається із контейнерів (або колонок) пунктів справ на різних стадіях завершення. Ви можете класифікувати різні типи дій, використовуючи колір чи різні лінії. Таким чином, можна бачити завдання у їхньому контексті.
Є два принципи персонального канбану:
- Візуалізувати свою роботу.
- Обмежити свою роботу під час виконання.
Як це можна зробити? Для візуалізації запишіть усі свої дії на стікерах. Потім ви можете переміщати їх за діаграмою робочого процесу, створеною на дошці. Ви також можете використовувати різні наклейки для візуального відображення різних груп дій.
Найпростіший канбан складається із трьох колонок:
- Список справ (To Do)
- Справи у процесі виконання (Doing)
- Зроблено (Done)
Більш просунуті варіанти включають більшу кількість колонок. Ті, хто їх використовують, додають особливих функцій, що допомагає ефективно братися за великі проекти. Радимо вам насамперед освоїти простий канбан, а потім переходити до складнішого.
Розширений персональний канбан може містити до дев'яти колонок.
Ця колонка допоможе тримати ваші цілі перед собою. При цьому вони наочні та фізично відчутні. Того, що не записано, немає. Це правило якнайкраще працює щодо цілей.
Дана колонка призначена для тих проектів, яких вам потрібно прийти або про які не потрібно забувати. Утримання в полі зору допомагає швидше дістатися до них. Коли будете готові почати проект, то можете використовувати бігунки, тобто переміщати його в часі.
Резервні справи
Це справи, які можуть стати важливими на якомусь етапі вашого життя. Можете сегментувати їх за часом і виконувати, коли з'явиться вільний годинник.
Навчання/покращення
Тут буде все, що пов'язане з навчанням та покращенням життя. Сюди можна записувати абсолютно будь-які ідеї з цієї області. Ви можете вписати назву книг і курсів, щоб повернутися до них, коли буде вільний час.
Готово/в очікуванні/цього тижня
Ця колонка призначена для справ, які потребують уваги цього тижня. Вони мають бути у вашій свідомості. Коли ці елементи дозріють для дії, перемістіть їх із колонки «Резервні справи» прямо сюди.
Пам'ятайте друге правило персонального канбану та обмежте свою роботу. Прагніть того, щоб кількість елементів у цій колонці не перевищувала 5-6 одиниць. Більше справ може морально придушити.
Сьогодні/дія
В процесі
Для елементів, надякими ви зараз працюєте. Їхня мета полягає в тому, щоб якнайшвидше відправити її в колонку 9 («Зроблено»).
Цей стовпець призначений для елементів, яким потрібна дія іншої людини (начальника, клієнта), перш ніж можна переміщати в інше місце. Або це справи, яким потрібні гроші або певний час.
Стовпець для виконаних дій. Насолоджуйтесь припливом азарту під час переміщення в цю колонку. Ці справи не потрібно видаляти, збирайте їх. Можливо, колись ця інформація вам допоможе. Наприклад, з'ясувати, справи з якої галузі свого життя ви виконуєте найчастіше або не виконуєте зовсім.
Можете проаналізувати, які незаплановані справи з'являються у вас протягом дня.
- Звідки вони беруться?
- Скільки годин на день вони займають?
- З яких областей?
Як вже було сказано, ви можете налаштувати свій власний канбан як забажаєте. Але можете розпочати, використовуючи нашу заготівлю. Зміни вноситимете вже по ходу справи.