План дій щодо створення системи управлінського обліку з нуля

Статті на тему

Система управлінського обліку компанії повністю залежить від специфіки підприємства, інформаційних потреб його менеджменту, особливостей бізнес-процесів і фінансової структури. Почасти тому щодо управлінського обліку немає єдиних правил і форм звітності. Проте є кілька простих кроків, які допоможуть невеликій компанії у найкоротші терміни впровадити управлінську звітність або вдосконалити існуючу, не витрачаючись на дорогу інформаційну систему.

Використовуйте покрокові посібники:

Насправді можна зустріти кілька принципово різних підходів до ведення управлінського обліку. Найпоширеніше на практиці рішення зводиться до наступного: для складання управлінської звітності використовуються бухгалтерські дані та інформація з оперативних звітів підрозділів компанії. Зупинимося докладніше у тому, як можна побудувати у компанії таку систему обліку.

Крок 1. Скласти три основні звіти

Створення будь-якої системи звітності має сенс починати з визначення того, які дані потрібні менеджменту для прийняття рішень. Інакше кажучи, з розробки форм звітності, що містить необхідні показники, що характеризують стан підприємства. І в першу чергу доведеться скласти три основні форми, а саме:

управлінський баланс;
звіт про доходи та витрати;
звіт про рух коштів.

Залежно від того, яка аналітика та які дані будуть потрібні для їх складання, будуть сформовані оперативні звіти по підрозділах.

Управлінський баланс. За основу управлінського балансу виправдано взяти структуру класичного бухгалтерського балансу. У чому буде принципова відмінність? У тому, щостатті в управлінському балансі повинні мати більшу деталізацію та докладні розшифровки. Наприклад, до укрупненої статті «Кошти» можна запровадити додаткові підстави для відображення залишків коштів у розрізі розрахункових рахунків компанії та кас.

Звіт про доходи та витрати. За аналогією з балансом, складаючи звіт про доходи і витрати, доведеться вибудувати каркас, визначити перелік укрупнених статей. Їхня структура може повторювати звіт про прибутки та збитки. Працюючи над створенням структури звіту, особливо щодо видаткових статей, варто відразу закласти їх класифікацію. Іншими словами, розбити всі статті на змінні та постійні. Або ж поділити їх на прямі та непрямі.

Також, якщо компанія представлена кількома юридичними особами (філіями), має сенс розділити всі доходи та витрати на бізнес-одиниці. При необхідності може бути додана аналітика за продуктами, регіонами, за обсягами продажів (оптові продажі та роздрібні) та інше.

Звіт про рух коштів. Для цілей управлінського обліку цей звіт, як правило, складається прямим методом. Усі статті також поділяються на основну, фінансову та інвестиційну діяльність. Щодо самого переліку статей виплат та надходжень, його можна сформувати на основі складеного звіту про доходи та витрати, але з більшою деталізацією. І, зрозуміло, до звіту про рух коштів не потраплять амортизація, курсові та сумові різниці, переоцінка товарно-матеріальних цінностей, шлюб та втрати у виробництві. Водночас важливо не забути додати такі статті: отримані (видані) кредити, аванси, придбання основних засобів та НМА, виплати з капітальних ремонтів тощо. У результаті має вийти докладний список статей усіх можливих виплат танадходжень.

Крок 2. Визначитись із звітними формами підрозділів

Тепер можна розпочати розробку форм оперативних звітів по центрах фінансової відповідальності. Їхнє завдання – надати більш детальну інформацію менеджменту. Усі оперативні звіти підрозділів можна умовно розділити на дві великі групи, про які розповімо докладніше.

Натурально-вартісні звіти. Як випливає з назви, у таких звітах поряд з грошовими характеристиками можуть міститися і кількісні показники. Яскравим прикладом може бути звіт про продажах, куди входять розгорнуті дані щодо реалізації за найменуванням продукції розбивці у регіонах, збутовим підрозділам тощо. буд., із зазначенням кількості реалізованої продукції, її вартості і підсумкового показника по выручке.

Зрозуміло, деякі статті можна проігнорувати, якщо їх значення залишаються незміненими протягом тривалого часу. Наприклад, немає сенсу складати звіт про стан статутного капіталу чи рух основних засобів, якщо в компанії їх склад практично незмінний.

Цілком виправдано запитати у керівників відділів максимально повний набір нефінансових показників, які їм потрібні для контролю. А розпочати варто з генерального директора. На цьому етапі на вас чекатиме неприємний сюрприз. Швидше за все з'ясується, що керівники хочуть контролювати все та вся. Тому має сенс зустрітися з кожним із них і попросити виділити ті показники, які справді необхідні – 10–15 показників, не більше. Коли це буде зроблено, можна розпочати створення форм звітів.

Крок 3. Вирішити, звідки беремо дані

Коли складено всі форми управлінської звітності, належить визначити джерела даних їх заповнення. На самому початкустатті зроблено застереження про те, що управлінський облік частково базуватиметься на даних бухгалтерського обліку. Іншими словами, деякі відомості до управлінських звітів «висмикуються» з бухгалтерських рахунків. І тут можливі проблеми. По-перше, на рахунках бухгалтерського обліку може бути необхідна аналітика. Наприклад, для складання звіту про продаж потрібні відомості про реалізацію по регіонах, тоді як у бухгалтерському обліку такого поділу немає. Що робити? Розбирати всі відображені операції вручну? По-друге, деякі дані приймаються до обліку бухгалтерією з великим запізненням, наприклад, через те, що не була подана документація, що підтверджує вчасно. Відповідно, управлінська звітність, яка покликана забезпечити менеджмент оперативними даними про стан підприємства, втратить будь-який сенс. Вирішення цих проблем може бути наступним.

