Планування проекту - покрокова інструкція

Ключем до успішного проекту є планування. Створення плану проекту – це перше, що ви повинні зробити під час старту будь-якого проекту.

Найчастіше планування проектів ігнорується, і робота починається якнайшвидше. Більшість просто не усвідомлює цінність планування, що полягає в економії часу, грошей та уникнення багатьох проблем.

Крок 1 - цілі проекту

Проект вважається успішним, якщо всі потреби учасників було виконано. Учасником може бути будь-хто, хто безпосередньо чи опосередковано пов'язаний із проектом.

Як перший крок дуже важливо визначити всіх учасників проекту. Не завжди легко визначити всіх учасників, зокрема тих, хто перебуває під його непрямим впливом. Прикладом учасників можуть бути:

Спонсор проекту
Клієнт, який отримає результати роботи
Користувачі виробленого продукту
Керівник проекту та проектна команда

Як тільки ви зрозумієте, хто є учасником, вашим наступним кроком буде визначення їхніх потреб. Найкращим способом буде проведення інтерв'ю. Приділіть деякий час створенню списку всіх справжніх потреб, які приносять зиск. Найчастіше учасники розповідають про свої потреби, які, проте, не завжди ставляться до справи та не обіцяють зиску. Ці потреби можуть бути записані, але матимуть низькі пріоритети.

Наступним кроком після проведення інтерв'ю та створення списку потреб буде розстановка пріоритетів. Маючи список пріоритетів, ви можете скласти набір цілей, які можна легко виміряти. Хорошою технікою виконання цього буде розгляд цілей за принципом "розумних цілей". Таким чином, у вас буде більш чітке поняття того, що мети було досягнуто.

Як тільки ви визначили чіткий набір цілей, вони мають бути записані у планіпроекту. Вам також варто записати потреби та очікування всіх учасників.

У цьому полягає складна частина складання плану проекту. Далі ми розглянемо результати проекту.

Крок 2 - результати проекту

Використовуючи ці цілі, визначені в кроці 1, створіть список того, що має надати проект для досягнення цих цілей. Вкажіть, коли і як кожна з них має бути надана.

Додайте дані результати до плану проекту, враховуючи певну дату. Більш конкретні дати будуть встановлені під час складання графіка, про що йтиметься далі.

Крок 3 - графік проекту

Створіть список дій, які мають бути виконані для створення кожного результату, визначеного у кроці 2. Для кожного завдання визначте наступне:

Кількість зусиль (годин на день), необхідних для завершення завдання
Хто виконуватиме завдання

Як тільки ви встановили кількість зусиль, необхідних для кожного завдання, ви можете обчислити кількість зусиль, необхідних для отримання кожного результату та конкретну дату завершення. Поновіть блок результатів у плані новими конкретними датами.

На даному етапі планування ви можете вибрати використання такого програмного забезпечення, як Microsoft Project для створення графіка проекту. В якості альтернативи можна використовувати безліч різних доступних шаблонів. Туди ви зможете ввести всі завдання, дати, ресурси та результати, а також усіх, хто це виконуватиме.

Частою проблемою на даному етапі є те, що термін завершення, що виходить від спонсора, не завжди відповідає вашим оцінкам. Якщо ви вчасно зрозумієте це, вам варто негайно зв'язатися зі спонсором. У вас є кілька варіантів:

Обговорити терміни (продовживши проект)
Включити додаткові ресурси (збільшивши витрати)
Зменшити масштаб проекту (менше функціональності)

Використовуйте графік проекту, щоб схилити спонсора до одного з варіантів.

Крок 4 - підтримуючі плани

Цей розділ описує плани, які потрібно створити як частину процесу планування. Вони можуть бути включені до плану.

План використання людських ресурсів

Поіменно визначте людей та організації, а також лідера проекту. Для кожного з них опишіть його роль та відповідальність у проекті.

Далі опишіть число та тип людей, яких необхідно включити до проекту. Для кожного вкажіть дату початку його роботи, встановлену тривалість проекту та метод, який ви використовуватимете для отримання результатів.

Створіть один загальний документ про це.

План спілкування

Створіть документ, в якому буде відображено, хто має бути поінформований про проект і як вони отримуватимуть цю інформацію. Найбільш поширеним методом вважаються тижневі/місячні звіти про прогрес, що описують розвиток проекту, досягнуті контрольні точки та план роботи на наступний період.

План управління ризиками

Управління ризиками – це важлива частина процесу управління проектами. Хоча її часто ігнорують, дуже важливо визначити якнайбільше ризиків у вашому проекті і бути готовим до всього.

Ось кілька прикладів поширених ризиків проекту:

Занадто оптимістична оцінка витрат та часу
Занадто повільні огляди та відгуки від клієнтів
Несподіване урізання бюджету
Нечіткі ролі та відповідальності
Вклад учасників проекту не розглянутий або їх потреби не зрозуміли
Учасники змінюють вимоги після старту проекту
Учасники додають нові вимоги після старту проекту
Поганий канал спілкування, що призводить до нерозуміння, проблем з якістю та переробки
Недолік ентузіазму співробітників

Ризики можуть бути відстежені за допомогою журналу ризиків. Додайте кожний певний ризик у ваш журнал і опишіть ваші передбачувані дії, якщо він станеться. Регулярно переглядайте ваш журнал, за необхідності додаючи нові ризики в міру їхнього виникнення. Пам'ятайте, що навіть якщо ігнорувати ризики, вони все одно нікуди не зникнуть.

Якщо ви підете всім цим крокам, то у вас буде чудовий план проекту. Пам'ятайте, що вам потрібно оновлювати ваш план з прогресом проекту, а також вимірювати прогрес, порівнюючи його з планом.