Платіжний календар зразок
Сьогодні виникнення у компанії касових розривів багато в чому залежить від того, наскільки точно фінансовий директор компанії може становити платіжний календар. Є кілька перевірених на практиці рецептів. Які розділи платіжного календаря підприємства важливо передбачити ми розповімо у статті та наведемо зразок платіжного календаря.
Реєстр платежів у платіжному календарі
Важлива складова робочого платіжного календаря – реєстр запланованих виплат. Як правило, саме цей документ віддається на підпис фінансовому чи генеральному директору. Причому в ідеалі в реєстрі платежів присутні не тільки такі стандартні колонки, як дата складання заявки на платіж, номери рахунку та договору, найменування контрагента та сума до оплати, а й низка додаткових полів, які допоможуть керівнику департаменту казначейства (або фінансовому директору, якщо як така казначейська функція не виділена) сформувати платіжний календар, зокрема:
Правила збору та проходження заявок
Можна сміливо стверджувати, що складання платіжного календаря, скільки-небудь достовірного, на найближчий тиждень не вийде, якщо в компанії немає регламенту платежів. Завжди знайдуться керівники підрозділів, які вимагатимуть негайно сплатити той чи інший рахунок. І це при тому, що на практиці дуже рідко виникають ситуації, коли передбачити необхідність тих чи інших виплат хоча б за тиждень неможливо. Найчастіше «терміновість» – причина забудькуватості та недбалості окремих співробітників, яка щодо грошей сьогодні просто неприпустима. Регламент платежів визначає правила заповнення заявок, порядок погодження, а також терміни, в які може бути подана заявка, та час, коли вона будевиконана. Наприклад, формування ініціатором платежу заявки та її акцепт керівником підрозділу – щопонеділка до 16.00, видача готівки за погодженими заявками – середа, четвер, п'ятниця після 11.00; безготівкова оплата за заявками першого пріоритету – щочетверга до 14.00 і т.д.
Регламент проведення платежів затверджується наказом генерального директора по підприємству та доводиться до відома всіх співробітників. До речі, найголовніше у регламенті платежів – приділити особливу увагу тому, як проходитиме заявка, якщо порушено терміни її надання, перевищено ліміт за бюджетною статтею. Це не тільки визначить порядок дій у непередбаченій ситуації, але й мотивуватиме людей жорсткіше дотримуватися регламенту. Наприклад, якщо порушено термін формування заявки, а регламенті на цей випадок передбачено спілкування з фінансовим чи генеральним директором, для переважної більшості співробітників це серйозний стимул наперед заздалегідь інформувати про будь-які платежі фінансову службу. Завантажити регламент проведення платежів можна унизу під статтею.
Плануємо надходження коштів при складанні платіжного календаря
Хоч як це парадоксально, найскладніше – спланувати у платіжному календарі суму коштів, що надходять за день. Найчастіше діють так. Надходження, заплановані в бюджеті руху коштів, ділять на кількість робочих днів на місяць і отриману цифру заносять уплатіжний календар як вхідний грошовий потік одного дня. Власне іншого рішення і немає, особливо якщо йдеться про компанію, що працює з роздрібними покупцями без укладання попередніх договорів. Але це потрібно враховувати, плануючи виплати. Наприклад, у компанії залишки на рахунках на початок дня становлять 150тис. рублів, до вступу очікується 300 тис. рублів. З цих даних заплановано оплатити рахунки у сумі 450 тис. рублів. У результаті з'ясується, що із запланованих 300 тис. рублів до кінця банківського дня надійшло лише 200 тис. рублів. А весь платіжний календар треба переробляти. Більше того, залишки на розрахункових рахунках були сплановані в нуль, а у підприємства на руках договір з банком, яким воно зобов'язується підтримувати на рахунку незнижуваний залишок – 10 тис. рублів. Нижче ми навелиприклад платіжного календаря.
Краще наперед визначити, яку частку із запланованих до надходження коштів можна направити на оплату тих чи інших рахунків. Найчастіше це робиться експертним шляхом, виходячи з досвіду компанії або на підставі аналізу руху коштів. Більше того, у регламенті платежів краще заздалегідь визначити розмір страхового залишку коштів на кінець кожного робочого дня, який буде братися до уваги при складанні платіжного календаря.
А на додаток до всього не зайвим буде до платіжного календаря включити дані про існуючі у компанії невибрані ліміти в рамках кредитних ліній. Наприклад, цю інформацію можна вказувати там же, де і відомості про вхідні залишки. У такому разі відомості про фінансові можливості підприємства у платіжному календарі будуть представлені максимально повно, і фінансовий директор зможе більш ефективно розпоряджатися доступними ресурсами.
Визначення пріоритетів, якщо грошей на оплату всіх рахунків немає
Сьогодні для багатьох компаній характерна ситуація, коли доступних коштів не вистачає для оплати всіх акцептованих заявок. Як правило, це призводить до того, що збирається нарада з усіма керівниками підрозділів, під час якої обговорюється, які платежі можна відкласти. наподібну процедуру витрачається чимало часу та сил. Більш оперативно керувати грошима можна, якщо у кожній заявці буде вказано пріоритет платежу та термін оплати за договором. Маючи в своєму розпорядженні ці дані, фінансовий директор зможе самостійно приймати рішення про перенесення тих чи інших виплат на пізніші терміни. Як правило, насамперед погашається заборгованість із заробітної плати, перед бюджетом, банками. Друга черга – ключові контрагенти, розрив взаємин із якими загрожує компанії зупинкою виробництва чи суттєвими пінями. Третя черга – всі інші платежі.
Виконання платіжного календаря
Після того, як платіжний календар складено, залишається його актуалізувати. Як правило, це робиться наприкінці дня на підставі витягу із системи «банк-клієнт». Замість планових даних до платіжного календаря вносяться відомості про фактично здійснені оплати, надходження і найголовніше – залишки. За потреби можна передбачити можливість щоденного аналізу відхилень від планових значень від фактичних. Але, зазвичай, подібний аналіз виправданий за підсумками тижня.
Ще один нюанс, який варто врахувати при складанні платіжного календаря підприємства, – зробити укрупнений план надходжень та виплат із поділом у тижні (а не щодня) на найближчий місяць. Це допоможе краще орієнтуватися в майбутніх платежах, особливо якщо якісь з них переносилися вже через брак коштів.