ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТООБІГУ І ЙОГО ХАРАКТЕРИСТИКИ
Проблема вдосконалення документообігу є одним із актуальних у сучасному документознавстві. Це відзначається на найвищому рівні. З поганою організацією документообігу пов'язані багато недоліків в управлінні.
Нормативне визначення зафіксовано у ГОСТі 16.487-83 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення".
Зразкова інструкція дає таке визначення:документообіг – рух документів в організації з моменту їх отримання/створення до завершення виконання, відправлення чи здавання у справу.
Документообіг є складовою ДОП, мета якого є інформаційне забезпечення діяльності організації, її документування та зберігання раніше створеної управлінської документації.
ДОП залежить безпосередньо від управлінських рішень, ДН яких включає 3 складові:
1. інформаційна підтримка рішень, тобто. забезпечення прийнятого рішення інформацією;
2. документування рішень;
3. Контроль за виконанням рішення.
Основними складовими цього процесу є:
ü отримання інформації;
ü постановка задачі;
ü пошук необхідної інформації;
ü вироблення рішення, тобто. складання проекту документа, його погодження, посвідчення, відправлення та контроль за виконанням.
Під документообігом розуміється рух комплексів документів. До їх складу входять документи, що ініціюють рішення, що використовуються при їх виробленні та фіксують їх прийняття, а також документи, що направляються на виконання та повідомляють про результати виконання. З цього погляду,документообіг – сукупність документів, що використовуються і створюваних у процесі прийняття рішень та контролю за їх виконанням.
Сукупність документів,виконують певне цільове призначення у процесі документообігу, може визначатися поняттям «документопотік».
Документообіг є складовою ДНЗ та по суті виконує функції системи комунікації в установі; основна мета документообігу – забезпечення руху комплексу документів у процесі ДОП. Завдання вдосконалення документообігу – визначення такого руху, яке найкраще забезпечило досягнення СДОУ її цілей.
Важливе значення має знання параметрів документообігу (якісних та кількісних).
До якісних параметрів належать:
1. Характеристика документообігу залежно від використовуваної системи забезпечення:
2. Розподіл документообігу на вхідний, вихідний та внутрішній документопотоки.
3. Маршрути руху документів.
4. Етапи та інстанції їх проходження.
5. Стадії документообігу.
До кількісних характеристик відносяться:
1. Показники обсягу та часу протікання. Обсяг визначається кількістю вхідних, вихідних внутрішніх документів за конкретний період; крім обсягу встановлюється питома вага кожної документної групи.
2. Щільність документопотоку, тобто. обсяг документів, які проходять через структурний підрозділ за одиницю часу
3. Фізичний обсяг конкретного документа, тобто. розмір тексту.
До тимчасових характеристик належать:
1. Тривалість документообігу, тобто. швидкість проходження окремих документів у процесі документообігу. Ця характеристика сприймається як час, витрачений на маршрут проходження документів.
2. Час повного циклу звернення документа у створенні.
3. Час проходження окремих стадіях управлінського процесу.
Раціональна організація документообігу передбачає врахування таких принципів:
Принцип прямоточності.Потрібно, щоб переміщення документів здійснювалося найбільш коротким шляхом. Важливо створити найбільш доцільну технологію обробки документів та послідовність операцій.
Найбільш проста схема розташування структурних підрозділів – лінійна. Канцелярія розташовується, зазвичай, у середині структури. Спостерігаються складні структурою потоки документів, пропускна спроможність структури визначається пропускною спроможністю найслабшої ланки у рівні управління. Наприклад, якщо завантажені виконавці та канцелярія, необхідно ввести відгалуження потоків від основного ланцюга.
Принцип безперервності.Передбачає подання документів на той рівень, де за ними приймаються рішення. Принцип не сумісний із накопиченням документів у певній інстанції. Розробляються переліки документів, які підлягають реєстрації. Передбачається рівномірне завантаження працівників у роботі з документами. Із цим пов'язаний порядок узгодження, підписання документів. Несвоєчасне отримання інформації веде до несвоєчасного виконання робіт та викликає затримку виконання наступних робіт.
Принцип ритмічності. Передбачає рівномірність руху документів та підпорядкування їх певному ритму руху. Пов'язаний із принципом безперервності. Дуже тісно пов'язаний із контролем виконання документів.
Принцип паралельності. Означає виконання окремих операцій із обробці документів у процесі їх руху. Основне призначення полягає у скороченні часу на проходження документа. Можливості допоміжних підрозділів мають відповідати їхнім потребам. Паралельне виконання окремих операцій прискорюєдокументообіг та виконання кожного документа.
Принцип пропорційності. Передбачає пропорційне, рівномірне завантаження каналів руху документів. Його недотримання призводить до диспропорції завантаженості документами.
Вплив на документообіг надають структура та функції організації разом із управлінською діяльністю. Тому проходження та виконання документів крім діловодних причин можуть перешкоджати виробничі недоліки, відсутність розмежування обов'язків, недостатня визначеність функцій структурних підрозділів та організації загалом. Усі принципи взаємопов'язані, а й мають самостійне значення.