Планування та облік трудовитрат при роботі із завданнями
Облік трудовитрат та відсотка виконання завдання
Працюючи з проектами і завданнями часто потрібно вести облік планових і фактичних трудовитрат, щоб згодом можна було оцінити завантаження співробітників. p align="justify"> При формуванні планів роботи, а так само при видачі нових завдань важливо знати, яке поточне завантаження у співробітників. Для формування точної картини із завантаження виконавців простого обліку завдань за принципом, скільки виконав, а скільки не виконав, вкрай мало. Наявність інформації про планові та фактичні трудовитрати дає більш об'єктивну картину щодо поточного завантаження Виконавців.
Система ESCOM.BPM містить блок автоматизованого обліку трудовитрат, що забезпечує такі функції:
- Вказує відсоток завантаження виконавця.
- Введення планових (оцінних) трудовитрат за завданням.
- Розрахунок планових трудовитрат.
- Вказівка виконавцем фактичних трудовитрат за завданням (регулярно чи разово).
- Формування звітів з трудовитрат.
Введення планових трудовитрат за завданням
Коли керівник створює нове завдання, йому необхідно вказати плановий термін виконання та дату початку роботи над завданням. При використанні блоку обліку трудовитрат йому додатково потрібно буде запровадити плановий обсяг трудовитрат у годинах. Для спрощення цього завдання у програмі є можливість розрахунку трудовитрат. Для цього потрібно вказати відсоток (%) завантаження Виконавця за даним завданням, дату початку та строк виконання. Далі система автоматично розрахує трудомісткі витрати, причому зробить це з урахуванням календаря робочого часу Виконавця. Отримане значення (оцінку) трудовитрат можна скоригувати вручну.
Планове значення трудовитрат може бути надалі скоригованоКерівником у ході процедури коригування завдання (наприклад, при перенесенні термінів завдання), коли йому стає доступна зміна термінів, важливості та інших атрибутів завдання.
Вказівка виконавцем фактичних трудовитрат за завданням
Виконавець може списувати робочий час щодня у призначені йому завдання чи робити це безпосередньо перед формуванням підсумкового звіту виконання завдання. Відмітки про фактичні трудовитрати вносяться вручну, до спеціального розділу картки завдання.
Для автоматичного обліку трудовитрат у програмі є обслуговування обліку практично витраченого часу. При прийнятті завдання працювати у виконавця є можливість включити даний сервіс. Зробити це можна і пізніше: на сторінці «Трудовитрати» є кнопка «Старт», для запуску сервісу та кнопка «Стоп» для його зупинки. Сервіс враховує робочий час за календарем Виконавця з моменту запуску сервісу, до його зупинки. Коли сервіс зупиняється, виконується обчислення часу та занесення результатів обчислення до таблиці "фактичні трудовитрати за завданням". Сервіс можна багаторазово запускати та зупиняти під час роботи над завданням.
Система автоматично підсумовує фактичні трудовитрати (як введені вручну, так і сформовані сервісом) за завданням та відображає їх у картці завдання у розділі «Трудовитрати». Після того, як Виконавець надішле виконане завдання на перевірку, введення нових даних про трудовитрати блокується.
Вказівка виконавцем відсотка виконання завдання
У ході роботи над завданням Виконавцю надається можливість вказувати % виконання завдання. Зробити це можна безпосередньо у картці завдання на сторінці «Виконання». Але зручнішим способом є вказівка відсоткавиконання через форму відмітки про фактичні трудовитрати. У той момент, коли виконавець розносить витрачений робочий час завдання, він може вказати і відсоток виконання. Форма для внесення інформації відкривається правою кнопкою миші в журналі завдань.
У звітах «Монітор виконання завдань» та «Контроль виконання документів» відсоток виконання завдання відображається у вигляді смуги, що заповнюється. При формуванні підсумкового звіту за завданням відсоток виконання встановлюється в 100. Якщо Керівник у ході перевірки завдання приймає рішення відхилити завдання та відправити його на доопрацювання, то йому надається можливість вказати % виконання завдання на його розсуд.
Формування звітів з трудовитрат
У програмі є два звіти, що містять інформацію про трудові витрати.
Звіт "Мої трудовитрати" відображає у вигляді таблиці інформацію про фактичні трудовитрати, яку вніс до системи поточний користувач. По суті – це персональний звіт. Він дозволяє співробітнику подивитися та відредагувати інформацію щодо внесених до системи трудовитрат. Наприклад, за допомогою цього звіту співробітник може подивитися всі записи, зроблені ним за будь-який проміжок часу і за будь-яким проектом. У звіті автоматично підсумовуються трудовитрати кожного дня.
Другий звіт називається «Звіт з трудовитрат». Він призначений для відображення планових та фактичних трудовитрат за завданнями. На відміну від звіту «Мої трудовитрати» цей звіт відображає дані щодо будь-якого Виконавця.
Склад завдань, які потрапляють у звіт можна обмежити, вказавши такі критерії, як:
- Проект – буде сформовано звіт за вказаним проектом
- Підрозділ – буде сформовано звіт за вказаним підрозділом
- Виконавець – буде сформовано звіт за вказаним співробітником
У звіті виводиться інформація про завдання, планові та фактичні трудовитрати, тривалість і простроченість завдання, поточний статус. Картку завдання можна відкрити подвійним клацанням миші.
У журналі передбачено можливості сортування, групування та фільтрації записів. Це дозволяє налаштувати візуальне відображення звіту у потрібному вигляді. Наприклад, сформований звіт з підрозділу можна згрупувати за виконавцями – співробітниками підрозділу. За допомогою фільтрації, наприклад, можна відобразити лише завдання, що перебувають у роботі або лише завершені. Отриманий звіт можна вивести на друк або експортувати у зовнішній файл.
Облік трудовитрат входить у рішення "Контроль виконання доручень".