Порядок списання витрат на відрядження
1.2.1.4. Порядок списання витрат на відрядження. Документальне оформлення витрат на відрядження.
Працівник підприємства протягом трьох днів після повернення з відрядження зобов'язаний надати до бухгалтерії підприємства звіт про справді витрачені суми з додатком виправдувальних документів – авансовий звіт (додаток № 10).
Як виправдувальні документи при цьому можуть виступати:
посвідчення про відрядження, що підтверджує прибуття і вибуття відрядженого, служить підстава для списання добових з підзвіту;
рахунки готелів, необхідні обґрунтування витрат за найм житла;
проїзні документи з додатком квитанцій за користування в поїздах постільними речами, які потрібні для списання з підзвіту підзвітних сум, виданих для оплати проїзду до місця службового відрядження та назад;
Після повернення з відрядження з працівника, крім авансового звіту, слід отримати також і короткий звіт про виконану роботу. До звіту додаються документи, що підтверджують результати відрядження. До таких документів можуть належати насамперед підписаний сторонами контракт, протокол про наміри, акт виконання тих чи інших робіт, сертифікат (посвідчення) про участь у виставках, конференціях тощо. на звіті про виконану у відрядженні роботі керівник підприємства ставить резолюцію про її відповідність цілям відрядження, а на авансовому звіті про витрати на відрядження – свій підпис, підтверджуючи тим самим їх доцільність. [38, стор.30]
Вказати мету відрядження важливо, оскільки відповідно до п.2 «і» Положення «Про склад витрат на виробництво та реалізацію продукції(робіт, послуг), що включаються до собівартості…», затвердженого постановою уряду України від 05.08.92р. № 552 [39], у собівартість продукції включаються витрати лише з відрядження, пов'язані з виробничої діяльністю.
У деяких випадках віднесення витрат на відрядження на витрати визначено метою відрядження.
Витрати на участь у технічної конференції може бути віднесено на собівартість продукції, якщо результат такої участі пов'язані з удосконаленням виробничого процесу. Обґрунтування правомірності витрат перебуває у компетенції підприємства.
Відшкодування витрат на відрядження з навчання співробітників з віднесенням їх на собівартість залежить від різновиду навчання. У цілому нині необхідно розрізняти навчання, що передбачає отримання знань, і навчання, метою якого є підтвердження знань. Якщо витрати були здійснені в рамках укладення договору з вищим навчальним закладом про підготовку спеціаліста (за умови, що цей навчальний заклад має ліцензію на освітню діяльність, витрати на навчання розглядаються як витрати на підготовку та перепідготовку кадрів (професійна підготовка, підвищення кваліфікації) відповідно до 184 КЗпП Україна з включенням за нормою витрат на навчання у собівартість продукції, відповідно і витрати на відрядження за таким навчанням відносяться на витрати.
Якщо навчання передбачає отримання атестата на право зайняття певним видом діяльності (наприклад, за програмою Мінфіну України на отримання атестата професійного бухгалтера або кваліфікаційного свідоцтва аудитора), то витрати на таке навчання відносяться на рахунок 88 «Нерозподілений прибуток» з утриманням прибутку віднесенням витрат на відрядженняза рахунок прибутку, що залишається у розпорядженні підприємства.
Якщо підприємство оплачує навчання співробітника на курсах, що не відповідають профілю роботи (наприклад, курси англійської мови), то ці витрати відносяться на рахунок 88 (відповідно та витрати на відрядження). Фактично такі витрати ніколи не визнаються податковими органами як виробничі.
Сума відшкодування витрат на відрядження, пов'язаних з направленням працівників на участь у бізнес – семінарах, семінарах з бухгалтерського обліку включається до собівартості продукції тільки в тому випадку, якщо семінар організується з проблемних питань та за своїм змістом є консультаційним. У цьому випадку такі витрати можна розглядати як консультаційні послуги сторонньої організації і відповідно проводити списання витрат за семінаром і витратами на відрядження на собівартість продукції (робіт, послуг).
Питання віднесення витрат, пов'язаних з участю в консультаційних семінарах у Москві, розглядається в листі ДПС по м. Москві від 29.08.94. Слід звернути увагу, що цей нормативний лист регулює податкове ставлення тільки в Москві, тоді як для решти регіонів України такої конкретної правової норми ДПС України не встановлено. У зв'язку з цим не виключена ймовірність віднесення як витрат з консультаційних семінарів, так і витрат на відрядження за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства [39, стор 18].
Що робити у випадку, якщо співробітник не відшкодовує залишок за витратами на відрядження до каси підприємства і не подає авансовий звіт про використані підзвітні суми?
