Порядок ведення діловодства документів, що містять комерційну таємницю
I. Загальні положення
1.1. Цей порядок визначає обов'язкові для всіх виконавців вимоги щодо обліку, розмноження, зберігання, використання, відбору для архівного зберігання та знищення документів, що містять комерційну таємницю.
1.2. Організація та ведення діловодства документів, що містять комерційну таємницю, покладається на спеціальний підрозділ до складу Служби безпеки або спеціально призначених працівників підприємства (далі за текстом спецпідрозділ).
1.3. Структура, штати та чисельність спецпідрозділу визначається керівництвом підприємства залежно від обсягу документообігу.
1.4. Для всіх працівників спецпідрозділу необхідно розробити посадові інструкції із зазначенням їх прав, обов'язків та відповідальності.
II. Розміщення спецпідрозділу
2.1. Спецпідрозділ має бути, розташований і в окремих, ізольованих приміщеннях, несанкціонований доступ до яких повинен бути виключений.
2.2. документи. що містять комерційні секрети, слід зберігати, в металевих шафах, сейфах або на металевих стелажах, що закриваються, або в приміщеннях секретного підрозділу, або, з дозволу керівництва підприємства, в інших підрозділах при забезпеченні умов їх гарантованої безпеки.
У будь-якому випадку необхідно забезпечити окреме зберігання документів, що містять комерційну таємницю, від інших документів (окремі сейфи, шафи, стелажі).
ІІІ. Облік документів, що містять комерційні секрети
3.1 Усі документи з грифом "комерційна таємниця" підлягають обліку у спецпідрозділі.
3.2 Облік документів, що містять комерційну таємницю, здійснюється окремо від держтаємниці та несекретних документів.
3.3 З метоюбезпеки документів, полегшення довідкової роботи та забезпечення контролю виконання рекомендується вести такі види обліку:
- облік та реєстрація вхідних документів;
- Облік та реєстрація вихідних документів;
- номенклатура справ, журналів та карток
3.4. Прийом і реєстрація документів, що надійшли на підприємство, що містять комерційну таємницю:
а) прийом і реєстрація документів, що надійшли на підприємство. Що містять комерційну таємницю:
б) при надходженні всієї кореспонденції, а також при отриманні кореспонденції в неробочий час черговим по підприємству пакети з грифом "Комерційна таємниця" не розкриваються а передаються в спецпідрозділ:
в) у разі відсутності (нестачі) у пакетах документів (примірників, листів, додатків) з грифом "комерційна таємниця" складається відповідний акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику;
г) реєстрація документів, що надійшли, проводиться на картках або в журналах, які повинні мати аналогічні грифи;
д) картотеки чи журнали обліку вхідних документів обліковуються у номенклатурі. Листи журналів нумеруються, прошиваються та опечатуються;
е) на першому аркуші зареєстрованого вхідного документа з грифом "комерційна таємниця" проставляється штамп, робиться відмітка із зазначенням підприємства, вхідний номер документа, дата реєстрації, кількість аркушів основного документа та приладів;
ж) па нервом аркуші кожного додатка до вхідного документа проставляється штамп (робиться відмітка) із зазначенням номера вхідного документа, додатком до якого є даний документ та кількість аркушів цього додатка;
3.5 Друкування та облік підготовлених на підприємстві документів, що містять комерційну таємницю:
а) друкування документів проводиться у спецпідрозділі За рішенням керівника підприємства друкування може бути дозволене у робочих приміщеннях виконавців документів за умови дотримання вимог конфіденційності;
б) на останньому аркуші кожного примірника надрукованого документа проставляється кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, прізвище особи, яка друкувала документ і дата виконання.
в) надрукований документ, а також матеріали, підготовлені в рукописному або графічному виконанні, реєструються у спецпідрозділі на відповідних картках або в журналах, що мають відповідні графи.
Картотеки чи журнали обліку підготовлених документів враховуються у номенклатурі. Листи журналів нумеруються, прошиваються та опечатуються.
Облікові номери проставляються на першому аркуші кожного екземпляра документа, а також на останньому аркуші перед позначкою про кількість друкованих екземплярів;
г) усі чернетки, а також варіанти та зіпсовані при друкуванні листи повинні бути здані до спецпідрозділу для знищення (при використанні персональних комп'ютерів для підготовки документів створюється спецархів для магнітних носіїв інформації та організується суворий порядок їх обліку, зберігання, копіювання та знищення, що виключає можливість витоку закритої інформації);
3.6. Інвентарний облік документів, що містять комерційні секрети:
а) інвентарному обліку підлягають розроблені на підприємстві та надіслані з інших підприємств документи, які не підлягають підшивці у справи. Надіслані документи беруться на інвентарний облік після їх реєстрації та обліку та розгляду відповідними виконавцями;
б) на інвентарний облік не беруться документи, надіслані на погодження татимчасове користування;
к) за потреби інвентарний облік може вестись окремо (за окремими картотеками, в окремих журналах) за найменуваннями та видом документів, а також за видами виробництва;
г) інвентарний облік ведеться за відповідними картками чи журналами, що мають аналогічні грифи. Картотеки чи журнали враховуються у номенклатурі. Листи журналів нумеруються, прошиваються та опечатуються;
д) на документах, взятих на інвентарний облік, проставляється штамп із зазначенням інвентарного номера та дати реєстрації.