Переробити план рахунків. Щоб отримати необхідні дані з бухгалтерського обліку, так чи інакше доведеться коригувати існуючий план рахунків. А розпочати – зі зіставлення управлінських звітів і статей у яких із рахунками бухгалтерського обліку. Наприклад, дані звіту про продаж - рахунок 90 "Продажі", звіту про виробництво - рахунок 20 "Основне виробництво", рахунок 40 "Випуск готової продукції", рахунок 43 "Готова продукція", звіту про інвестиційну діяльність - рахунок 07 "Обладнання до встановлення », Рахунок 08 «Незавершене виробництво» тощо.

Далі доведеться визначитися з тим, як структуруватимуться дані у розрізі центрів фінансової відповідальності. За кожен конкретний звіт відповідає окремий підрозділ, а отже, відомості у бухгалтерському обліку мають бути структуровані за підрозділами. Тобто практично до кожного рахунку відкривати аналітику врозріз центрів фінансової відповідальності.

І нарешті, для кожного рахунку у бухгалтерському плані рахунків передбачити аналітику, яка відповідає структурі статей оперативного звіту. Наприклад, витрати власного автопарку компанії враховуються на рахунку 23 «Допоміжне виробництво». У звіті автопарку виділено такі статті витрат: ПММ, матеріали, заробітна плата, податки, інші витрати. Цю аналітику і треба передбачити на рахунку.

Як структурувати інформацію на рахунках? Можна побудувати структуру даних з допомогою відкриття субрахунків. Але працювати з таким планом рахунків не надто зручно, та й отримати відомості у необхідному аналітичному розрізі може бути проблематично.

Використання аналітичних ознак, мабуть, найоптимальніше рішення. Кількість аналітичних ознак (субконто), що відкриваються до рахунку, залежить лише від можливостей інформаційної системи. При цьому вони дозволяють робити практично будь-які вибірки даних.

Уникнути запізнення даних. Простий спосіб забезпечити оперативність даних управлінського обліку - відмовитися від використання тієї частини бухгалтерських даних, які традиційно заносяться в систему із запізненням. І натомість вимагати їх надання від підрозділів компанії. Для цього доведеться жорстко визначити, яка саме інформація і на підставі яких документів збиратиметься.

Щодо нефінансових показників, зрозуміло, розраховувати на те, що ці дані вдасться отримати з бухгалтерського обліку, не варто. Насправді нефінансові звіти готують відповідні структурні підрозділи.

Крок 4. Формалізувати правила ведення обліку

Тепер залишається змусити всю систему працювати. Для цього належить:

розробити облікову політику дляцілей управлінського обліку, що серед іншого описує порядок збирання та обробки даних;
вказати відповідальних за підготовку тих чи інших звітів;
визначити терміни підготовки звітів, а також маршрути їхнього руху. Іншими словами, в який саме відділ повинен передаватися звіт і як саме (електронною поштою, збереження в певній папці на сервері компанії або іншим способом).

Власний досвід

У компанії, що спеціалізується на роздрібному та оптовому продажу товарів для матері та дитини, при розробці та впровадженні управлінського обліку описана вище послідовність дій загалом була дотримана. Хоча були деякі відступи. Причина в тому, що управлінську звітність потрібно було створити у найкоротший термін.

Почали із фінансової структури компанії. Після цього визначили склад статей доходів, витрат та руху коштів. Також практично відразу розробили інші форми управлінської звітності: баланс, оперативні звіти щодо витрат підрозділів, продажу, закупівлі. А далі розпочали формування облікової політики. У компанії вирішили відійти від її класичної форми. Облікова політика є таблицею в Excel. У ній навпроти кожної статті з форм управлінської звітності зазначено джерело даних та примітки щодо їх обробки, а також метод обліку (за нарахуванням чи касовим), характер витрат – прямі чи непрямі, постійні чи змінні.

Щодо принципу нарахування, було зроблено певний відступ від загальних правил. А саме: деякі незначні статті, наприклад «господарські витрати», відображаються в управлінському звіті про доходи та витрати касовим методом. При такому підході ні про яке відчутне спотворення даних не йдеться, зате суттєво економиться часна підготовку управлінської звітності. Для компанії це було важливо, тому що на все було відпущено менше місяця.

З цієї причини стали створювати додаткову аналітику по рахунках бухгалтерського обліку, яка спрощує вибірку даних, але вимагає перебудови бухгалтерського плану рахунків. А змінити план рахунків – отже, потрібно переносити залишки, заново проводити вже відображені господарські операції. Тому поки що вибірка даних здійснюється фахівцем, який відповідає за підготовку управлінської звітності, вручну. "Картка рахунка" вивантажується з "1C" в Excel, господарські операції фільтруються за заданими ознаками, і отримані дані переносяться у відповідну статтю того чи іншого управлінського звіту.

До речі, нерідко до складання управлінської звітності доводиться проводити і рекласифікацію господарських операцій. Це робиться, якщо те, як відбито операцію у бухгалтерському обліку, відповідає її економічному змісту.

У результаті протягом місяця у компанії було впроваджено мінімально необхідний набір звітів. Менеджмент отримав зрозумілі та прозорі дані.

Управлінський облік не одно бухгалтерський

Ілона Петрова, до. е. н., віце-президент з економіки та внутрішнього контролю ЗАТ «Геотек Холдинг», викладач програми Executive MBA Московської міжнародної вищої школи бізнесу «МІРБІС»

Методичні рекомендації щодо управління фінансами компанії