Як уже говорилося, витрати на відрядження, пов'язане з виробничою діяльністю, підлягають віднесенню на собівартістьпродукції відповідно до підпункту «і» п.2 Положення про склад витрат.
Автор статті «Розрахунки за відрядженнями: аналіз типових помилок і нестандартних ситуацій» [40] передбачає вихід із ситуації.
Після отримання авансового звіту з доданими до нього виправдувальними документами бухгалтер після звірки арифметичних підрахунків із зазначеними у виправдувальних документах цифрами за допомогою бухгалтерських проводок фіксує направлення списання даних сум із підзвіту.
Витрачені фактично підзвітними особами кошти на відрядження, відображені у виправдувальних документах, проводяться за кредитом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами" у кореспонденції з різними рахунками в залежності від характеру вироблених витрат.
Таким чином, бухгалтер здійснює необхідні розрахунки, формує сумарні проводки щодо включення витрат на відрядження у собівартість продукції (робіт, послуг) організації або віднесення їх за рахунок чистого прибутку підприємства, після чого заповнює відповідні графи лицьової сторони авансового звіту. Аудитор слід перевірити: чи збігаються ці дані авансового звіту (суми, кореспонденції) з даними журналу-ордера.
Разом з тим, оскільки коригування бази прибутку необхідна, на більшості підприємств вводяться окремо субрахунки до витратних рахунків для виділення понаднормативної величини витрат з метою подальшого включення її в розрахунок податку на прибуток, оподатковувана величина якої визначається позасистемно [39, стор.18].
З 1998 року відрядження і представницькі витрати підлягають віднесенню на собівартість продукції (робіт, послуг) у сумі, що не перевищує 10% прибутку, що залишається у розпорядженні підприємства після сплати податків, але до обчислення сумипредставницьких та витрат на відрядження.
Таким чином, нормуванню підлягають не окремі елементи витрат на відрядження, а їх загальна сума по підприємству за звітний період. Зв'язок між нормою витрат на відрядження і прибутком підприємства практично виключає можливість відряджень для збиткових підприємств і різко скорочує ресурси відрядження підприємств, що зводять баланс з близьким до нуля прибутком.
Якщо підприємство при певних витратах на відрядження, що повністю відносяться на собівартість, мало нульовий прибуток, то з введенням нового порядку відносяться на собівартість продукції витрати на відрядження скорочуються для нього в 10 разів.
Не доставить особливої радості даний порядок бухгалтеріям підприємств, яким доведеться спочатку оцінювати прибуток без урахування представницьких і витрат на відрядження, потім розраховувати всі податки, що підлягають сплаті з даного прибутку, тому визначати граничну суму відносяться на собівартість витрат на відрядження і представницьких витрат, після чого знову розраховувати прибуток та податки вже з урахуванням даних витрат.
Крім того, з формулювання п.3 Указу випливає, що норма віднесення на собівартість витрат на відрядження та представницьких витрат повинна визначатися виходячи з прибутку, обчисленого без урахування цих витрат, але з урахуванням витрат на навчання, і навпаки, норма витрат на навчання визначається без урахування віднесення їх на собівартість, але з урахуванням тих, що відносяться на собівартість витрат на відрядження і представницьких витрат.
Бухгалтерія опиняється у замкнутому колі, оскільки, не визначивши жодну з цих норм, немає можливості точно обчислити іншу. Якщо ж врахувати, що аналогічно обчислюються і допустимі розміри віднесення на собівартість благодійнихвнесків та витрат, пов'язаних із виплатою відсотків за позиками (кредитами), то без застосування складних математичних методів завдання стає практично нездійсненним. Ясність у питанні може бути внесена лише відповідними нормативними документами, визначальними конкретний порядок розрахунків.
Але поряд з негативними моментами слід зазначити, що з іншого боку, у міру збільшення прибутку звітного року підприємства вправі додатково списувати на витрати виробництва витрати на відрядження, не списані в попередньому звітному періоді поточного року внаслідок перевищення обчисленої за цей період норми, що спеціально обумовлено в Указ № 685.
Після перевірки бухгалтером авансового звіту та визначення суми до обліку керівник затверджує цю суму, і вона проводиться в аналітичному обліку рахунку 71, чим списується заборгованість із конкретного працівника. Перевитрата чи залишок у своїй проводяться через касу з оформленням видаткового чи прибуткового ордера.
Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за дебетом рахунку 84 (згідно з чинним Планом рахунків) проведенням:
Дебет 84 «Нестачі та втрати від псування цінностей»
Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами»
Надалі ці суми списуються з рахунку 84 до дебету рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з праці» (якщо вони можуть бути утримані із заробітної плати працівника) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» (коли утримання не можуть бути зроблені).