3.7. Облік справ, журналів, карток. Формування справ із грифом "комерційна таємниця":
а) справи, журнали, картотеки враховуються за загальною номенклатурою справ підприємства. При цьому під індексом, присвоєним даній справі, журналу, картотеці, проставляється гриф "комерційна таємниця", після графи "Заголовок справи" запроваджується графа "Прізвища виконавців, яким надано право користування справою";
б) документи з грифом "комерційна таємниця" підшиваються у справи відповідно до номенклатури після їх виконання. Усі відносини з грифом "комерційна таємниця" незалежно від термінів їх зберігання повинні мати внутрішній опис, який виконує функцію обліку документів усередині кожної справи;
в) листи справу нумеруються, після закриття справи прошиваються та опечатуються. Завірювальний лист підписується співробітниками спецпідрозділу.
IV. Надсилання документів з грифом "комерційна таємниця"
4.1 Відправлення документів з грифом "комерційна таємниця" у зовнішні організації здійснюється за дозволом осіб, яким на це відповідні повноваження керівником підприємства.
4.2 Документи надсилаються рекомендованими або цінними листами та рекомендованими бандеролями. За погодженням із відповідними органами бажановикористовувати канали спеціального зв'язку.
4.4 Вихідним номером документа з грифом "комерційна таємниця" є номер, за яким зареєстрований документ.
4.5 Після відправки документа в картці (журналі обліку), за яким зареєстрований документ, що відправляється, є відмітка про відправку засвідчена підписом особи, яка робила відправку.
V Розмноження документів з грифом "комерційна таємниця"
5.2 Розмноження документів та зняття копій провадиться за письмовим визначенням осіб, визначених керівником підрозділу. Додатково розмножені екземпляри документів знищуються спецпідрозділом за номерами оригіналів.
5.3 Витяги з документів з грифом "Комерційна таємниця" провадиться за дозволом відповідних керівників та обліковуються за новим номером за картками (журналами) обліку підготовлених документів. На самому документі, з якого проводилася виписка, робиться відмітка, засвідчена підписом особи, яка робила виписку.
VI. Знищення документів із грифом "комерційна таємниця."
6.1. Знищення документів з грифом "комерційна таємниця", у тому числі чернеток, бракованих аркушів та зіпсованих копій, повинно провадитися спецпідрозділом з обов'язковим проставленням позначок про знищення у відповідних облікових документах.
6.2. Порядок знищення чернеток, зіпсованих аркушів, непідписаних проектів документів із грифом "комерційна таємниця"
а) здані в спецпідрозділ чернетки документів, зіпсовані аркуші: варіанти та непідписані проекти документів надриваються і поміщаються в опечатану урну (мішок, ящик, портфель). В облікових даних документа (картці, журналі) робиться відмітка про знищення чернетки із зазначенням кількості аркушів та проставленням підписуспівробітника спецпідрозділу та дати;
б) у міру накопичення вміст урни (мішка, ящика, портфеля) вилучається працівниками спецпідрозділу та знищується. Періодичність вилучення може встановлюватися начальником спецпідрозділу залежно від кількості документів та умов знищення;
в) знищення документів з грифом "комерційна таємниця" провадиться встановленим порядком відповідно до термінів зберігання
г) дозвіл на знищення дає керівник підрозділу, до діяльності якого належить документ, шляхом проставлення в обліковій картці (журналі) резолюції "Знищити", свого підпису та дати;
д) під час проведення експертизи цінності документів перед їх передачею на архівний стан, відбір документів на знищення проводить експертна комісія;
е) відібрані для знищення документи та справи з грифом "комерційна таємниця" вносяться до акту встановленої форми, звіряються перед знищенням працівниками спецпідрозділу з обліковими даними і знищуються. ;
ж) після знищення в облікових даних проводяться позначки із зазначенням номера акта, дати знищення та підпису працівників, які провадили знищення.
з) знищення документів та справ з грифом "комерційна таємниця" повинно провадитися шляхом їх спалення або подрібнення або іншим шляхом, що виключає відновлення тексту документів.
VII. Перевірка наявності документів із грифом "комерційна таємниця"
7.1. У ході перевірок встановлюється відповідність наявності документів облікових даних, правильність ведення обліків, перевіряється порядок поводження з документами, розглядаються питання зняття грифу.
7.2. Перевірки проводяться комісійно, з обов'язковим включенням до комісії працівників, відповідальних за облік та зберігання документів з грифом"комерційна таємниця".
7.3 Перевірки здійснюються від облікових даних до документів, перевіряється наявність усіх зареєстрованих екземплярів. Документи, що зберігаються розсипом, перевіряються полистно. У ході перевірок встановлюється відповідність та правильність, заповнення граф облікових карток та журналів, наявність відміток про відправку, повернення, розмноження та знищення документів.
7.4. Рекомендується проводити щоквартальні та щорічні перевірки наявності документів із грифом "комерційна таємниця".
7.5. Перевірки наявності документів проводяться також за зміни керівника спецпідрозділу чи співробітників цих підрозділів, відповідальних за облік та зберігання документів.
7.6. Результати перевірок оформлюються актами. Акти підписують члени комісії з перевірки наявності документів та затверджують у керівника підприємства.
VIII Порядок зберігання та поводження з документами з грифом "комерційна таємниця"
81. Документи з грифом "комерційна таємниця" у неробочий час повинні зберігатися у приміщеннях спецпідрозділу. Зберігання документів у неробочий час в інших приміщеннях допускається з дозволу керівництва підприємства за умов, що забезпечують їх збереження.
8.2 Видача документів з грифом "комерційна таємниця" співробітниками підприємств, а також співробітникам інших підприємств та установ провадиться лише за дозволом посадових осіб відповідно до діючої на підприємстві дозвільної системи під розпис у відповідній картці обліку видачі документа або справи або в обліковій картці документа.
8.3. Передача документів з грифом "комерційна таємниця" між співробітниками підприємства може здійснюватися лише під розписку та в межах кола осіб, допущених до цього документа відповідно до деїстів.куницею на підприємстві дозвільною системою.