Порядок прийому та видачі предметів, що надійшли в музей, АРТконсервація
86. Усі предмети, що надійшли до музею, підлягають суворому документальному обліку.
87. В актах прийому або видачі точно вказується місце складання акта, рік, місяць, число, від кого (у видачі - кому), за чиїм розпорядженням, для якої мети та на який термін (якщо предмет прийнятий або виданий тимчасово для виставки, експертизи) та ін) прийнятий або переданий предмет. При цьому предмети точно перераховуються один за одним за найменуванням, дається короткий опис, що характеризує їх, вказуються розмір, матеріал, техніка, відзначається збереження предмета, монтування (наприклад, в рамі, під склом), колишній номер предмета (якщо він надійшов з іншого музею) - в акті прийому, шифр та номер за книгою надходжень, а також номер наукового інвентарю під час видачі. При прийомі предмета в постійне користування вказується також його ціна, якщо він має оцінку (замовлено або придбано за плату). До акту бажано додати відомості про історію предмета, так звану легенду (його походження, рух, перебування в колекціях та на виставках, зв'язки з певними історичними подіями та особами, час виготовлення, місця побутування, способи та умови вживання тощо), а для археологічних та інших експедиційних матеріалів – польовий чи колекційний опис чи попредметний список.
88. Якщо предмет вимагає особливої атрибуції, до акта прийому додається висновок фахівців або експертної комісії, засвідчений відповідною установою та скріплений печаткою установи, яка проводила експертизу.
Примітка. Видача предметів, що складаються з дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, на реставрацію або для випробування в організаціях та установах, що мають право випробування дорогоцінних матеріалів, провадиться здозволу директора музею за погодженням з головним зберігачем за гарантійним листом та оформляється актом, у якому докладно обумовлюється стан безпеки та термін, на який видається музейний предмет.
91. Прийом та видача зброї провадиться за дозволом вищих організацій, а також органів міліції в установленому порядку.
92. Акти прийому або видачі предметів повинні заповнюватися під копірку на друкарській машинці або від руки - чорною або фіолетовою пастою.
93. Первинним охоронним документом на предмети, зібрані для музею в експедиціях (крім археологічних, геологічних та деяких інших, що враховуються за польовими описами), можуть бути акти прийому або типові квитанції, складені науковцями на місці збирання матеріалу. Ці квитанції (бажано на бланках, надрукованих друкарським способом) підписуються особами, які здали та прийняли матеріал (Додаток N 1). Додатком до них є списки (у 3 примірниках), в яких докладно описуються прийняті предмети.
У музеях, куди надходять значні експедиційні збори, наказом директора може бути виділено спеціальну особу, а також відведено особливе приміщення для тимчасового зберігання таких матеріалів. Зберігач експедиційних зборів приймає матеріал від учасників експедицій на підставі первинної квитанції, складеної на місці збору та колекційних описів (Додаток N 2) за актом, та зберігає його до розгляду на фондово - закупівельній комісії.
Примітка. Матеріали археологічних експедицій передачі на тимчасове зберігання підлягають.
Зберігач експедиційних зборів може також тимчасово зберігати предмети, що надходять до музею на закупівлю, дар, експертизу тощо. Прийом таких речей також оформляється актом чи квитанцією отримання предмета відвласника.
Зберігач веде журнал реєстрації надходжень, у якому фіксуються документ та джерело надходження, перелік предметів, що надійшли, рішення фондово - закупівельної комісії, відомості про повернення речей власникам або передачу їх у наукові відділи (Додаток N 5). Він веде також картотеку на предмети, що надійшли.
Відповідно до протоколу фондово-закупівельної комісії відділ обліку або головний зберігач (зав. фондами) оформлює акт прийому предметів на постійне зберігання, на підставі якого ці предмети вносяться до книги надходжень музею. Цей акт є одночасно актом передачі музейних предметів на матеріально відповідальне зберігання. Він підписується головним зберігачем (зав. фондами), особою, яка зберігала ці предмети до рішення фондово - закупівельної комісії, та особою, яка прийняла їх на матеріально відповідальне зберігання.
Прізвища осіб, які здають та одержують предмети, повинні бути в акті повторені розбірливо у дужках.
Акти затверджуються директором музею, а його відсутність - його заступником з наукової частини чи особою, його замещающим.
Після підписання та затвердження директором акти скріплюються печаткою музею. Без такого оформлення акти до виконання не ухвалюються.
94. Акти прийому та видачі складаються у кількох примірниках (не менше 3). Перший екземпляр залишається у головного зберігача (зав. фондами) або у відділі обліку; другий - передається до відділу, якому предмет переданий на зберігання або з якого виданий (якщо зберігання провадиться по відділах); третій - вручається під розписку особі, яка здала або приймає предмет.
