Підвищення ефективності документообігу - Економіка
3.3 Підвищення ефективності документообігу
Своєчасний та швидкий доступ до інформації сьогодні є необхідною умовою успішного вирішення будь-яких завдань. Оперативність та якість формування документів, злагодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку та використання документів безпосередньо впливають на якість управління і, отже, на економічну ефективність діяльності підприємства в цілому.
На досліджуваному підприємстві існує проблема ефективного документообігу. З впровадженням управлінського обліку та бюджетування виникла велика потреба в інформаційному забезпеченні структурних підрозділів. Внаслідок постійних організаційних змін відбувається періодична зміна довідників центрів відповідальності та місць виникнення витрат. Рух структурних змін та об'єктів призводить до оновлення довідників. Не отримана інформація про зміни призводить до неправильного кодування первинних витратних документів.
Рух основних засобів взагалі не регламентовано з довідниками кодування, амортизація може нараховується на старі шифри і формувати прямі витрати не за експлуатантами. Тільки повне та своєчасне інформування може позбавити неправильного віднесення витрат.
Повне інформування і зменшення часу, що витрачається на пошук необхідної інформації, виконання певних дій у межах ділового процесу обробки документів, одна із основних методів підвищення продуктивність роботи співробітників і безперервний виробничий процес. Потреба в централізованому отриманні інформації та у контролі за проходженням документів у масштабах всієїОрганізація призводить до необхідності створення автоматизованої системи управління документообігом.
Життєвий цикл будь-якого документа, від його створення і до передачі до архіву, складається з великої кількості взаємозалежних процедур. Ділові процеси, закладені в систему автоматизації, повинні включати створення документів, у тому числі і на основі типових шаблонів, реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, маршрутизацію документів, контроль проходження і виконання документів, створення єдиного сховища інформації.
Об'єктивною вимогою до технологій, закладених в автоматизовану систему, є можливість обробки та реєстрації різних типів інформації, такої як текстові файли, відскановані образи паперових документів, графічні зображення, електронні таблиці.
У процесі обробки документа нерідко бере участь велика кількість працівників. Один готує чернетку, інший візує, третій передає на виконання і т. д. При цьому важливо, щоб будь-який учасник ділового процесу міг у будь-який час отримати доступ до документа та будь-якої інформації. При цьому важливо дотримуватися суворого розмежування доступу та захисту даних.
Наявність засобів календарного планування допоможе забезпечити надійність та оперативність взаємодії між підрозділами під час організації діяльності робочих груп, підготовки спільних заходів. Забезпечення зв'язку з діловими партнерами, клієнтами та постачальниками так само важливе, як і організація взаємодії всередині підприємства. Наприклад, у процесі укладання договору може бути потрібна спільна робота юридичного відділу, бухгалтерії, канцелярії, а також обмін документами з діловим партнером. Це досягається розподіленим доступом до загальних баз даних та вбудованоїелектронній пошті. Можна використовувати і засоби тиражування (реплікації) баз даних системи, що спільно використовуються.
Цілком цим вимогам відповідає система автоматизації діловодства та документообігу БОСС-Референт, програмний продукт, розроблений компанією АйТі на базі Lotus Notes. Технології Lotus широко використовуються для організації спільної роботи та автоматизації документообігу. При розробці системи БОС-Референт були враховані вимоги Державної системи документаційного забезпечення управління, а також специфіка системи діловодства, що історично склалася в Україні. Тому застосування системи не обмежено спеціалізацією чи розміром організації.
Система може використовуватися в будь-якій організації, де потрібні отримання цілісної картини про хід підготовки та обробки документів, контроль виконання доручень, реєстрація вхідної, вихідної чи внутрішньої кореспонденції з подальшою обробкою, ведення історії контактів, листування з клієнтами та постачальниками. облік роботи із договорами.
Гнучкість стосовно систем автоматизації зазвичай розуміється як можливість адаптації системи з урахуванням потреб підприємства-замовника. Адаптація може здійснюватись різними засобами.
Параметричне налаштування. У " гнучкою " програмі є форми налаштування, у яких користувач з допомогою простого перемикача встановлює чи скасовує ті чи інші можливості програми (параметри).
Модифікація та розвиток системи з урахуванням потреб замовника. Для цього служать вбудовані кошти, ядро яких становить мову розробки додатків. Система може доопрацьовуватись на стадії впровадження або в ході її експлуатації, у тому числі і фахівцями самого підприємства. В останньому випадку замовникупередається програмний код системи, що має сенс у тому разі, якщо самої структурою системи гарантується можливість її безпечного розвитку. Чим вищий рівень мови доопрацювання та модифікації програми, тим ці доробки виконуються швидше, а отже, й обходяться дешевше.
