Підвищення ефективності ІКС

При обговоренні питань проектування інформаційно-керуючих систем зазначалися деякі з вимог до підвищення їх ефективності, наприклад, вимога, щоб тип інформації, що видається, відповідав потребам керуючого для прийняття ним рішення.

На жаль, безліч потенційних проблем не дозволяє ефективно працювати навіть такою ІВС, яка, на перший погляд, і добре спроектована. Можливо, потенційні користувачі не зрозуміють переваг системи або відчуватимуть перед нею страх і не захочуть користуватися нею. Може також виявитися, що система вийшла надто дорогою. Нижче пропонуються кілька порад, як вирішити ці та інші проблеми, щоб нова ІКС виявилася ефективною не лише на папері, а й на практиці.

УЧАСТЬ КОРИСТУВАЧІВ У ПРОЕКТУВАННІ СИСТЕМИ. Складні комп'ютеризовані інформаційно-керуючі системи, як правило, проектуються групою фахівців за допомогою сторонніх консультантів. Щоб проектована ІКС була ефективною на практиці, цим фахівцям надзвичайно важливо залучити до процесу проектування тих керуючих, які згодом користуватимуться нею. Ці користувачі краще за інших знають, які рішення є головними і яка інформація потрібна для їхнього прийняття.

Крім того, якщо ті керівники, які будуть користуватися інформацією, не візьмуть певної участі в процесі розробки, може виявитися, що система не даватиме їм необхідної інформації або перевантажуватиме їх марною інформацією. Як видно з розгляду змін у процесі управління (гл. 16), залучення до проектування людей, відповідальних за використання, зазвичай зменшує опір змін.

підвищення

Мал. 14.6. Модель діяльності виробничої фірми.

Джерело: JeromeKanter,Management Information Systems,3rd ed. (Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1984)..

ПРОЦЕС НАВЧАННЯ КОРИСТУВАЧІВ. Зменшити опір змін також можна, якщо добре навчити користувачів роботі з системою. Таке навчання має зменшити страх перед невідомістю, який вселяє складна ІВД. І, що найважливіше, попереднє навчання дозволить користувачам глибоко дізнатися про можливості системи та допоможе їм уникнути тих «пасток», які є наслідком наявних обмежень. Без такого навчання користувачі можуть опинитися у владі обслуговуючого технічного персоналу та почуватися так, ніби ІВД керує ними, а не навпаки. В результаті може виникнути почуття досади та небажання користуватися системою.

КРИТЕРІЙ ВИТРАТИ - ЕФЕКТИВНІСТЬ. ІКС не може вважатися ефективною, якщо вигоди від її використання помітно не перевищують витрати на її створення. Найкраща ІВС — це не обов'язково така, що дає найбільшу кількість інформації та найбільшу точність та швидкість. Найкраща система - це система, яка дає інформацію такої кількості та якості, яка необхідна для цілей управління за найменших можливих витрат. Вартість експлуатації ІКС значно перевищує витрати на оплату праці фахівців та вартість обладнання обробки даних. До складу витрат входить час, витрачений на її проектування, встановлення, навчання персоналу, а також час та витрати, пов'язані зі збором, накопиченням та обробкою інформації. Оцінкою ж економічної ефективності ІКС часто нехтують. Особливо це стосується безприбуткових організацій. Ілюстративний приклад 14.3. показує, як можна знизити витрати банків за допомогою ІКС.

Ось що кажеКерівник каліфорнійського відділення фірми «Шеклі» з виробництва харчових добавок, косметики та миючих засобів щодо нестачі потрібної інформації: «Наша база даних була в такому поганому стані, що ми ризикували прийняти необачні рішення». А ось його думка про знову спроектовану для корпорації ІВС: «Вперше керівництво може оцінити фінансові наслідки рішень, які приймає обслуговуючий персонал різних рівнів».

ОБСЛУГОВУЮЧИЙ ПЕРСОНАЛ І ТЕСТУВАННЯ ОБЛАДНАННЯ. Якщо ІВС використовує комп'ютер, то організація має найняти відповідну кількість обслуговуючого технічного персоналу та операторів. Ці фахівці мають стати частиною організації та перейнятися розумінням того, що їхній обов'язок — допомогти організації у досягненні її цілей, а не просто забезпечити безвідмовну роботу комп'ютерів. Крім того, нові комп'ютери та програми можуть погано працювати через помилки. Тому всі виробники настійно рекомендують, щоб обладнання було перевірено на точність у процесі роботи в паралель з іншими системами, перш ніж на систему можна буде покластися.

Зниження банківських витрат за допомогою інформаційно-керуючої системи

Три найбільші банки країни не тільки контролюють близько однієї третини активів, що належать 50 основним банкам, але і є законодавцями моди в галузі інформаційного управління. І ці три банки - "Бенк оф Америка", "Сітікорп" і "Чейз Манхеттен Бенк" - часто знаходяться на передньому краї автоматизації контор так само, як вони були попереду і тоді, коли з'являлися перші комп'ютери. Через об'єднання в єдину комунікаційну мережу всіх текстових процесорів «Бенк оф Америка» сподівається знизити темпи зростання оплати праці клерків, а ці темпи раніше досягали 10% на рік. За останнітри роки, за словами представника компанії, за допомогою мережі текстових процесорів банку вдалося заощадити 4,5 млн. дол.; наступного року очікується економія у розмірі б млн. дол.

"Сітібенк" - це другий за величиною банк країни і визнаний "полігон" експериментування в галузі автоматизації праці банківських службовців. Можливо, він першим із банків створить так звану «контору завтрашнього дня». Керівництво цього банку виступає за повне вилучення паперу у своїх конторських операціях.

Один із шляхів до цієї мети — використання комп'ютеризованої системи мікрофільмів, в якій дані зберігаються на мікроплівці, а комп'ютер забезпечує швидке внесення змін до них. "Сітібенк" також встановив у себе три створені фірмою "Мікроформ" системи мікрофільмів, що дозволяє вносити зміни за допомогою комп'ютера. Система, придбана 1976 р. за 1 млн. дол., приносить щорічну економію 100 тис. дол.

Джерело:«Productivity and Information Management»,Fortune,March 12, 1979, p. 40 (an advertisement prepared by International Data Corporation).