Якщо головний хранитель (зав. фондами) є матеріально відповідальною особою, перший екземпляр акта зберігається у директора.
95. Видача музейних предметів із фондів музеївсоюзного підпорядкування у тимчасове користування іншим музеям чи установам провадиться за спеціальним письмовим дозволом міністра культури СРСР або його заступника.
Видача музейних предметів із музеїв республіканського та місцевого підпорядкування у тимчасове користування - за спеціальним письмовим дозволом міністра культури союзної республіки або його заступника.
Директор музею має право продовжити термін тимчасової видачі не більше, ніж на один рік.
Видача музейних предметів із музеїв у постійне користування іншим музеям чи установам провадиться за наказом міністрів культури СРСР та союзних республік або їх заступників за підпорядкованістю музею.
Видача музейних предметів до їх занесення до книги надходження, які не отримали шифру та номера, не дозволяється.
Видача музейних предметів із фондів музеїв інших міністерств та відомств провадиться за письмовим дозволом відповідних міністерств та відомств, яким підпорядковані ці музеї.
96. При видачі експонатів у тимчасове користування до установ, що виступають як організатори виставок (Торгова палата СРСР, Союз товариств дружби із зарубіжними країнами, Союз художників СРСР, Академія мистецтв СРСР, ВДНГ СРСР та ін.), в акті видачі має бути зроблено застереження , що установа, що приймає експонат, в особі її представника, ознайомилася з цією Інструкцією та зобов'язується її виконувати. Необхідно також отримати від музею або установи, що приймає експонат у тимчасове користування, гарантію його збереження та своєчасного повернення (застерігши це в акті).
В акті в разі потреби можуть бути обумовлені рекомендації щодо упаковки, транспортування, монтування та зберігання експонатів, що видаються.
Передача за актом та упаковка предметів для іногородніходержувачів має проводитися у присутності одержувача. Особа, яка приймає предмети, повинна мати довіреність. Відправлення та транспортування музейних предметів провадиться у супроводі матеріально відповідальної особи (представника приймаючої або сторони, що здає).
До акту видачі або прийому додаються копії залізничних, авто- або авіанакладних на відправку вантажу.
Примітка. Категорично забороняється передача комусь експонатів, що знаходяться на тимчасовому зберіганні, без згоди їхнього власника.
97. Повернення музеєм предметів, отриманих ним у тимчасове користування від іншого музею або установи, провадиться за розпорядженням директора музею, який їх повертає, та оформляється актом з підписами та візами: головного зберігача (зав. фондами), завідувача відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділам), а також матеріально відповідальної особи, на зберіганні якої знаходилися ці предмети, з дотриманням вимог, викладених у п. 95.
98. Внутрішні передачі предметів з одного відділу музею до іншого відділу, від одного матеріально відповідального зберігача іншій матеріально відповідальній особі здійснюються за дозволом директора та оформлюються відповідним актом. Акти підлягають затвердженню директором музею або заступником директора з наукової частини та скріплюються печаткою музею (Додатки N 6, 7).
Короткочасна передача музейних предметів з відділів у фотолабораторію або для наукової роботи в межах музею проводиться за дозволом головного зберігача (зав. фондами) та завідувача відділу та оформляється розпискою особи, яка прийняла їх, у спеціальній книзі.
99. Акти прийому чи видачі постійного та тимчасового зберігання нумеруються порядковими номерами окремо, причому номери актів тимчасового зберігання маютьдодатковий шифр "ВХ", наприклад:
Роздільно пронумеровані акти постійного та тимчасового зберігання підшиваються у дві різні справи актів прийому чи дві різні справи актів видач у хронологічному порядку, тобто. у порядку висхідних номерів.
Акти складаються у кількох примірниках (щонайменше 3). Два з них залишаються у музеї та зберігаються у двох місцях: у великих музеях – у відділі обліку та у відділі, де зберігається предмет, у невеликих музеях – у директора та головного зберігача (зав. фондами).
Наприкінці року акти нумеруються на сторінках, шнуруються, опечатуються печаткою та залишаються на зберігання в музеї. Здачі до Головного архівного управління актів та інших документів, пов'язаних з колекціями музею, не підлягають.
Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів. Музей може вести дві книги реєстрації актів: прийому та видачі на постійне зберігання (записуючи, наприклад, акти прийому на лівій сторінці, а видачі - на правій) та на тимчасове зберігання або чотири роздільні книги реєстрації цих чотирьох видів актів (Додатки N 8а - 8г) ).
Записи в кожній із книг реєстрації актів можуть продовжуватися поспіль, рік у рік, до заповнення книги, але нумерація актів прийому та видачі предметів щорічно має починатися з першого номера. Акти передачі предметів на матеріально відповідальне зберігання доцільно нумерувати поспіль, без розподілу за роками. Вони підшиваються в окрему папку та реєструються в окремій книзі.