Візуальне налаштування екранних форм на рівні користувачів. "Гнучка" система надає можливість користувачеві самому налаштувати систему таким чином, що рядовий бухгалтер у картці клієнта, наприклад, бачитиме обмежену кількість полів і його дії будуть регламентовані редагуванням банківських реквізитів клієнта. У той же час головний бухгалтер бачитиме набагато більше полів і зможе редагувати і кредитний ліміт, і групу ієн, встановлених для даного клієнта, і т.п. поточної таблиці, але все – у рамках виданих прав користувачеві.
Зв'язок коїться з іншими програмами. Для цього фахівцям підприємства потрібно знати структуру даних системи. За наявності у користувачів програмного коду дуже просто здійснити зв'язок системи з програмами інших розробників, що вже є на підприємстві, автоматизованими робочими місцями та ін. "Гнучка" система підтримує також стандартні програмні бібліотеки, призначені для обміну даними між програмами різних розробників. Якість засобів експорту-імпорту визначає зручність та швидкість передачі та отримання даних з інших систем.
Цю ж систему я порадив би використати підприємству ВАТ "ТНК-Нягань".
В рамках проведеної реорганізації з організаційної структури у ВАТ "ТНК-Нягань", призвело до необхідності приділяти більшу увагу стану собівартості продукції тавнутрішніх послуг, тобто. здійснювати ефективне управління базою собівартості – затратами. У зв'язку з цим основним завданням даної практичної роботи є описати які системи управління витратами існують на підприємстві ВАТ "ТНК-Нягань", шляхом вивчення практичної галузі управління витратами та проведення аналізу процесу управління витратами на конкретному підприємстві. Завдання, поставлені на початку роботи, виконані. Проведено дослідження у сфері управління витратами. У ході проведеного аналізу, що існує в рамках ВАТ "ТНК-Нягань" системи керованої витратами, виявлено велику роз'єднаність між елементами системи, їхню незалежність один від одного, що сильно відбивається на якості управління. Головною причиною неефективного управління я бачу в невмінні керівництва керувати чимось, крім виробничого процесу. Під час проведення поелементного аналізу процесу управління витратами виявлено такі недоліки:
- Недоліками при проведенні обліку витрат є, по-перше, надання інформації після місяця наступного за звітним, що не дозволяє вести оперативне управління витратами; по-друге, не дотримується точність при віднесенні витрат відповідно до місць їх виникнення; по-третє, не бажання керівників впливати на бізнес-процеси. Не надається великої важливості з того що отримана під час пооб'єктного обліку і відповідно аналізу інформація не враховується після ухвалення управлінського рішення.
Позитивні сторони систем управління витрат, що експлуатуються.
Процес управління витратами з розподілом центрів відповідальності та місць виникнення витрат полягає в наступному:
- до кожного центру витрат плановою службою, доводяться планові показники щодо обсягу робіт, майбутніх витрат;
-за кожний місяць плановою службою формується інформація щодо витрат структурних підрозділів, у розрізі статей витрат;
- плановою службою щомісяця формується звіти про відхилення щодо кожного ЦО;
- центри відповідальності, аналізуючи склад собівартості, що склалася за звітний період, виявляють винуватців відхилень і пояснюють причини того, що сталося;
- з перевитрати кошторисів у частині витрат, за рівнем яких визначено відповідальність конкретних осіб, службою ОтиЗ, згідно з розробленою методикою встановлюється розмір стягнення за негативні результати роботи. У разі позитивного ефекту розглядається питання заохочення центрів відповідальності;
- центрами відповідальності спільно з економічною службою проводиться пошук резервів зниження собівартості, а також розробляються заходи щодо недопущення перевитрати кошторисів у майбутньому;
- Контроль за виконанням вжитих заходів покладається на контролюючі органи, відповідно до специфіки виконуваних функцій;
- кожним центром відповідальності складаються прогнози на майбутнє, з урахуванням введених у дію та запланованих заходів щодо зниження собівартості, які згодом враховуються при розробці плану шляхом проведення коригування.
Головне придбання підприємства у зв'язку із зміною системи управління витратами в наступному:
- Оперативний, якісний облік витрат, що дозволяє своєчасно реагувати на зміни в навколишньому середовищі підприємства.
Можливості управлінського обліку нескінченні, а шляхи його досконалості безмежні.